Na osnovu člana 24. stav 1. Uredbe o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organizacija ("Službeni list SFRJ", br. 34/89), savezni sekretar za pravosuđe i upravu propisuje
UPUTSTVO
O ORGANIZACIJI I NAČINU KANCELARIJSKOG POSLOVANjA SAVEZNIH ORGANA UPRAVE I SAVEZNIH ORGANIZACIJA
(Objavljeno u "Sl. listu SFRJ", br. 84/89)
I. OSNOVNE ODREDBE
1.
Odredbe ovog uputstva primenjuju se na kancelarijsko poslovanje saveznih organa uprave i organizacija ako drugim propisima ili opštim aktima tih organa, odnosno organizacija (član 1. stav 4. Uredbe o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organa - u daljem tekstu: Uredba) nije drukčije uređeno.
Ako je za određen broj saveznih organa uprave i saveznih organizacija obrazovana zajednička stručna i tehnička služba za prijem, evidentiranje, unutrašnju cirkulaciju i otpremanje pošte i sređivanje i čuvanje arhivskog materijala i dokumentacije i ako je određeni savezni organ uprave, odnosno savezna organizacija poverila toj službi da obavlja navedene poslove, savezni organ uprave, odnosno savezna organizacija i pomenuta služba uređuju koje poslove će obavljati ta služba i na koji način.
II. PRIMANjE I PREGLEDANjE POŠTE
Primanje pošte
2.
Primanje pošte (akata, podnesaka, novčanih pisama, pisama, paketa, telegrama i dr.) u saveznom organu uprave, odnosno saveznoj organizaciji vrši se, po pravilu, u pisarnici.
Izuzetno, za unutrašnje organizacione jedinice saveznog organa uprave ili savezne organizacije koje vode poseban delovodnik, funkcioner koji rukovodi tim saveznim organom uprave ili saveznom organizacijom, odnosno određeni radnik koji je ovlašćen da rukovodi radom administracije može odrediti da se pošta poslata tim jedinicama prima u njihovim posebnim pisarnicama.
3.
Pošta se, po pravilu, prima u redovno radno vreme, a prima je određeni radnik pisarnice. Posle redovnog radnog vremena, kao i u dane kad se ne radi, poštu prima dežurni radnik, ako postoji služba dežurstva u saveznom organu uprave, odnosno u saveznoj organizaciji.
4.
Radnik koji prima poštu neposredno od stranke (član 66. stav 1. Zakona o opštem upravnom postupku) ne sme odbiti prijem ako je pošta poslata saveznom organu uprave ili saveznoj organizaciji, osim ako je podnesak netaksiran ili nedovoljno taksiran, a podleže plaćanju takse (tačka 19. Uputstva).
5.
Ako akt, odnosno podnesak ima neki formalni nedostatak (na primer nema pečata, nije potpisan, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.), radnik određen za primanje pošte upozoriće stranku na taj nedostatak i objasniće joj kako da ga otkloni. Ako stranka, i pored upozorenja, zahteva da se akt (podnesak) primi, radnik određen za primanje pošte primiće takav akt (podnesak), s tim što će na njega staviti belešku o upozorenju da akt, odnosno podnesak sadrži formalan nedostatak.
Ako savezni organ uprave ili savezna organizacija nije nadležna za prijem pošte, radnik određen za primanje pošte upozoriće na to podnosioca i uputiće ga nadležnom organu. Ako podnosilac i pored toga zahteva da se njegov podnesak primi, određeni radnik saveznog organa uprave ili savezne organizacije primiće taj podnesak, odnosno usmeno saopštenje, s tim što će na njega staviti belešku o upozorenju (član 66. stav 3. Zakona o opštem upravnom postupku).
6.
Na zahtev stranke koja lično predaje akt (podnesak) mora se izdati potvrda o prijemu,stavljanjem otiska prijemnog štambilja, u koji se unosi datum predaje i broj pod kojim je akt (podnesak), sa eventualnim prilozima, zaveden u delovodnik i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt (podnesak) primio.
Pri prijemu akta (podneska) po kome se rešava u upravnom postupku, stranka se obavezno obaveštava o zakonskom roku u kome će njen zahtev biti rešen.
7.
Primanje pošte od drugog organa ili organizacije, koju ti organi, odnosno organizacije dostavljaju preko dostavljača (kurira), potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnu knjigu, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta (podneska) čiji se original prima. Osim datuma i potpisa, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta (podneska) čiji se original prima. Osim datuma i potpisa, na dostavnicu, povratnicu ili na kopiju akta stavlja se i službeni pečat saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije.
Pored podataka iz stava 1. ove tačke, stavlja se i vreme prijema (čas, minut) u svim slučajevima kad je to propisima predviđeno ili kad to odredi nadležni funkcioner. Taj podatak treba pribeležiti i na primljenom aktu, odnosno na njegovom kovertu, ako radnik koji je primio taj akt nije ovlašćen i da ga otvori.
8.
Primanje pošte koja se saveznim organima uprave i saveznim organizacijama dostavlja preko poštanske službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po važećim propisima.
Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte ovlašćeni radnik ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost, kao ni preporučenu poštu, ako utvrdi da je oštećena. U tom slučaju, on mora zahtevati od poštonoše, odnosno nadležne jedinice poštanske službe da se stanje i sadržaj pošiljke komisijski utvrde i tek potom preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
9.
Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom i sl. ne otvaraju se nego se samo na koverat stavlja datum i vreme (čas i minut) prijema.
Odgovorni radnik saveznog organa uprave ili savezne organizacije dužan je prethodno da upozori pisarnicu da se pošiljke, koje se u smislu stava 1. ove tačke očekuju, ne smeju otvarati.
10.
Ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen i da je otvara, dužan je da je odmah po prijemu preda radniku ovlašćenom za njeno otvaranje.
Obične pošiljke predaju se neposredno, a preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta čiji se prijem pismeno potvrđuje podnosiocu, preko knjige primljene pošte (obrazac br. 7).
Otvaranje i pregledanje pošte
11.
Običnu poštu primljenu u zatvorenim kovertima otvara određeni radnik pisarnice.
Tajnu, poverljivu i strogo poverljivu poštu otvara funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom ili radnik koji je za to pismeno ovlašćen. Takvu poštu pisarnica uručuje funkcioneru, odnosno ovlašćenom radniku preko knjige primljene pošte - neotvorenu.
Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje, odnosno drugi radnik koji je za to određen, ako nije drukčije propisano.
Pošiljke primljene u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima i sl. otvara posebno određena komisija, ako nije drukčije propisano.
U saveznom organu uprave, odnosno saveznoj organizaciji u kojoj postoji služba dežurstva, telegrame i drugu hitnu poštu primljenu posle radnog vremena otvara dežurni radnik. Ako je pošta tajne ili poverljive prirode, dežurni radnik otvara poštu samo ako je za to posebno ovlašćen.
12.
Radnik koji otvara poštu otvoriće, po pravilu, i pošiljke na kojima je ispod naslova saveznog organa uprave ili savezne organizacije naznačeno ime službenog lica kome se pošiljalac obraća.
Ako je na pošiljci ispod naslova saveznog organa uprave ili savezne organizacije naznačeno ime funkcionera koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom, postupiće se na način naveden u stavu 1. ove tačke, osim ako funkcioner ne odredi da mu se takve pošiljke predaju neotvorene. Takve pošiljke treba predavati uz potpis, preko knjige primljene pošte, funkcioneru, odnosno radniku koga on za to odredi.
13.
Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata (podnesaka), ne pomešaju, da neki akt ili prilog ne ostane u kovertu i sl. Naročito treba proveriti da li se brojevi akata koji su napisani na koverti slažu sa brojevima primljenih akata. Ako neki od akata označenih na koverti nedostaje, ili ako su primljeni samo prilozi bez propratnog akta (podneska) ili se ne vidi ko je pošiljalac, to će se utvrditi službenom beleškom uz koju se prilaže i koverat. U svim slučajevima u kojima je to moguće, pisarnica je dužna da o tome odmah obavesti pošiljaoca.
Uz primljeni akt ili podnesak treba priložiti koverat u svim slučajevima kad datum predaje pošti može da bude značajan za računanje rokova (na primer: žalbe, konkursi i sl.) ili kad se iz samog podneska ne može utvrditi mesto odakle je poslat ili ima podnosioca, a ti su podaci označeni na koverti.
Ako je u jednoj koverti prispelo više akata uz koje bi trebalo da se priloži koverat, koverat će se priložiti uz jedan od tih akata. Na ostale akte staviće se broj delovodnika pod kojim je zaveden akt uz koji je priložen koverat.
14.
Ako su koverti sa preporučenom pošiljkom i omot paketa i drugih pošiljki primljeni oštećeni, a postoji sumnja u neovlašćeno ili zlonamerno otvaranje, o tome pre otvaranja treba, u prisustvu još dva radnika, sastaviti kratak zapisnik, u kome će se navesti vrsta i obim oštećenja i da li i šta nedostaje u prispeloj pošiljci.
15.
Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja pošte treba konstatovati kratkom beleškom koja se stavlja neposredno uz otisak prijemnog štambilja. Na primer, ako aktu nedostaju prilozi, staviće se: "Primljeno bez priloga", a ako mu nedostaju samo pojedini prilozi, treba navesti njihove nazive i sl.
Ako se u kovertu nađe akt adresovan na drugi organ ili lice, na takav koverat stavlja se beleška (na primer: "Pogrešno dostavljen"), a zatim se na najpogodniji način (kurirom ili preko pošte) akt dostavlja onom kome je upućen. Takvi akti se ne zavode u delovodnik.
Beleške iz st. 1. i 2. ove tačke datira i potpisuje radnik koji pregleda poštu. Ispod beleške iz stava 2. ove tačke stavlja se i službeni pečat saveznog organa uprave ili savezne organizacije.
16.
Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrednost, a primljenom aktu kratkom beleškom treba konstatovati njihovu vrstu i iznos. Te vrednosti, posle zavođenja akta u delovodnik, predaće se radniku odgovornom za materijalno-finansijsko poslovanje, uz potpis na samom aktu.
17.
Ako je uz akt priložena dostavnica, na njoj se prijem potvrđuje datumom, potpisom i službenim pečatom i odmah se vraća pošiljaocu.
Postupak sa aktima koji podleže taksiranju
18.
Radnik koji prima poštu neposredno od stranke, odnosno koji pregleda poštu primljenu preko poštanske službe dužan je da vodi računa, naročito, o tome: koji akti i isprave podležu taksiranju, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akta, isprava i sl., u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od plaćanja takse i dr.
Sa netaksiranim ili nedovoljno taksiranim aktima i njihovim prilozima, kao i sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lepljenju ili poništavanju taksenih maraka treba postupiti po važećim propisima o administrativnim taksama za rad saveznih organa.
19.
Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije taksiran ili je nedovoljno taksiran, to će se konstatovati kratkom beleškom koja se stavlja pored otisaka prijemnog štambilja, a odgovorni radnik pisarnice obavestiće stranku da u određenom roku dostavi odgovarajuću vrednost takse.
Ako je podnesak oslobođen plaćanja takse po propisima o administrativnim taksama za rad saveznih organa, odgovorni radnik konstatovaće to kratkom službenom beleškom, uz navođenje propisa u kome se predviđa oslobođenje.
Prijemni štambilj
20.
Po završenom pregledu, radnik koji otvara i pregleda primljenu poštu stavlja otisak prijemnog štambilja (obrazac br. 1) na svaki primljeni akt (podnesak) koji će biti zaveden u delovodnik ili u druge knjige evidencije.
Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po pravilu, u gornji desni ugao prve strane. Ako tu nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na drugo pogodno mesto prve strane, vodeći računa o tome da tekst podneska ostane potpuno čitak i razumljiv. Ako na prednjoj strani nema dovoljno mesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na poleđinu akta, u gornji levi ugao. Ako su strane akta u celini popunjene tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad čiste hartije koji se pričvršćuje uz akt.
Ako je tekst primljenog akta pisan u produženju nekog ranijeg akta, prijemni štambilj stavlja se, po pravilu, desno ispod teksta poslednjeg akta pisanog u produženju.
Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge akta.
21.
Radnik koji otvara i pregleda poštu u otisak štambilja upisuje sledeće podatke, i to:
1) u rubriku "Primljeno" - datum prijema akta;
2) u rubriku "Prilozi" - ukupan broj primljenih priloga.
Ako se prilog sastoji od više listova, treba naznačiti i broj listova. Koverat koji se prilaže uz akt, taksene marke i sl. ne smatraju se prilogom;
3) u rubriku "Vrednost" - ukupan iznos neponištenih taksenih maraka, koje su prilepljene na akt ili priložene uz akt.
Ostale oznake na aktima (na primer: veza brojeva i sl.) beleže se pored otiska prijemnog štambilja.
Raspoređivanje pošte
22.
Način raspoređivanja primljene pošte, odnosno određivanja organizacione jedinice ili radnika kome će akt posle zavođenja u delovodnik biti dodeljen za rad utvrđuje rešenjem funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom.
23.
Primljenu poštu, po pravilu, raspoređuje radnik koji je otvara i pregleda.
Izuzetno, funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave ili saveznom organizacijom može odrediti da poštu, stalno ili povremeno, raspoređuju i drugi radnici.
24.
Ako se raspoređuju stavljanjem oznake organizacione jedinice u rubriku "Org. jed." (organizaciona jedinica) prijemnog štambilja.
Organizacione jedinice označavaju se arapskim dvocifrenim brojevima, od 01 do 09, zatim 10, 11 itd. (na primer: 01 - Odsek za opšte poslove). Oznaku za svaku organizacionu jedinicu rešenjem utvrđuje funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom, na početku godine. Utvrđene oznake ne mogu se menjati u toku godine. Novoosnovane organizacione jedinice označavaju se narednim brojevima.
25.
Po završenom raspoređivanju, akti se predaju određenom radniku pisarnice radi zavođenja u odgovarajuću osnovnu evidenciju.
Telegrami, akti sa određenim rokovima i drugi hitni akti raspoređuju se i zavode odmah po prijemu.
III. ZAVOĐENjE AKTA (UPISIVANjE) U OSNOVNU EVIDENCIJU
Delovodnik
26.
Savezni organ uprave i savezne organizacije koji vode delovodnik kao osnovnu evidenciju o primljenim i raspoređenim aktima i sopstvenim aktima zavode te akte u delovodnik (obrazac br. 3) pod datumom kad su primljeni. Telegrami, akti sa određenim rokovima i drugi hitni akti zavode se u delovodnik pre ostalih akata i odmah se dostavljaju za rad.
Ako se zbog velikog broja ili iz drugih opravdanih razloga akti ne mogu zavesti istog dana kad su primljeni, zavešće se najdocnije sledećeg radnog dana, pre zavođenja nove pošte, i to pod datumom kad su primljeni.
27.
U delovodnik se ne zavode akti i druge pošiljke za koje se po važećim propisima vode posebne evidencije (član 9. stav 2. Uredbe). U delovodnik se ne zavode ni pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku (na primer: vraćene dostavnice ili povratnice, dokumentacija internog karaktera, službeni listovi i druge novine, razni časopisi i brošure, prospekti i sl.).
28.
Delovodnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva u nepovezanim sveskama od 5 do 10 tabaka ili u obliku knjige.
Osnovnim brojem označava se predmet, a pod brojevima svaki primljeni akt koji se odnosi na taj predmet, kao i sopstveni akt na kome se predmet zasniva.
Prvi akt predmeta zavodi se pod osnovnim brojem i dobija podbroj 1, a ostali primljeni akti, koji se odnose na taj predmet, zavode se pod narednim podbrojevima.
Način zavođenja akata u delovodnik
29.
Prvi akt kojim započinje neki predmet zavodi se u delovodnik na sledeći način:
1) u rubriku 1, u gornji deo, upisuje se osnovni broj delovodnika;
2) u rubriku 2 upisuje se kratak sadržaj predmeta. Kratak sadržaj ("Predmet") treba navesti na način objašnjen u tački 77. ovog uputstva;
3) u rubriku 3 upisuje se podbroj;
4) u rubriku 4 upisuje se datum prijema akta, odnosno datum naznačen na prijemnom štambilju;
5) u rubriku 5 upisuje se naziv i sedište pošiljaoca akta. Ako akt počinje od pravnog ili fizičkog lica po nekoj njihovoj ličnoj stvari, umesto njihovog naziva, odnosno imena upisaće se samo reč: "stranka". Pri navođenju sopstvenih akata u ovu rubriku stavlja se skraćenica "sp";
6) u rubriku 6 upisuje se samo broj primljenog akta (strani broj), a ako taj akt nema broja, upisaće se datum akta;
7) u rubriku 7 upisuje se oznaka unutrašnje organizacione jedinice onako kako je označena u prijemnom štambilju.
30.
Svi docnije primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj način što se popunjavaju samo rubrike 3, 4, 5, 6 i 7 u okviru istog osnovnog broja, i to redom kojim su akti primljeni.
31.
Po završenom zavođenju, u prijemni štambilj u rubriku "Broj" upisuje se osnovni broj pod kojim je predmet zaveden u delovodnik, kao i podbroj pod kojim je akt zaveden u rubriku 3 delovodnika (na primer: 184/1, dok će dalji akti istog predmeta dobiti podbrojeve prema redosledu kojim su zavedeni u delovodnik, na primer: 184/2, 184/3 itd.). Oznaka godine ne stavlja se, jer prijemni štambilj već sadrži taj podatak.
Osnovni broj i podbroj treba upisati običnom olovkom i na svaki list akta, ako se akt sastoji od više listova, i to u gornji desni ugao. Osnovni broj i podbroj treba staviti i na svaki prilog, i to samo u gornji desni ugao prve strane priloga.
Na dokumente koji se rade u varijantama, na prvi list dokumenta, u desni ugao ispod osnovnog broj upisuje se redosled varijanti teksta (na primer: I varijanta, II varijanta, konačni tekst).
32.
Ako su kod nekog osnovnog broj popunjena sva tri mesta predviđena za podbrojeve, dalji podbrojevi zavode se prenosom osnovnog broja na taj način što se takav osnovni broj ponovo upisuje u delovodnik, i to ispod poslednjeg osnovnog broja delovodnika u vreme kad se prenos vrši. Na primer, ako se akt koji treba zavesti kao podbroj odnosi na predmet zaveden pod osnovnim brojem 351, a u vreme kad akt treba zavesti, ispod broja 1476, ponovo će se upisati osnovni broj 351; u rubriku 2 prepisaće se kratak sadržaj predmeta broj 251, a u rubrike 3 do 7 popuniće se na način naveden u tački 29. ovog uputstva, počev od podbroja 4. Ispod prenesenog osnovnog broja 351 nastavlja se upisivanje narednih osnovnih brojeva, počev od broj 1477.
Da bi se utvrdilo na kom se mestu dalje upisuju podbrojevi nekog osnovnog broja, u donji deo njegove rubrike 1 ("Prenos") treba staviti osnovne brojeve između kojih je produženo upisivanje podbrojeva. U primeru iz stava 1. ove tačke, u rubriku "Prenos" osnovnog broja 351 staviće se broj 1476/7, što znači da se zavođenje narednih brojeva nastavlja između osnovnih brojeva 1476 i 1477. Prilikom daljih prenosa, osnovne brojeve između kojih je izvršen drugi ili sledeći prenos treba upisati kod prethodnog prenosa i kod osnovnog broja pod kojim je predmet prvi put zaveden u delovodnik.
33.
Ako se za pojedine predmete sa sigurnošću može predvideti da će imati više od tri podbroja, može se unapred rezervisati potrebno mesto za njihovo zavođenje. Na primer, ako se u vezi sa predmetom broj 386/1 očekuje osam podbrojeva za njihovo zavođenje može se rezervisati mesto predviđeno za sledeća dva osnovna broja. U tom slučaju, u gornji deo rubrike 1, u koji bi se inače upisao osnovni broj 387, odnosno 388, stavlja se crtica (-), a predmet koji treba zavesti pod osnovnim brojem 387 zavešće se ispod mesta rezervisanog za upisivanje podbrojeva osnovnog broja 386.
34.
Prilikom zavođenja prvog akta svakog predmeta (podbroj 1) akt se stavlja u poseban omot (košuljicu) u koji se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta. Pri vrhu omota, s leve strane, ispisuje se oznaka unutrašnje organizacione jedinice i osnovni broj pod kojim je predmet zaveden u delovodnik, odnosno u datoteku (na primer: 09-284/1988), a ispod toga - kratak sadržaj predmeta. U omotu, akti se slažu po datumu njihovog prijema tako da se na vrhu nalazi akt koji je primljen pod najnovijim datumom.
35.
Savezni organi uprave i savezne organizacije mogu za vođenje evidencije o predmetima i aktima da koriste sredstva za automatsku i mikrografsku obradu podataka. Sadržaj automatizovanih evidencija mora biti u skladu sa uredbom i uputstvom.
Način upisivanja podataka u delovodnik
36.
Podaci se u delovodnik upisuju mastilom, čitkim rukopisom, vodeći računa o tome da podaci iz jedne rubrike ne prelaze u drugu rubriku.
Za pojedine nazive mogu se upotrebljavati opštepoznate skraćenice, tako da se mogu bez teškoća pročitati i razumeti.
S obzirom na potrebu prenošenja, nije dozvoljeno da se osnovni brojevi u delovodniku unapred ispisuju.
U delovodniku se ne smeju brisati pogrešno upisane reči ili brojevi i ne sme se lepiti hartija preko pogrešno popunjenih rubrika i sl. Ispravka se vrši povlačenjem tanke linije preko tekstova, a iznad toga se ispisuje pravilan tekst. Ispravke u delovodniku vrši radnik koji vodi delovodnik i overava ih datumom i potpisom.
Početak vođenja i zaključivanja delovodnika
37.
Na početku svake godine, odnosno od početka vođenja delovodnika upisivanje akata u delovodnik počinje osnovnim brojem 1.
38.
Po završetku tekuće godine, delovodnik se zaključuje sa 31. decembrom.
Delovodnik se zaključuje na taj način što se ispod poslednjeg osnovnog broja stavlja službena beleška o ukupnom broju predmeta zavedenih u delovodnik. Ova beleška se datira i overava službenim pečatom, a potpisuje je radnik koji vodi delovodnik i njegov neposredni starešina.
Povezivanje delovodnika
39.
Po završetku godine delovodnik se povezuje u jednu knjigu ili više knjiga, s tim da jedna knjiga, po pravilu, ima najviše 200 tabaka.
Na prednju stranu prve korice delovodnika ispisuje se krupnim slovima naziv saveznog organa uprave ili savezne organizacije u kojoj se vodi više delovodnika i naziv unutrašnje organizacione jedinice koja vodi poseban delovodnik. Ispod naziva stavlja se godina, kao i prvi i poslednji osnovni broj.
U knjigu delovodnika povezuje se i overeni primerak plana klasifikacionih znakova za odnosnu godinu.
Tajni, poverljivi i strogo poverljivi delovodnici
40.
Tajni, poverljivi i strogo poverljivi akti (član 4. st. 1. i 2. Uredbe) zavode se u tajni, poverljivi, odnosno strogo poverljivi delovodnik (član 11. stav 3. Uredbe).
Tajni, poverljivi, odnosno strogo poverljivi delovodnik vodi se na istom obrascu i na isti način kao i obični delovodnik. Taj delovodnik vodi se u ukoričenoj i overenoj knjizi koja se može koristiti za više godina, s tim što svaku godinu treba posebno zaključiti.
Posle zavođenje tajnog, poverljivog, odnosno strogo poverljivog akta, u prijemni štambilj ispod broja delovodnika stavljaju se skraćenice "D.T.", "B.T.", "Pov.", odnosno "Str. pov.".
U tajni, poverljivi, odnosno strogo poverljivi delovodnik treba zavesti svaki akt koji je primljen pod "D.T.", "B.T.", "Pov." ili "Str. pov." brojem. Ako predmet koji je zaveden u obični delovodnik u toku postupka postane tajni, poverljiv ili strogo poverljiv, zavešće se u odgovarajući delovodnik, s tim što će se ti brojevi povezati.
Upisnici predmeta prvostepenog i drugostepenog upravnog postupka
41.
Upisnici služe za zavođenje upravnih predmeta i evidentiranje određenih podataka u radu kod prvostepenog i drugostepenog organa, i to podataka značajnih kako za rad u redovnom postupku tako i za rad po vanrednim pravnim lekovima.
Akti koji se izdaju u okviru poslova kontrole mernih instrumenata i drugih tehničkih i stručno-tehničkih kontrola kojima se registruje ili poverava tekuće stanje ne smatraju se upravnim aktima i ne unose se u upisnik upravnih predmeta dok protiv takvih akata nije izjavljen prigovor, odnosno žalba.
Kod prvostepenog organa vodi se upisnik predmeta upravnog postupka (obrazac br. 20).
Kod drugostepenog organa vodi se upisnik predmeta upravnog postupka (obrazac br. 21).
42.
Predmeti se u upisnik zavode hronološki. Pored rednog broja, u kolonu 1 upisuje se i klasifikacioni znak iz klasifikacije predmeta i akata saveznog organa. Klasifikacioni znak se upisuje ispod crte povučene ispod rednog broja (na primer: 23/3465).
U kolonu 2 upisuje se datum prijema zahteva, odnosno pokretanja postupka po službenoj dužnosti.
U kolonu 3 upisuje se prezime i ime, odnosno naziv i mesto podnosioca zahteva. Ako je postupak rešavanja pokrenut po službenoj dužnosti, u ovu kolonu stavlja se oznaka PSD.
U kolonu 4 upisuje se kratak sadržaj zahteva stranke, odnosno kratak sadržaj predmeta postupka pokrenutog po službenoj dužnosti.
Registar
43.
Radi lakšeg i bržeg pronalaženja osnovnog broja predmeta, vodi se registar (obrazac br. 5).
Registar nisu dužni da vode savezni organi uprave, odnosno savezne organizacije kod kojih je prijem akata, kao i prepiska u vezi s tim aktima manjeg obima, tako da se traženi predmet u slučaju potrebe može brzo pronaći i bez registra (iz delovodnika, pomoću klasifikacionih znakova).
Registar nisu dužni da vode savezni organi uprave i savezne organizacije koji za vođenje evidencije o predmetima i aktima koriste sredstva za automatsku i mikrografsku obradu podataka.
44.
U registar se upisuju podaci po predmetu, a po potrebi, i po pošiljaocu.
Podaci po predmetu upisuju se u registar:
1) prema početnom slovu prezimena fizičkog lica, odnosno naziva organa ili organizacije na koju se predmet odnosi;
2) prema početnom slovu reči koja označava bitni sadržaj predmeta.
Podaci po pošiljaocu, tj. prema početnom slovu naziva pošiljaoca upisuju se u registar ako to zahteva specifičnost poslovanja saveznih organa uprave, odnosno saveznih organizacija.
45.
Registar se vodi u nepovezanim tabacima, koji se na kraju godine povezuju u knjigu.
Registar se može voditi i u obliku kartoteka ako to odobri funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom.
46.
Registar se ustrojava na taj način što se za svako slovo azbuke uzme po jedan tabak obrasca registra i na njemu se odstrane (iseku) slova koji se nalaze ispod slova na koje se tabak odnosi, Pojedina slova azbuke kod kojih se predviđa veći broj upisa mogu se raščlaniti i po samoglasnicima (na primer: ma, me, mi itd.). U gornjem delu obrasca u rubrici "Način upisivanja" označava se način upisivanja podataka u registar, i to ili "Po predmetu" ili "Po pošiljaocu".
Ako se registar vodi "Po predmetu", funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom može odrediti da se upisivanje u registar kod istog slova vrši posebno prema početnom slovu imena fizičkog lica, odnosno naziva organa ili organizacije na koju se predmet odnosi, a posebno prema početnom slovu reči koja označava bitni sadržaj predmeta. U tom slučaju, u rubrici "Način upisivanja" treba označiti takav način upisivanja u registar (na primer: "Po prezimenu", "Po nazivu" ili "Po sadržini").
47.
Podaci se upisuju u registar, po pravilu, iz delovodnika, a ako to ne bi bilo na štetu ekspeditivnosti poslovanja - iz samog akta.
48.
Upisivanje podataka u registar "Po predmetu" vrši se na sledeći način:
1) u rubriku 1 upisuje se brojem mesec u kome je predmet zaveden u delovodnik;
2) u rubriku 2 upisuje se prvo porodično i rođeno ime fizičkog lica ili naziv organa, odnosno organizacije na koju se predmet odnosi, a ispod toga se navodi kratak sadržaj akata. Ako se predmet odnosi na više lica, u registar će se upisati, po potrebi, i svako od tih lica;
3) u rubriku 3 upisuje se mesto (sedište, odnosno prebivalište) pošiljaoca;
4) u rubriku 4 upisuje se osnovni broj pod kojim je predmet zaveden u delovodnik.
49.
Upisivanje podataka u registar "Po pošiljaocu" vrši se na taj način što se u rubriku 2 unosi naziv pošiljaoca, u rubriku 4 - kratak sadržaj predmeta, a u rubriku 6 - broj primljenog akta (strani broj). Rubrike 1, 3 i 5 popunjavaju se kao i odgovarajuće rubrike u registru "Po predmetu".
50.
Pri kombinovanom načinu vođenja registra upisivanje podataka u registar "Po prezimenu" ili "Po nazivu" vrši se na taj način što se u rubriku 2 registra upisuje samo porodično i rođeno ime fizičkog lica, odnosno naziv organa ili organizacije na koju se akt odnosi, u rubriku 3 - njihovo prebivalište, odnosno sedište, u rubriku 4 - kratak sadržaj predmeta, a rubrike 1 i 5 popunjavaju se isto kao u registru "Po predmetu". Upisivanje podataka u registar "Po sadržini" vrši se na taj način što se rubrike 2 i 3 koriste za upisivanje najvažnije reči iz sadržaja predmeta (na primer: Kancelarijsko poslovanje), rubrika 4 - za bliži podatak o predmetu (Uputstvo za primenu), a rubrike 1 i 5 popunjavaju se kao i u registru "Po prezimenu", odnosno "Po nazivu".
Kartoteka predmeta
51.
Savezni organi uprave i savezne organizacije koje osnovnu evidenciju predmeta zasnivaju na jedinstvenoj klasifikaciji predmeta, odnosno akata po materiji i kartoteci, pitanja koja se odnose na kartoteku predmeta uređuju opštim aktom (uputstvom i sl.).
Sastavni deo opšteg akta saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije o vođenju evidencije predmeta po sistemu kartoteke čine klasifikacioni znaci koje utvrđuje savezni organ uprave ili savezna organizacija radi klasifikacije svojih predmeta po materiji, a ostali podaci iz člana 10. Uredbe utvrđuju se opštim aktom saveznih organa uprave, odnosno saveznih organizacija, u skladu sa osnovnim pravilima o vođenju kartoteka predmeta iz ovog uputstva.
Evidencija o aktima po sistemu kartoteke zasniva se na klasifikaciji predmeta po materiji koja čini sadržaj predmeta, a klasifikacija predmeta vrši se na osnovu klasifikacionih znakova.
52.
Kartoteka predmeta sastoji se od kartica (obrazac br. 13) štampanih u dve boje, radi razlikovanja kartica stvarnih predmeta (predmeti koji se odnose na opšta pitanja) od kartica ličnih predmeta (predmeti koji se odnose na određene organe, organizacije, druga pravna lica i pojedince).
Kartoteku predmeta sačinjavaju i kartice upravnog postupka kod prvostepenog i drugostepenog organa (obrasci br. 16, 17., 18 i 19). Prednja strana kartica upravnog postupka ista je kao i prednja strana kartica ostalih predmeta.
Poleđina kartice predmeta upravnog postupka služi za evidentiranje podataka značajnih za rokova i način rešavanja tih predmeta, posebno kod prvostepenih, a posebno kod drugostepenih organa. Način upisivanja ovih podataka u kartice opisan je u tački 108. pod 5 i 6 ovog uputstva (razvođenje).
53.
Pored kartica iz tačke 51. ovog uputstva, kartoteka predmeta sadrži i brojčane kartone na čijoj su prednjoj strani unapred odštampani brojevi od 1 do 100, a na zadnjoj strani od 101 do 200, koji službe za obeležavanje i rezervisanje brojeva za pojedine predmete (obrazac br. 15).
Ako broj predmeta u pojedinim klasifikacionim znacima u toku godine prelazi 200, iskorišćenom brojčanom kartonu pripaja se novi karton na kome se dopisuju dalji brojevi itd.
Sve kartice iz tačke 52. ovog uputstva raspoređuju se u kartoteci u 10 glavnih grupa, zavisno od klasifikacionog znaka koji imaju, a svaka glavna grupa kartoteke predmeta ima po jedan brojčani karton na osnovu kog se brojevima od 1 do 200 numerišu predmeti koji spadaju u odnosnu glavnu grupu. U gornji desni ugao brojčanog kartona upisuje se klasifikacioni znak glavne grupe kojoj karton pripada i godina.
54.
Kartoteka predmeta, pored kartica i brojčanih kartona, sadrži i pregradne kartone (međaše), koji kartice jedne glavne grupe odvajaju od kartica druge glavne grupe ili kartice jedne podgrupe od kartica druge podgrupe, a ako je to potrebno, odvajaju se i slovima azbuke ili drugim oznakama.
Svaki međaš čini klasifikacioni znak glavne grupe, broj grupe, odnosno podgrupe, slovo azbuke ili drugu oznaku.
55.
Kartice, brojčani kartoni i pregradni kartoni (međaši) pojedine glavne grupe sređuju se sledećim redom: pregradni kartoni (međaši), posle međaša brojčani kartoni, zatim hronološki kartice stranih predmeta koji još nisu arhivirani, pa arhivirani predmeti, a posle tih predmeta kartice ličnih predmeta po azbučnom redu. Posle kartica ličnih predmeta sređuju se kartice predmeta prvostepenog upravnog postupka, a odmah zatim kartice predmeta drugostepenog upravnog postupka.
56.
Po isteku godine kartice rešenih predmeta izdvajaju se u posebnu kartoteku rešenih predmeta (pasivnu) kojoj se kartice sređuju na isti način kao i u tekućoj (aktivnoj) kartoteci. Kartice rešenih predmeta mogu se periodično (mesečno, tromesečno, polugodišnje i sl.). izdvajati u pasivnu kartoteku.
Brojčani kartoni mogu se po isteku godine izdvojiti u pasivnu kartoteku samo ako su rešeni svi predmeti u određenom klasifikacionom znaku. U protivnom, brojčani kartoni ostaju u aktivnoj kartoteci i u narednoj godini, s tim što se na odgovarajući način označavaju brojevi nerešenih predmeta. Za predmete oformljene u narednoj godini koriste se novi brojčani kartoni (počev od broja 1 pa dalje).
57.
Podaci se upisuju (u kartoteku se upisuju samo podaci koji pokazuju gde se određeni predmet kao celina nalazi i čuva) na karticu (obrazac br. 13) na sledeći način: prilikom prijema prvog akta (predmeta) u gornji levi ugao kartice upisuju se pisaćom mašinom klasifikacioni znak, redni broj (koji se istovremeno potcrtava na brojčanom kartonu tog klasifikacionog znaka) i godina, a na srednjoj liniji zaglavlja kartice navodi se kratak sadržaj akta (predmeta).
58.
Kratak sadržaj ("Predmet") treba navesti tako da predmet, odnosno pitanje bude što preciznije i u celini jasno. Pri tom se treba pridržavati sledećih pravila:
1) stvarni predmeti, tj. predmeti koji se ne odnose ni na fizička ni na pravna lica, a ni na određene organe, nego na opšta pitanja (na sva lica ili na određenu kategoriju lica na sve građane, na sve organe, organizacije i sl.) zavode se tako što se upisuje samo kratak sadržaj pitanja ili zadataka, pri čemu treba uzimati u obzir one reči koje su za sadržaj akta najkarakterističnije i naziv pošiljaoca, odnosno oznaka "Sp" ako su u pitanju sopstveni akti (predmeti), na primer: "Nacrt zakona o .... - Savezni sekretarijat za pravosuđe i upravu, Beograd";
2) lični predmeti, tj. predmeti koji se odnose na fizička ili pravna lica, odnosno na određene organe ili organizacije zavode se tako što se navodi prezime, ime i prebivalište, odnosno naziv i sedište, kao i kratko objašnjenje sadržaja akta (na primer: "Petar Petrović - Beograd, zasnivanje radnog odnosa, ili Arhiv Jugoslavije - statut i sl.").
Ako se predmet odnosi na više lica, organa ili organizacija, u krartoteku se upisuje samo pravo lice i dodaju reči: "i dr." (na primer: Jovanović Jovan i dr. iz Beograda - nacionalizacija zgrade), a u evidenciji o predmetima otvaraju se kartice i za druga lica, organe, odnosno organizacije i naznačuje klasifikacioni znak i broj pod kojim se vodi kartica prvog lica, organa ili organizacije (na primer: "kod 437-7/89").
Prezime lica, odnosno naziv organa ili organizacije piše se velikim štampanim slovima, a isto tako i kad se kartica popunjava rukom.
59.
Podaci o kretanju predmeta upisuju se u karticu rukom, i to:
1) u kolonu 1 upisuje se mesto gde se predmet nalazi (oznaka organa, službe, organizacione jedinice ili radnog mesta, oznaka za rokovnik "R", oznaka za izvorno rešavanje predmeta "Izv" i oznaka za stavljanje predmeta u arhivu "a/a";
2) u kolonu 2 upisuje se datum kad je predmet predat, odnosno odložen na mesto koje je označeno u koloni 1. Pored oznake za rokovnik stavlja se datum do kog predmet stoji u rokovniku;
3) u kolonu 3 (i eventualno u naredne kolone) upisuju se podaci koji objašnjavaju podatke iz kolona 1 i 2 (na primer: "+1" ako je istog dana primljen još jedan akt, datum novog roka u slučaju produženja roka, oznaka "R" koja označava da je predmet uzet iz rokovnika pre isteka roka i upućen organizacionoj jedinici, kao i drugi podaci koji bliže objašnjavaju kretanje i druge specifičnosti u postupku obrade predmeta).
60.
Ustrojena kartica predmeta koristi se za upisivanje podataka iz tačke 59. ovog uputstva sve do okončanja rada na predmetu, bez obzira na godinu. U narednoj godini treba pre upisivanja prvog sledećeg podatka o predmetu iz ranije godine u kolonu 2 upisati pregledno oznaku te godine.
Podaci o kretanju predmeta upisuju se prvo na levu, a zatim na desnu polovinu kartice (levu i desnu polovinu razgraničava tačka iznad kolone na sredini kartice). Na isti način nastavlja se upisivanje i na poleđini kartice (obrazac br. 14). Za evidentiranje kretanja predmeta može se koristiti ceo red kartice (svih 6 kolona vodoravno), naročito kad to zahteva priroda predmeta.
Ako je kartica predmeta popunjena, upisivanje podataka nastavlja se na novoj kartici, s tim što se ona, pošto se u nju unesu potrebni podaci (znak, broj, godina i kratak sadržaj), spaja sa popunjenom karticom.
61.
Naknadno prispeli akti već zavedenog predmeta izuzetno se mogu evidentirati na kartici. U tom slučaju kolona 3 se koristi za upisivanje oznaka koje ukazuju na to da su u pitanju naknadno prispeli akti (na primer: "N" označava novi spis, "Pr" - prilog i sl.). Umesto na kartici predmeta, ti akti se mogu evidentirati na omotu predmeta, i to navođenjem rednog broja i kratkog sadržaja akta.
62.
Ako se za već postojeći predmet greškom upotrebi nova kartica, a grešku nije moguće odmah ispraviti, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što se označava veza između obe kartice (na primer, na staru karticu upisuje se "nastavak 032-35/89" i datum, a na novu karticu upisuje se "ranije 032-18/89 i datum"), a ranije otvorena kartica i redni broj na brojčanom kartonu se poništavaju.
63.
Ako se za predmet koji se odnosi na više klasifikacionih znakova otvore kartice za svaki klasifikacioni znak na koji se predmet odnosi, podaci o kretanju predmeta upisuju se samo na jednu karticu, i to sa klasifikacionim znakom na koji se predmet pretežno odnosi. Na ostalim karticama (upućujućim), u prostor za evidentiranje kretanja predmeta, treba o tome upisati primedbu (na primer: "vidi br. 123-18/89" ako je akt upisan za stvarni predmet, odnosno "vidi broj 123-18/89 KOSTIĆ" ako je akt upisan za lični predmet i sl.). Za te kartice ne rezerviše se i ne upisuje redni broj niti se takva primedba uzima u obzir pri prikazivanju stanja primljenih predmeta.
Na omot predmeta ili ispod prijemnog štambilja mogu se upisati klasifikacioni znakovi svih upućujućih kartica koje su u vezi s tim predmetom otvorene, da bi se uz kartice rešenih predmeta lakše izdvojile u pasivnu kartoteku upućujuće kartice koje su u vezi s tim predmetima otvorene.
Na isti način treba upisivati podatke i na kartice predmeta koji su zajedno rešeni.
Omot za akta
64.
Svaki akt kojim počinje novi predmet ili dosije treba po zavođenju uložiti u poseban omot (obrasci br. 22 i 23). Na omotu se upisuju broj, godina i oznaka unutrašnje organizacione jedinice (mogu i inicijali ili ime i prezime obrađivača predmeta), a ispod toga - kratak sadržaj predmeta, odnosno dosijea.
Obrazac br. 22 omogućava evidenciju po Zakonu o opštem upravnom postupku kod prvostepenog organa, a obrazac br. 23 kod drugostepenog organa.
Na unutrašnjoj strani omota upisuju se spisak akata u predmetu i uputstvo pisarnici, a na drugoj unutrašnjoj strani - podaci iz evidencije po Zakonu o opštem upravnom postupku.
Za stvarne i lične predmete i predmete u upravnom postupku upotrebljavaju se omoti različite boje ili iste boje sa oznakom na koju se vrstu predmeta odnose.
Ako istog predmeta treba ulagati u omot po datumima prijema, odnosno rešavanja, tako da se akt sa najnovijim datumom nalazi na vrhu.
Akti predmeta koji se već nalaze u unutrašnjoj organizacionoj jedinici dostavljaju se bez omota. Ove akte stavlja u omot odgovarajućeg predmeta referent odmah po njihovom prijemu.
Povezivanje akata
65.
Ako se u vezi sa predmetom zavedenim pod osnovnim brojem u prethodnoj godini primi naknadni akt, treba ga zavesti u delovodnik, odnosno u kartoteku pod novim osnovnim brojem i povezati taj osnovni broj sa osnovnim brojem iz prethodne godine.
Osnovni brojevi u delovodniku, odnosno u kartoteci povezuju se na taj način što se u donjem delu rubrike 1 ("Prenos") kod ranije zavedenog predmeta stavljaju osnovni broj i godina docnije zavedenog predmeta i obratno. Posle povezivanja, predmeti čine celinu i dalje se vode pod poslednjim osnovnim brojem.
66.
Na način naveden u tački 65. stav 2. ovog uputstva osnovni brojevi povezuju se i kad se donosi zajedničko rešenje za više predmeta koji su bili zavedeni u delovodniku, odnosno u kartoteci pod posebnim osnovnim brojevima, kao i kad se naknadni akt koji se odnosi na predmet zaveden pod osnovnim brojem pogrešno zavede kao poseban predmet pod novim osnovnim brojem.
Popis akata
67.
Popis akata (obrazac br. 4) vodi se u obliku tabaka ili knjige i služi za zavođenje akta iste vrste koji se masovno primaju, a po kojima se vodi isti postupak (na primer: podnesci za izdavanje raznih potvrda, uverenja o plaćenom porezu, imovnom stanju i sl.). Za ovu vrstu akata treba, po pravilu, na početku godine rezervisati prve osnovne brojeve u delovodniku, odnosno u kartoteci. Kod osnovnog broja kod kog se podbrojevi upisuju na taj način preko vodoravnih linija rubrike 5 delovodnika, odnosno na odgovarajuće kartice krupnim slovima ispisuje se "Popis akata".
Popis akata je sastavni deo delovodnika, odnosno kartoteke. Ako se u vezi sa aktom zavedenim u popisu akata povede poseban postupak, takav akt treba izdvojiti iz popisa akata, zavesti ga u delovodnik, odnosno u kartoteku pod osnovnim brojem i izvršiti povezivanje. Popis akata može se voditi i za pojedine vrste predmeta u vezi sa kojima se tokom godine predviđa prijem naročito velikog broja akata.
Za koje će se vrste predmet voditi popis akata rešenjem određuje nadležni funkcioner na početku svake kalendarske godine.
Iz popisa akata na kraju godine u delovodnik se upisuje, kod osnovnog broja pod kojim je popis akata zaveden u rubriku 3, odnosno u karticu, ukupan broj akata zavedenih u toku te godine u popisu akata. Popisi akata koji su složeni po osnovnom brojevima zaključuju se na kraju godine, prilažu uz delovodnik, zajedno povezuju i arhiviraju, odnosno odlažu po klasifikacionim znacima zajedno sa rešenim predmetima.
Združivanje akata
68.
Pre dostavljanja akata u rad unutrašnjoj organizacionoj jedinici pisarnica ih mora združiti s predmetom u vezi sa kojim su primljeni.
Akta se združuju na taj način što se na osnovu podataka iz delovodnika, odnosno kartoteke utvrđuje gde se nalazi predmet.
Predmet se mora nalaziti ili u unutrašnjoj organizacionoj jedinici koja je označena u rubrici 7 prilikom upisivanja poslednjeg podbroja, ili mora biti razveden ili da se nalazi tamo gde ukazuje poslednja oznaka razvoda (rubrika 9). Međutim, ako je poslednji podbroj zaveden pod novijim datumom (rubrika 8), akt treba da se nalazi u unutrašnjoj organizacionoj jedinici označenoj u rubrici 7 prilikom zavođenja poslednjeg podbroja.
Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu u unutrašnjoj organizacionoj jedinici, pored otiska prijemnog štambilja treba staviti datum od koga se predmet nalazi u toj organizacionoj jedinici.
IV. DOSTAVLjANjE AKATA U RAD
69.
Posle zavođenja akata u delovodnik, odnosno u kartoteku, svi akti moraju biti još istog dana dostavljeni u rad nadležnim unutrašnjim organizacionim jedinicama, a najdocnije odmah na početku radnog vremena sledećeg dana.
70.
Akti se dostavljaju u rad preko interne dostavne knjige (obrazac br. 6).
Preko interne dostavne knjige dostavljaju se u rad i predmeti koji se nalaze na čuvanju u rokovniku predmeta.
Svaka unutrašnja organizaciona jedinica treba da ima jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga. Za koje će se organizacione jedinice voditi interna dostavna knjiga određuje funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom na početku svake godine.
Prijem akata potvrđuje svojim potpisom (rubrika 4) rukovodilac unutrašnje organizacione jedinice, odnosno radnik koga on za to odredi.
71.
Rukovodilac unutrašnje organizacione jedinice, odnosno određeni radnik dužan je da po prijemu pošte rasporedi akte pojedinim referentima.
Primanje akata u rad referenti potvrđuju stavljanjem datuma i potpisa u rubrike 5 i 6 interne dostavne knjige.
72.
Interna dostavna knjiga redovno se nalazi na određenom mestu u unutrašnjoj organizacionoj jedinici, a mora se staviti na raspolaganje pisarnici u vreme upisivanja nove pošte.
V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKATA
Prikupljanje podataka
73.
Ako je za rešavanje nekog predmeta potrebno prikupiti podatke, treba ih, po mogućnosti, prikupiti istovremeno i na najpogodniji način.
Podaci se od unutrašnjih organizacionih jedinica istog organa pribavljaju, po pravilu, kratkim putem (usmeno, telefonski). O tako pribavljenim podacima stavlja se beleška na sam predmet, u kojoj se navodi od kog su i kad podaci pribavljeni i potpis radnika koji ih je pribavio.
Sastavni delovi akata
74.
Ako posebnim propisima nije drukčije određeno (Zakon o opštem upravnom postupku i dr.), svaki akt saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije kojim se vrši službena prepiska sa drugim organima ili organizacijama, kao i sa fizičkim licima (službeni dopis) mora sadržavati sledeće delove: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratak sadržaj predmeta, tekst akta, otisak službenog pečata i potpis ovlašćenog službenog lica.
Pored delova iz stava 1. ove tačke, radi lakšeg i bržeg rukovanja, akt saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije treba da sadrži i sledeće podatke, ako postoje: broj telefona referenta koji je akt rešavao, vezu broja, oznaku priloga, kao i konstataciju kom je sve akt dostavljen.
75.
Zaglavlje se stavlja u gornji levi ugao akta i sadrži naziv i sedište saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije.
Ispod osnovnog broja stavlja se oznaka unutrašnje organizacione jedinice. Pored broja akta treba označiti i godinu (na primer: br. 04-3848/3-1988).
76.
Adresa primaoca akta sastoji se od punog naziva, odnosno porodičnog i rođenog imena i sedišta (prebivališta) primaoca, uz naznačenje ulice i broja (poštanskog pregratka), a, po potrebi, označiće se i odredište (zadnja pošta) i republika, odnosno autonomna pokrajina.
77.
Kratak sadržaj akta ("Predmet") upisuje se s leve strane ispod adrese primaoca, a sastavlja se na sledeći način:
1) akt koji se odnosi na fizičko lice označava se navođenjem njegovog porodičnog i rođenog imena i prebivališta, a pored toga navodi se predmet na koji se akt odnosi. Porodično ime treba ispisati krupnijim ili štampanim slovima (na primer: MARKOVIĆ Marko, Smederevo, dodela stana); akt koji se odnosi na pravno lice označava se navođenjem njegovog naziva i sedišta, a zatim se navodi predmet na koji se akt odnosi (na primer: Fabrika tkanina "Vuna", Kranj, administrativni prenos nepokretnosti). Ako se akt odnosi na više lice ili ga podnosi više lica, upisaće se samo prvo imenovano, odnosno prvo potpisano lice, uz dodatak "i dr.";
2) akt koji se ne odnosi ni na fizičko ni na pravno lice označava se navođenjem samo sadržaja predmeta o kome se u aktu raspravlja (na primer: "Kancelarijsko poslovanje, uputstvo").
78.
Ispod oznake "Predmet" stavlja se, radi lakšeg združivanja:
1) broj (oznaka) i datum primljenog akta na koji se odgovara ("Veza: vaš br. ... od ...");
2) osnovni broj delovodnika i datum ranije otpremljenog akta, naročito za reklamacije ili naknadne pošiljke ("Veza: naš br. ... od ...").
79.
Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive. zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim putnim nazivom uz naznačenje službenog lista (broj i godina) u kome su objavljeni.
80.
Službene akte potpisuje funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom, odnosno rukovodilac njihove unutrašnje organizacione jedinice ili radnik koji je za to ovlašćen. Rođeno i porodično ime radnika koji potpisuje akt ispisuje se, bez zagrade, neposredno ispod oznake njegove funkcije.
81.
Na svaki akt saveznog organa uprave ili savezne organizacije koji se otprema stavlja se, sa leve strane potpisa ovlašćenog službenog lica, otisak službenog pečata, i to tako da otisak pečata jednim delom zahvati tekst naziva i funkcije potpisnika akta.
82.
Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se njihovim ukupnim brojem (na primer: PRILOG: 3), odnosno njihovim nazivom (na primer: PRILOG: uverenje o imenovanom stanju). Ova oznaka se stavlja ispod završetka teksta, s leve strane. Prilozi akta moraju biti složeni po redu izlaganja u aktu.
83.
Na aktu se označava način njegovog otpremanja ako se akt ne otprema običnom poštom (na primer: "Preporučeno", "Avionom" i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta, odnosno ispod oznake priloga.
84.
Konstatacija kome je akt dostavljen naznačiće se na sledeći način:
1) ako se akt istog sadržaja (raspis) dostavlja raznim organima, organizacijama i dr., na samom aktu naznačiće se kome je dostavljen;
2) ako je potrebno da se sa sadržajem akta u kome je raspravljena neka stvar, na traženje jednog saveznog organa uprave ili savezne organizacije, upoznaju i drugi zainteresovani savezni organi uprave ili savezne organizacije, taj akt treba adresovati na savezni organ uprave, odnosno na saveznu organizaciju koja je pokrenula postupak za raspravljanje u odnosnoj stvari, a ispod teksta navesti sve ostale organe, odnosno organizacije radi znanja;
3) ako je jednim rešenjem raspravljeno više predmeta zavedenih u delovodnik pod posebnim osnovnim brojevima, takvo rešenje treba doneti pod poslednjim osnovnim brojem, a ispod teksta navesti sve pošiljaoce (na primer: Uprava carina - Beograd, na br. 784/1-88 i sl.). Na način naveden u stavu 1. ove tačke treba postupiti i ako se primljeni akt dostavlja na rešavanje nadležnom organu uprave ili organizaciji, pa se o tome obaveštava pošiljalac akta radi znanja.
Izrada akata
85.
Akti se izrađuju u potrebnom broju primeraka. Izuzetno, akti koji nisu od naročitog značaja ili koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom organu ili organizaciji mogu se izrađivati u produženju primljenog akta bez primeraka za arhiv (izvorno rešavanje).
Prepiska između unutrašnjih organizacionih jedinica istog saveznog organa uprave ili savezne organizacije vrši se, po pravilu, u produženju primljenog akta.
Na akt koji se izrađuje u produženju akta, desno od zaglavlja, odnosno iznad naziva unutrašnje organizacione jedinice, stavlja se reč: "Izvorno".
Ostali postupci u vezi sa obrađivanjem akata
86.
Za uverenja, potvrde i druge akte koji se izdaju u velikom broju primeraka sa istim osnovnim tekstom treba koristiti propisane obrasce. Umesto obrazaca mogu se izraditi i upotrebljavati gumeni štambilji sa odgovarajućim tekstom.
Pri sastavljanju teksta obrasca ili štambilja treba voditi računa o tome da odgovaraju važećim propisima, da sadrže same neophodan tekst i da olakšavaju i pojednostavljuju rad saveznih organa uprave i saveznih organizacija, kao i stranaka. Obrasce treba štampati (umnožavati) samo u stvarno potrebnom broju.
87.
Prilikom dostavljanja propisa, instrukcija ili drugih značajnijih akata za koje je potreban dokaz da su zaista primljeni treba priložiti dostavnicu.
Pisanje akata na pisaćoj mašini
88.
Svi akti i drugi materijali koje treba pisati na mašini predaju se službi prepisa, ako to nije izvršio sam obrađivač.
89.
Pisanje na mašini vrši se, po pravilu, na hartiji jedinstvenog (standardnog) formata. Za akte trajnije vrednosti treba upotrebljavati hartiju boljeg kvaliteta. Kratki i jednostavni akti (saopštenja, pozivi i sl.), ako njihov sadržaj nije poverljive prirode, mogu se pisati i na dopisnici.
90.
Na jednom primerku prepisanog teksta koji ostaje za arhivu, s leve strane ispod završetka teksta, daktilograf stavlja otisak daktilografskog štambilja (obrazac br. 2) i u njega upisuje datum kad je tekst primljen na prepisivanje.
Posle prepisivanja, daktilograf je dužan da na prepisanom tekstu ispravi sve greške učinjene prilikom prepisivanja, i da u otisak daktilografskog štambilja upiše datum kad je prepisivanje završeno.
Tekstove važnijih akata i drugih materijala sa njihovim prepisima sravnjuju, po pravilu, dva radnika. Posle sravnjivanja ti radnici stavljaju u odgovarajuću rubriku daktilografskog štambilja datum i svoje potpise. Ako je pisanje vršeno po diktatu, tačnost teksta overava obrađivač koji je tekst diktirao.
Pripremanje akata za potpis
91.
Na jedan primerak akta pripremljenog za potpis nadležnog funkcionera koji ostaje za arhivu potpis stavlja radnik koji je akt pripremio, a po potrebi, i drugi radnici koji su učestvovali u izradi akta. Potpisi se stavljaju, po pravilu, ispod završetka teksta, s leve strane.
Vraćanje rešenih predmeta pisarnici
92.
Svi rešeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u arhivu (arhivirati) ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.
Privremeno ustupanje predmeta nekoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici radi davanja mišljenja, podataka i sl. vrši se neposredno.
93.
Na primerak akta koji ostaje za arhivu i s leve strane ispod završetka teksta referenti stavljaju potrebna uputstva pisarnici u pogledu daljeg rada. Ta uputstva uglavnom obuhvataju: način otpremanja (preporučeno, avionom i sl.), napomenu o tome da li akt treba poslati drugoj unutrašnjoj organizacionoj jedinici ili arhivirati, staviti u rokovnik predmeta i sl.
94.
Kad je doneseno zajedničko rešenje za više posebnih predmeta, referent je dužan da u vrhu prve strane primerka koji se zadržava za arhivu, na vidnom mestu, ispiše osnovne brojeve svih zajedno rešenih predmeta (na primer: "Zajedno rešeni br. 374/1, 845/1, 963/1 i 1236/1").
95.
Ako su u pitanju predmeti upravnog postupka, referent je dužan da na drugoj unutrašnjoj strani omota akta da odgovore na postavljena pitanja, odnosno zaokruži jedan od odgovora koji se odnosi na rokove i način rešavanja predmeta.
96.
Prilikom primanja predmeta preko interne dostavne knjige, radnik pisarnice dužan je da proveri formalnu ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke upozori referenta, odnosno da mu predmet vrati na dopunu (na primer: ako adresa nije tačna ili potpuna, ako predmet nije kompletan, ako nedostaje oznaka kratkog sadržaja,veza broja, broj priloga i sl. ili ako nedostaju uputstva pisarnici za dalji rad).
97.
Po završetku postupka, referent je dužan da na svaki akt pre nego što ga vrati pisarnici, pored oznake za arhiviranje ("a/a"), stavi klasifikacioni znak, rok čuvanja iz liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (član 14. stav 2. Uredbe), datum i potpis.
VI. OTPREMANjE POŠTE
98.
Otpremanje pošte preko poštanske službe ili preko kurira je, po pravilu, kod svih saveznih organa uprave i saveznih organizacija objedinjeno u centralnoj pisarnici.
Izuzetno, unutrašnje organizacione jedinice koje vode poseban delovodnik, a uz to su prostorno odvojene, mogu same otpremati svoju poštu.
99.
Svi otpravci preuzeti u toku dana, po pravilu, otpremaju se istog dana. Otpravci primljeni posle zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiće se sutradan.
Na primerak otpravka koji se zadržava za arhivu, u otisak daktilografskog štambilja (obrazac br. 2), stavlja se datum otpreme i potpis radnika koji otprema poštu.
100.
Otpravci koji se istog dana šalju na istu adresu stavljaju se u jedan koverat. Ako se jedan od tih otpravaka šalje preporučeno, u zajednički koverat treba staviti i ostale otpravke koji bi se inače otpremili kao obične pošiljke.
Ako se na istu adresu istovremeno otpravlja veliki broj akata ili neki drugi materijali koji se mogu staviti u koverat, treba ih upakovati i otpremiti po važećim poštanskim propisima.
101.
Koverat (omot) u kome se otpremaju službeni akti treba da sadrži, u gornjem levom uglu prve strane, tačan naziv i bližu adresu pošiljaoca, kao i oznaku svih akata koji se nalaze u kovertu. Naziv primaoca pošiljke ispisuje se krupnijim i čitkim rukopisom, odnosno pisaćom mašinom. Mesto (sedište) primaoca pošiljke ispisuje se velikim štampanim slovima, a ispod toga ispisuje se njegova bliža adresa (ulica i roj ili broj poštanskog pregratka), a ako je potrebno, i oznaka republike, odnosno autonomne pokrajine i zadnje pošte. Ispred mesta (sedišta) primaoca pošiljke stavlja se poštanski broj.
102.
Dokumenti, neponištene marke i druge vrednosti, kao i tajna, poverljiva, odnosno strogo poverljiva pošta otpremaju se kao preporučeno, odnosno u zatvorenim kovertima ako se dostavljaju preko kurira.
Koverti sa tajnim, poverljivim, odnosno strogo poverljivim aktima moraju biti zapečaćeni ili obezbeđeni na drugi pogodan način.
Pečaćenje koverata vrši se na taj način što se otpravak, pre stavljanja u koverat, zaštićuje komadom čiste hartije, a zatim se na poleđini koverta - po sredini - utiskuje mesingani pečat preko rastopljenog voska. Prilikom pečaćenja koverata sa tajnom i strogo poverljivom poštom pečati se stavljaju i na sastavke, u svaki ugao poleđine koverta.
Dostavna knjiga za poštu
103.
Sva kovertirana pošta koja će se otpremiti preko poštanske službe razvrstava se u tri grupe: I - obične pošiljke, II - poštanski pregradak i III - preporučene pošiljke i tim redom upisuje se u dostavnu knjigu za poštu (obrazac br. 10). Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige koje je propisala poštanska služba, treba koristiti te knjige.
Dostavna knjiga za poštu služi kao evidencija o izvršenoj otpremi pošiljaka preko poštanske službe, kao i radi pravdanja utrošenog novca za poštanske troškove. U tu svrhu, svakog dana posle otpremanja pošte treba izvršiti sabiranje ukupno utrošenog novca za poštarinu i te iznose upisati u kontrolnik poštarine.
104.
Unutrašnje organizacione jedinice koje vode poseban delovodnik, a ne otpremaju same poštu (tačka 98. stav 2), predaju svoje otpravke, preko dostavne knjige za poštu, centralnoj pisarnici radi otpremanja. Otpravci se predaju nekovertirani, osim otpravaka tajne i poverljive prirode. U tom slučaju, u dostavnu knjigu za poštu upisuju se vodoravno preko rubrika 2, 3 i 4 samo brojevi otpravaka koji se predaju, a primanja tih otpravaka radi otpremanja potvrđuju se stavljanjem datuma i potpisa u rubrike 5 i 6 dostavne knjige za poštu.
Dostavna knjiga za poštu koristi se dok se ne ispune sve njene stranice bez obzira na godine, s tim što se zaključuje na kraju svake godine.
Kontrolnik poštarine
105.
Radi evidentiranja i pravdanja utroška poštanskih maraka, pisarnica svakog saveznog organa uprave, odnosno svake savezne organizacije vodi kontrolnik poštarine (obrazac br. 8). Ukupni iznosi utrošenog novca na ime poštanskih troškova svakodnevno se upisuju u kontrolnik poštarine. Prilikom svakog novog trebovanja novca za poštarinu kontrolnik poštarine treba zaključiti i predati ga zajedno sa dostavnom knjigom za poštu radniku odgovornom za materijalno-finansijsko poslovanje radi kontrole i odobrenja novih iznosa za poštarinu.
Kontrolnik poštarine vodi se u ukoričenoj knjizi sa unapred numerisanim stranama.
Odredba tačke 104. stav 2. ovog uputstva odnosi se i na kontrolnik poštarine.
Dostavna knjiga za mesto
106.
Svi akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim organima ili licima u istom mestu upisuju se u dostavnu knjigu za mesto (obrazac br. 9) i otpremaju se preko dostavljača (kurira).
Radi potpunije evidencije o svim otpremljenim aktima, u dostavnu knjigu za mesto treba upisati i pozive, kao i pošiljke koje će se strankama uručiti preko dostavnice. U tom slučaju, preko rubrika 6 i 7 staviće se reč: "Poziv" ili "Dostavnicom". Prijem pošiljke stranka će potvrditi samo na dostavnici.
VII. RAZVOĐENjE AKATA
107.
Posle otpremanja vrši se razvođenje akata u delovodniku, odnosno u kartoteci u smislu uputstva referenta.
Izuzetno, pre otpremanja treba razvesti sve akte po kojima je rešenje napisano u njihovom produženju.
108.
Akti se razvode na taj način što se u rubriku 8 delovodnika, odnosno u rubriku 9 delovodnika,odnosno u rubriku 6 popisa akata upisuju se oznake koje će omogućiti da se svaki akt brzo pronađe, i to:
1) "a/a" -ako je rad po predmetu potpuno završen i treba ga staviti u arhivu, stavlja se klasifikacioni znak i rok čuvanja iz liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (na primer: "a/a-0108-15 godina"). Na predmete za koje je listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja utvrđeno da predstavljaju arhivsku građu stavlja se oznaka "Arhivska građa" (na primer: "a/a- 0105 - arhivska građa");
2) "R" (rok) i datum do kog se pretpostavlja da će se po zahtevu postupiti ili kad predmet treba ponovo uzeti u rad (na primer: "R-15.DžII 1989");
3) ako se akt ustupa unutrašnjoj organizacionoj jedinici istog saveznog organa uprave ili savezne organizacije, staviće se oznaka unutrašnje organizacione jedinice kojoj se akt ustupa;
4) ako se razvodi akt koji je izvorno rešen, treba staviti oznaku "Izvorno", a ispod toga datum i tačan naziv i sedište organa kome je akt otpremljen.
Datum i oznake razvođenja upisuju se hronološkim redom u rubrike 8 i 9 delovodnika;
5) ako je u pitanju razvođenje predmeta prvostepenog ili drugostepenog upravnog postupka, na poleđini kartice, na drugoj strani omota, saglasno numeraciji referenta - obrađivača, zaokružuje se odgovarajući broj;
6) ako su u pitanju upisnici predmeta upravnog postupka, razvođenje se, saglasno oznaci referenta, na drugoj unutrašnjoj strani omota vrši upisivanje odgovora "da" u odgovarajuću kolonu. U kolone koje nisu značajne za konkretno evidentiranje stavlja se crtica.
109.
Posle razvođenja, akti koje treba staviti u rokovnik, arhivirati ili otpremiti predaju se neposredno radnicima pisarnice koji obavljaju te poslove.
110.
Posle razvođenja, akti koje treba staviti u rokovnik, odnosno arhivirati predaju se neposredno radniku pisarnice koji obavlja te poslove.
VIII. ROKOVNIK PREDMETA
111.
Predmeti za koje je određeno da se u pisarnici drže u evidenciji do određenog roka stavljaju se u rokovnik predmeta. Rokovnik predmeta sastoji se od fascikala u koje se stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekućeg meseca, složeni po brojevima delovodnika, odnosno po klasifikacionim znakovima. Za predmete sa datumima rokova iz narednih meseci uzima se poseban fascikla "Razni rokovi". Svi predmeti, bez obzira na datume rokova, moraju biti složeni u fasciklu po broju delovodnika, odnosno po klasifikacionom znaku.
Umesto fascikla, za rokovnik predmeta mogu se koristiti ormari sa pregradama.
112.
Na dan roka uzimaju se iz odgovarajućeg fascikla svi predmeti i predaju u rad unutrašnjim organizacionim jedinicama preko interne dostavne knjige. Ako dan roka pada u nedelju ili državni praznik, predmete treba predati u rad jedan dan ranije.
Ako se odgovori ili naknadni akti u vezi sa nekim predmetom koji se nalazi u rokovniku prime pre određenog roka, treba ih združiti i odmah dostaviti u rad unutrašnjoj organizacionoj jedinici.
113.
Rokovnik predmeta može se koristiti i kao podnesak za blagovremeno vršenje drugih obaveza i poslova koje savezni organ uprave ili savezna organizacije redovno vrši u unapred određenim rokovima (na primer, podnošenje redovnih izveštaja i sl.)
IDž. STAVLjANjE U ARHIVU (ARHIVIRANjE) I ČUVANjE PREDMETA
114.
Rešeni predmeti i evidencije o njima stavljaju se u arhivu i čuvaju u njoj.
Unutrašnje organizacione jedinice koje vode posebne delovodnike (član 11. stav 2. Uredbe) mogu držati svršene predmete u svojoj pisarnici najduže dve godine, a posle tog roka su dužne da ih, zajedno sa odgovarajućim delovodnicima i drugim pomoćnim knjigama, predaju na dalje čuvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice. Za držanje savršenih predmeta u posebnim pisarnicama unutrašnjih organizacionih jedinica duže od dve godine potrebno je posebno odobrenje funkcionera koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom.
Postupak pre stavljanja u arhivu
115.
Pre stavljanja u arhivu treba u svakom predmetu hronološkim redom složiti podbrojeve i priloge i tom prilikom proveriti da li je predmet završen, da li se u predmetu ne nalaze neki prilozi ili dokumenti koje bi trebalo vratiti strankama, da li uz njih nisu greškom pripojeni neki drugi predmeti ili njihovi delovi itd.
Ako su omoti obimnijih predmeta oštećeni, predmete pre stavljanja u arhivu treba staviti u nove omote.
Klasifikacioni znak
116.
Svršeni predmeti sređuju se u arhivi po klasifikacionim znakovima. Klasifikacioni znak se sastoji od oznake unutrašnje organizacione jedinice, odnosno drugog organizacionog dela ili oblika koji je predmet, odnosno akt obrađivao i oznake materije u koju predmet, odnosno akt spada po svom sadržaju.
117.
Plan klasifikacionih znakova utvrđuje na početku svake godine funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom.
Plan klasifikacionih znakova treba da bude sastavljen tako da obuhvata sve poslove iz delokruga saveznih organa uprave, odnosno saveznih organizacija. Poslovi iz delokruga pojedinih unutrašnjih organizacionih jedinica dele se prema srodnosti na grupe, a u okrviru grupa vrši se dalja raspodela na pojedine vrste poslova.
Vrste poslova iz delokruga unutrašnje organizacione jedinice obeležavaju se dvocifrenim arapskim brojevima od 01 do 99.
118.
Sa planom klasifikacionih znakova moraju biti upoznati svi referenti, kao i radnici pisarnice.
Klasifikacioni znakovi se u toku godine ne smeju menjati, ali se mogu dodavati novi ako to iziskuju promene u organizaciji ili nadležnosti saveznih organa uprave, odnosno saveznih organizacija.
Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
119.
Za svaki klasifikacioni znak treba, po pravilu, predvideti u arhivi poseban fascikl (omot, korice, kutiju) u kome će se predmeti slagati po broju delovodnika ili po početnom slovu naziva stranke.
Za unutrašnje organizacione jedinice koje posluju sa manjim brojem akata može se koristiti jedan zajednički fascikl sa posebnim omotima za svaki klasifikacioni znak. Svaki fascikl predstavlja posebnu registratursku jedinicu.
120.
Na registraturskim jedinicama upisuju se sledeći podaci: naziv saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije u čijem radu je nestalo registraturski materijal, godina nastanka materijala, klasifikacioni znak, raspon brojeva predmeta iz osnovne evidencije i broj pod kojim je registraturska jedinica upisana u popis registraturskog materijala i arhivske građe.
Pojedini obimniji predmeti mogu se držati i čuvati odvojeno, u posebnom fasciklu. Pored podataka iz stava 1. ove tačke, na fascikl treba staviti i kratak sadržaj predmeta. Na mesto na kome treba da se nalazi predmet u redovnom fasciklu, stavlja se kratka službena beleška sa naznačenjem mesta gde se predmet čuva.
121.
Svršeni predmeti, delovodnici i druge evidencije, kao i ostali dokumentarni materijal saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije moraju se čuvati u sređenom i bezbednom stanju do predaje Arhivu Jugoslavije arhivske građe ili do uništenja bezvrednog registraturskog materijala.
Rukovanje predmetima stavljenim u arhivu
123.
Predmetima stavljenim u arhivu rukuje određeni radnik pisarnice. Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim posle njegovog arhiviranja, on će se izdati bez reversa.
U svim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz revers. Revers treba da sadrži: osnovni broj predmeta, datum uzimanja, rok vraćanja i potpis radnika koji predmet uzima, uz oznaku unutrašnje organizacione jedinice u kojoj radi. Reversi se drže u posebnom fasciklu, a po vraćanju predmeta revers se poništava i predaje radniku.
Rešeni predmeti mogu se, izuzetno, zadržati u saveznom organu uprave ili saveznoj organizaciji na osnovu reversa, ali najduže do isteka naredne godine. Po isteku tog roka, u organu, odnosno organizaciji mogu se zadržati samo oni predmeti koji predstavljaju dokumentaciju od dužeg interesa za operativni rad organa, odnosno organizacija. Koji predmeti imaju duži interes za operativni rad utvrđuje funkcioner koji rukovodi saveznim organom uprave, odnosno saveznom organizacijom. Za tu vrstu predmeta izdaje se potvrda, koja se umesto predmeta predaje arhivskom depou na čuvanje.
Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim organima uprave, odnosno organizacijama samo po pisanom odobrenju nadležnog funkcionera saveznog organa uprave, odnosno savezne organizacije u čijoj se arhivi čuvaju.
Razgledanje i prepisivanje akata vrši se shodno potrebama Zakona o opštem upravnom postupku.
Izdavanje i overavanje prepisa akata, dokumenata, potvrda i sl. privatnim licima vrši se prema važećim propisima.
Popis registraturskog materijala i arhivske građe
124.
Pisarnice saveznih organa uprave i saveznih organizacija dužne su da vode popis registraturskog materijala i arhivske građe (u daljem tekstu: popis).
Registraturski materijal i arhivska građa koji su nastali u toku jedne godine popisuju se najdocnije do 31. marta naredne godine.
Popis se vrši po godinama i klasifikacionim znakovima u obrascu br. 11 na sledeći način:
U rubriku "Redni broj registraturske jedinice" upisuju se, arapskim brojevima, od 1 nadalje u kontinuitetu, registraturske jedinice: fascikle, registratori i knjige (na primer: ako je u jednoj godini bilo registraturskih jedinica od br. 1 do br. 65, numerisanje registraturskih jedinica u narednoj godini počeće od br. 66).
U rubriku "Godina nastanka" upisuje se godina, odnosno raspon godina u kome su registraturski materijal i arhivska građa nastali.
U rubriku "Klasifikacioni znak" upisuje se klasifikacioni znak iz plana klasifikacionih znakova (član 17. stav 3. Uredbe) redosledom arhiviranja registraturskog materijala i arhivske građe u registraturskoj jedinici.
U rubriku "Sadržaj registraturske jedinice" upisuje se kratak opis sadržaja registraturskog materijala i arhivske građe po redosledu klasifikacionih znakova iz rubrike 3 popisa.
U rubriku "Od broja do broja" upisuje se raspon brojeva dokumenata u registraturskoj jedinici iz osnovne evidencije akata i predmeta.
U rubriku "Smeštaj - prostorija, polica" upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten registraturski materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem.
U rubriku "Napomena" upisuju se podaci u vezi sa izlučivanjem ili primopredajom arhivske građe Arhivu Jugoslavije i dr.
Pre izrade popisa utvrđuje se redosled registraturskog materijala i arhivske građe koji se popisuju. Prvo se popisuju knjige evidencija (kao posebne registraturske jedinice), a potom registraturske jedinice prema planu klasifikacionih znakova.
Prepis popisa savezni organi uprave i savezne organizacije dostavljaju Arhivu Jugoslavije najdalje do kraja naredne godine.
Registraturski materijal i arhivska građa koji se po bilo kom osnovu nalaze kod saveznih organa uprave i saveznih organizacija takođe se upisuju u popis registraturskog materijala i arhivske građe i prepis popisa dostavlja Arhivu Jugoslavije u roku predviđenom u prethodnom stavu.
Prilikom dostavljanja prepisa popisa Arhivu Jugoslavije, savezni organi uprave i savezne organizacije na kraju popisa upisuju i podatak o ukupnoj količini registraturskog materijala i arhivske građe izraženoj u dužinskim metrima.
Sve godišnje popise registraturskog materijala i arhivske građe savezni organ uprave i savezne organizacije čuvaju po redosledu kako su nastali, kao jedinstven popis.
Dž. ZAVRŠNE ODREDBE
125.
Sa fotokopiranim ili na sličan način reprodukovanim materijalima i štampanim materijalima postupa se na isti način kao i sa pisanim arhivskim materijalima.
Mikrofilmovi, magnetofonske trake, magnetni medijumi koji se koriste u automatskoj obradi podataka i na drugi način zabeležen dokumentarni materijal čuvaju se i evidentiraju posebno.
126. Službe dokumentacije u saveznim organima uprave ili saveznim organizacijama ne mogu uzimati za dokumentaciju originale registraturskog materijala i arhivske građe iz pisarnice, odnosno arhive. Službama dokumentacije se mogu predavati samo viškovi takvih primeraka (ako ih ima) ili naknadno sačinjene kopije.
127. Obrasci koji su odštampani uz ovo uputstvo čine njegov sastavni deo.
128. Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja saveznih organa uprave i saveznih organizacija ("Službeni list SFRJ", br. 40/74).
129. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom listu SFRJ", a primenjivaće se od 1. januara 1990. godine.
-------------------
NAPOMENA REDAKCIJE:
Obrasci koji su sastavni deo ovog uputstva dati su u izdanju CODE OBRASCI.