Прилог 15.
Услови који се односе на електронски систем за вођење евиденције записа о одржавању и континуираној пловидбености ваздухоплова
Организација за одржавање и организација за обезбеђивањe континуиране пловидбености, које у свом раду користе електронски систем за вођење евиденције записа о одржавању и континуираној пловидбености, дужне су да у својим приручницима дефинишу поступке предвиђене овим прилогом.
1. Опис електронског система за вођење евиденције записа
Eлектронски систем за вођење евиденције записа који користи организација мора бити дефинисан у приручнику организације и треба да садржи:
– опис система, укључујући и системску опрему, хардвер и софтвер;
– идентификацију докумената и/или база података који ће се водити у електронским системима;
– идентификацију докумената за које ће организација користити електронски потпис;
– примере извештаја добијених из система.
2. Обезбеђивање електронских записа
Организација за обезбеђивањe континуиране пловидбености и oрганизација за одржавање мора:
– да именује лице које је одговорно за интегритет и сигурност електронског система за вођење евиденције записа, као и за контролу приступа систему;
– да именује лице или групу лица који су одговорни за унос података у систем;
– да дефинише поступке за отклањање последица у случају да се утврди да је било покушаја неовлашћене измене базе података;
– да, на захтев овлашћеног особља Директората, обезбеди директан и неограничен приступ подацима и документима из тачке 1, без могућности измене записа;
– да обезбеди да извештаји који су добијени из електронског система буду прегледни, јасни и концизни.
3. Лица са овлашћеним приступом
Лицу које је овлашћено да врши измене у електронској бази, као и овлашћеном особљу Директората, организација издаје ауторизацију са јединственим индивидуалним приступним кодом и/или лозинком ради потврде уноса/приступа.
4. Процедуре за обуку и упутства за кориснике
Организација мора да дефинише начин одржавања обуке (интерне или спољне) и да обезбеди упутства за лица одговорна за унос, одржавање и преузимање података из система.
Овлашћеном особљу Директората организација мора да обезбеди јасно упутство о начину приступа, прегледа и филтрирања података.
5. Контрола квалитета
Организација је дужна да утврди процедуре за периодичну проверу електронског система, како би се одржао ниво квалитета, интегритета, функционисања и тачности система. Провера може бити извршена и аутоматски самотестирањем система, ако систем има такву могућност. Такође, организација мора да дефинише поступке у случају квара или непоузданог рада система.
6. Резервне копије записа
Организација је дужна да прави електронску копију базе података.
Организација у својим процедурама мора да дефинише интервал прављења резервне копије („back-upˮ) која се складишти на неком другом месту, а не на оном на којем се налазе радни подаци, у окружењу које гарантује приступ и читљивост података.
7. Одржавање континуитета вођења евиденције приликом преласка са папирног на електронски систем евиденције
Организација мора да одреди начин на који обезбеђује одржавање континуитета вођења евиденције током преласка са система у употреби (штампане копије) на електронски систем.
8. Ажурирање система вођења евиденције
Организација мора да успостави процедуре које обезбеђују континуирани интегритет записа током ажурирања електронског система вођења евиденције, као и приликом премештања записе из једног електронског система у други. То подразумева и евентуално покретање редудантних система на кратак временски период.
9. Трансфер записа
Организација мора да дефинише процедуре за трансфер електронских записа другој oрганизацији (администратору). Трансфер мора бити у складу са одговарајућим регулаторним захтевима о преносу евиденције о континуираној пловидбености ваздухоплова.
10. Измене електронског система за вођење евиденције
Организацијa је дужна да обавести Директорат о измени системског софтвера пре него што почне да га примењује. Обавештење треба да садржи јасан опис измене.