Na osnovu člana 12. stav 3. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave ("Službeni glasnik SRS", broj 18/81 i 24/81),
Republički sekretarijat za pravosuđe i opštu upravu po prethodno pribavljenom mišljenju Arhiva Srbije, donosi
UPUTSTVO
O NAČINU VOĐENjA I KORIŠĆENjA ARHIVSKE KNjIGE
(Objavljeno u "Sl. glasniku SRS", br. 47/81)
Član 1.
Ovim uputstvom reguliše se način vođenja i korišćenja arhivske knjige organa uprave, upravnih organizacija, stručnih službi skupština društveno-političkih zajednica i njihovih izvršnih organa (u daljem tekstu: organi uprave), organa međuopštinskih regionalnih zajednica koji vrše poverene upravne poslove (u daljem tekstu: organi međuopštinskih regionalnih zajednica) i organizacija udruženog rada i drugih samoupravnih organizacija i zajednica kada vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: samoupravne organizacije i zajednice).
Član 2.
Pisarnice organa, organizacija i zajednica iz člana 1. ovog uputstva dužne su da vode arhivsku knjigu kao opšti inventarni pregled celokupnog registraturskog materijala nastalog u radu organa uprave, organa međuopštinskih regionalnih zajednica i samoupravnih organizacija i zajednica.
Član 3.
Arhivska knjiga vodi se po obrascu, koji je sastavni deo ovog uputstva.
Član 4.
Upis registraturskog materijala u arhivsku knjigu vrši se po godinama i klasifikacionim oznakama.
Član 5.
Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na sledeći način:
1) U rubriku "Redni broj registraturskog materijala" - upisuju se od jedan pa nadalje brojevi istovrsnog registraturskog materijala nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj registraturskih jedinica.
Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu.
Registraturske jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi.
2) U rubriku "Datum upisa" - upisuje se dan, mesec i godina upisa registraturskog materijala.
Registraturski materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine.
3) U rubriku "Godina nastanka" - upisuje se godina odnosno razdoblje u kojem je registraturski materijal nastao.
Za registraturski materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period od 1960/1964. godine).
4) U rubriku "Sadržaj - klasifikacioni znak" - upisuje se kratka sadržina registraturskog materijala i klasifikacioni znak.
5) U rubriku "Količina registraturskog materijala" - upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica (fascikl, kutija, registrator) istovrsnog registraturskog materijala.
6) U rubriku "Prostorije i police" - upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten registraturski materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem.
7) U rubriku "Primedba" - upisuju se podaci u vezi sa izlučivanjem ili primopredajom arhivske građe nadležnom arhivu.
Član 6.
Prepis arhivske knjige za proteklu godinu organi uprave, organi međuopštinskih regionalnih zajednica i samoupravne organizacije i zajednice dostavljaju nadležnom arhivu najdalje do kraja naredne godine.
Član 7.
Registraturski materijal koji se po bilo kom pravnom odnosu nalazi na čuvanju kod pojedinih organa, organizacija i zajednica takođe se upisuje u arhivsku knjigu i njen prepis dostavlja nadležnom arhivu u roku predviđenom stavom 6. ovog uputstva.
Član 8.
Prilikom dostavljanja prepisa arhivske knjige organi uprave, organi međuopštinskih regionalnih zajednica i samoupravne organizacije i zajednice dostavljaju i podatak o količini arhivske građe i registraturskog materijala izraženoj u dužinskim metrima po godinama.
Član 9.
Vođenje i korišćenje arhivske knjige po ovom uputstvu organi uprave dužni su da počnu najkasnije do 1. januara 1982. godine, a organi međuopštinskih regionalnih zajednica i samoupravnih organizacija i zajednica najkasnije do 1. januara 1983. godine.
Dok ne počnu vođenje i korišćenje arhivske knjige po odredbama ovog uputstva, organi, organizacije i zajednice iz stava 1. ovog člana vodiće i koristiće arhivsku knjigu po odredbama propisa i opštih akata koji su važili na dan stupanja na snagu ovog uputstva.
Član 10.
Stupanjem na snagu ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo o načinu vođenja i korišćenja arhivske knjige organa uprave ("Službeni glasnik SRS", broj 9/70).
Član 11.
Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Socijalističke Republike Srbije".