Na osnovu člana 99. tačka 4. Ustava Savezne Republike Jugoslavije, a u vezi sa članom 11. stav 2. i članom 14. Zakona o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije ("Službeni list SRJ", br. 12/98 i 13/98), Savezna vlada donosi
UREDBU
O LISTI KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I O ODABIRANjU I PRIMOPREDAJI ARHIVSKE GRAĐE SAVEZNE REPUBLIKE JUGOSLAVIJE
(Objavljena u "Sl. listu SRJ", br. 49 od 23. jula 1999)
I. OSNOVNE ODREDBE
Član 1.
Ovom uredbom propisuje se postupak utvrđivanja liste kategorija registraturskog materijala saveznih organa i organizacija sa rokovima čuvanja tog materijala; postupak odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala i način predaje arhivske građe saveznih organa i organizacija nadležnom saveznom organu, odnosno organizaciji.
Postupak utvrđivanja liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe i način predaje arhivske građe predviđen ovom uredbom primenjivaće savezni organi i organizacije utvrđeni u članu 1. stav 2. tačka 1) Zakona o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije.
Član 2.
Nadležni savezni organi, odnosno organizacije, u smislu ove uredbe, su: Savezno ministarstvo za inostrane poslove, Savezno ministarstvo za odbranu i Savezno ministarstvo za unutrašnje poslove - za arhivsku građu nastalu u radu tih ministarstava i Arhiv Jugoslavije - za arhivsku građu nastalu u radu drugih saveznih organa i organizacija.
Član 3.
Odredbe ove uredbe odnose se i na organizacije političkog, sindikalnog i drugog udruživanja za delovanje na teritoriji Savezne Republike Jugoslavije, ako arhivsku građu i registraturski materijal koji nastaje u njihovom radu povere nadležnom organu, odnosno organizaciji iz člana 2. ove uredbe.
II. LISTE KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA SA ROKOVIMA ČUVANjA
Član 4.
Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista) utvrđuju savezni organi i organizacije u čijem radu nastaje registraturski materijal i arhivska građa ili koja se kod njih nalazi.
Član 5.
Lista sadrži: uvod (pravni osnov za utvrđivanje liste i naziv saveznog organa, odnosno organizacije koja utvrđuje listu); naziv liste; popis kategorija registraturskog materijala (redni broj, naziv, odnosno sadržaj registraturskog materijala i rok čuvanja); odredbe o primeni liste (dan od kada se lista primenjuje posle pribavljanja saglasnosti iz člana 7. ove uredbe); obrazloženje liste koje sadrži deo o istorijatu stvaraoca registraturskog materijala (osnivanje, statusne promene, delokrug rada, unutrašnja organizacija, sistem kancelarijskog poslovanja, kompletnost građe, originalnost i fizičku očuvanost građe) i deo o koncepciji liste (kriterijumi koji su primenjeni kod utvrđivanja rokova čuvanja i dr); potpis; pečat; broj zavođenja i datum.
Član 6.
Utvrđivanje kategorija registraturskog materijala za trajno čuvanje (arhivska građa), mora se zasnivati na sledećim kriterijumima:
1) sadržajna vrednost dokumenta (mesto, položaj i uticaj stvaraoca arhivske građe u pravnom i političkom sistemu; status i delokrug stvaraoca arhivske građe; nadležnost, funkcije i zadatke stvaraoce arhivske građe, stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentima; hronološka i faktografska vrednost dokumenta);
2) društveno-istorijske okolnosti i uslovi nastanka dokumenta;
3) spoljna obeležja dokumenta (autentičnost dokumenta; vrsta dokumenta; originalnost dokumenta; ponovljivost sadržaja dokumenta; rukopisna vrednost; idejno-umetnički simboli štambilja i pečata).
Za registraturski materijal koji u listi nije obeležen kao arhivska građa, savezni organi i organizacije utvrđuju rokove čuvanja, zavisno od potrebe za tekućim korišćenjem tog materijala i skladu sa propisima.
Član 7.
Savezni organi i organizacije u postupku utvrđivanja kategorija registraturskog materijala iz liste koji treba trajno čuvati - arhivsku građu, pribavljaju saglasnost Arhiva Jugoslavije osim vojnih organa i organizacija koji pribavljaju saglasnost Saveznog ministarstva za odbranu.
Za arhivsku građu Saveznog ministarstva za inostrane poslove i Saveznog ministarstva za unutrašnje poslove nije potrebna saglasnost iz stava 1. ovog člana.
III. ODABIRANjE ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA
Član 8.
Savezni organi i organizacije vrše odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala i izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala, radi uništavanja, po isteku rokova do kojih se pojedine kategorije registraturskog materijala moraju čuvati, prema utvrđenoj listi.
Član 9.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje registraturskog materijala radi uništavanja, pokreće savezni organ, odnosno savezna organizacija u čijem je radu nastala arhivska građa i registraturski materijal ili kod kojih se nalazi.
O delovima registraturskog materijala, koji je izdvojen radi uništavanja, savezni organi i organizacije sastavljaju zapisnik koji sadrži: naziv saveznog organa, odnosno savezne organizacije u čijem je radu nastao registraturski materijal; popis registraturskog materijala sa naznakom rednog broja, vrste sadržaja i roka čuvanja iz liste; godinu nastanka registraturskog materijala i količinu izraženu u registraturskim jedinicama (fasciklama, kutijama, registratorima) i ukupno u dužnim metrima.
Zapisnik iz stava 2. ovog člana dostavlja se nadležnom saveznom organu, odnosno organizaciji iz člana 2. ove uredbe, koji pregledom utvrđuje da li se u tom materijalu nalazi i arhivska građa. Ako se pregledom utvrdi da u izdvojenom registraturskom materijalu nema arhivske građe nadležni savezni organ, odnosno organizacija rešenjem odobrava da se uništi bezvredni registraturski materijal.
Član 10.
Savezni organi i organizacije trajno čuvaju celokupnu dokumentaciju u vezi sa postupkom odabiranja arhivske građe i uništavanja bezvrednog registraturskog materijala.
IV. PRIMOPREDAJA ARHIVSKE GRAĐE
Član 11.
Primopredaja arhivske građe između saveznih organa i organizacija iz člana 1. stav 2. ove uredbe (u daljem tekstu: predavalac) i nadležnog saveznog organa, odnosno organizacije iz člana 2. ove uredbe (u daljem tekstu: primalac), vrši se komisijski.
Komisiju, iz stava 1. ovog člana, sačinjavaju predstavnici predavaoca i primaoca arhivske građe.
Član 12.
Komisija iz člana 11. ove uredbe, sastavlja zapisnik o primopredaji arhivske građe koji sadrži: naziv predavaoca i primaoca arhivske građe; naziv saveznog organa, odnosno organizacije u čijem je radu nastala arhivska građa koja je predmet primopredaje; mesto i datum primopredaje; način sređenosti arhivske građe, njena kompletnost i fizička očuvanost; da li se preuzima ceo fond ili njegov deo; mišljenje predavaoca o uslovima i načinu korišćenja arhivske građe; potpisi članova komisije i overa predavaoca i primaoca.
Sastavni deo zapisnika iz stava 1. ovog člana čini popis arhivske građe po godinama, vrsti i količini.
Član 13.
Primopredaja arhivske građe obavlja se po dinamici koju sporazumno utvrde predavalac i primalac arhivske građe, s tim da se primopredaja mora izvršiti najdocnije u roku od 30 godina od nastanka arhivske građe, odnosno u roku od 50 godina ako je taj rok posebnim saveznim propisom određen.
Dinamika primopredaje arhivske građe iz stava 1. ovog člana utvrđuje se zavisno od rokova dostupnosti arhivske građe za korišćenje i kompletnosti arhivske građe, i evidencija o njoj, za određeni vremenski period.
Član 14.
Predmet primopredaje, pored arhivske građe, može biti i registraturski materijal koji je nastao u radu, ili se nalazi kod saveznih organa i organizacija koji prestaju sa radom, ako nije određeno da ga preuzme drugi organ ili organizacija.
Član 15.
Primopredaja arhivske građe i registraturskog materijala iz člana 14. ove uredbe obavlja se po postupku i na način predviđen čl. 11. i 12. ove uredbe, s tim što se u zapisniku o primopredaji navodi razlog primopredaje.
V. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 16.
Savezni organi i organizacije utvrdiće listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja iz člana 11. stav 2. Zakona o arhivskoj građi S