Na osnovu člana 68. stav 3. i člana 78. Zakona o državnoj upravi ("Službeni glasnik RS", broj 20/92) i člana 21. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik Republike Srbije", broj 80/92),
Ministar pravde Republike Srbije donosi

UPUTSTVO

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 10/93, 14/93)

I. UVODNE ODREDBE

1.
Ovim uputstvom bliže se utvrđuju pravila kancelarijskog poslovanja ministarstava i posebnih organizacija, službi Narodne skupštine, predsednika Republike, Vlade, kao i organa opština, gradova, grada Beograda i autonomnih pokrajina kad vrše poverene poslove državne uprave iz okvira prava i dužnosti Republike i preduzeća i drugih organizacija kad vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: organi državne uprave).
2.
Predmeti i akti klasifikuju se po materiji u deset glavnih grupa (od 0 do 9), i to:
0
- državno uređenje, organizacija i rad državnih organa i statistika;
1
- rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;
2
- lična stanja građana, državna i javna bezbednost;
3
- privreda;
4
- finansije;
5
- zdravlje i socijalna zaštita;
6
- prosveta, nauka, kultura;
7
- sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo;
8
- vojni predmeti - narodna odbrana;
9
- predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8.
U okviru ove podele, vrši se po decimalnom sistemu dalje raščlanjavanje glavnih grupa na grupe (dvocifreni znaci) i na podgrupe (trocifreni znaci), s obzirom na srodnost i obim pojedinih delatnosti, odnosno zadataka i poslova obuhvaćenih glavnim grupama.
Jedinstvena klasifikacija predmeta po materiji sastavni je deo ovog uputstva.

II. PRIMANjE, OTVARANjE I PREGLEDANjE POŠTE

a) Neposredno primanje podnesaka

3.
Pošta (akti, paketi, novčana pisma, telegrami i dr.) prima se u prijemnoj kancelariji ili određenom mestu koje odredi funkcioner u organu državne uprave u kome se predmet rešava.
Pošta se prima u vreme utvrđeno propisom, odnosno opštim aktima o rasporedu radnog vremena. Način prijema pošte van radnog vremena utvrđuje sam organ državne uprave, prema mesnim prilikama i potrebama.
4.
U kancelariji u kojoj se primaju stranke neophodno je obezbediti tehnička i druga sredstva kojima se građanima omogućava da brže obave poslove, a naročito da saopšte usmeno predstavku, žalbu ili drugi odgovarajući podnesak. Na vidnom mestu prostorije neophodno je da budu istaknuti obrasci za pojedine vrste podnesaka sa detaljnim uputstvima o načinu njihovog sastavljanja. Prostorija mora biti posebno označena sa uputstvom za koje organe državne uprave pojedina službena lica primaju podneske i druge akte.
5.
Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije overen pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adresa primaoca, pošiljaoca i sl.), radnik određen za prijem pošte ukazaće stranki na te nedostatke i objasniće kako da se oni otklone. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se akt primi radnik će ga primiti, s tim što će na njemu sačiniti službenu zabelešku o upozorenju.
Ako organ državne uprave kome se predaje akt nije nadležan za njegov prijem, stranku treba upozoriti na to i uputiti je nadležnom organu državne uprave. Ako stranka i pored upozorenja zahteva da se njen akt primi, postupiće se na način iz prethodnog stava.
6.
Na zahtev stranke koja lično predaje akt izdaje se potvrda o prijemu. Potvrda se izdaje na otisku prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje, broj pod kojim je evidentiran akt, eventualni prilozi i vrednost takse. Potvrdu potpisuje radnik koji je akt primio.
7.
Za podneske po kojima se rešava u upravnom postupku koji su neposredno predati organu državne uprave nadležnom za prijem podneska ili su mu usmeno saopšteni na zapisnik obavezno se izdaje potvrda o prijemu podneska (obrazac br. 1.) na osnovu člana 12. Uredbe o kancelarijskom poslovanju (u daljem tekstu: Uredba).
8.
Prijem pošto od drugog organa državne uprave koja se dostavlja preko dostavljača (kurira) potvrđuje se stavljanjem datuma i čitkog potpisa ovlašćenog lica u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se i pečat organa državne uprave koji poštu prima, osim u dostavnoj knjizi.
Pored podataka iz prethodnog stava ubeležava se još i vreme prijema (čas i minut) u svim slučajevima kad je to propisom predviđeno. Ovaj podatak treba pribeležiti na primljenom aktu, odnosno na kovertu, ako radnik koji prima poštu nije ovlašćen da otvara koverat.

b) Prijem pošte preko poštanske službe

9.
Prijem pošte preko poštanske službe i podizanje pošte iz poštanskog pregratka vrši se po propisima poštanske službe.
Prilikom prijema, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka, radnik pisarnice ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost ili je u pitanju preporučena pošiljka a utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju radnik pisarnice mora zahtevati od odgovornog radnika pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrdi i da preda pošti podnesak u vezi sa naknadom štete, a posle toga će preuzeti pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu.

v) Otvaranje i pregledanje pošte

10.
Prispele pošiljke koje su adresirane na druge organe, organizacije ili lica pisarnica ne otvara već ih na najpogodniji način šalje adresatu ili vraća pošti.
11.
Običnu ili preporučenu poštu, primljenu u zatvorenim kovertima, otvara ovlašćeni radnik pisarnice.
Pošiljke na kojima je označeno da predstavljaju državnu, vojnu ili službenu tajnu otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, ili radnik koji bude za to ovlašćen. Ovu poštu pisarnica uručuje licu koje je ovlašćeno za njeno otvaranje preko knjige primljene pošte, za mesto - neotvorenu.
Novčana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara ovlašćeni radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili ovlašćeni radnik pisarnice.
Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom za radove i slično ne otvaraju se, već se samo na kovertu stavlja datum, čas i minut prijema. Ove pošiljke otvara određena komisija, ako nije drukčije propisano.
Odgovorni radnik organa državne uprave dužan je da prethodno upozori pisarnicu na pošiljku koje se u smislu prethodnog stava očekuju i koje se ne smeju otvarati.
Pošta primljena za određeno lice zaposleno u organu državne uprave uručuje se neotvorena adresatu preko knjige primljene pošte na ličnost. Ako pošiljka ove vrste predstavlja službeni akt upućen organu državne uprave, primalac je dužan da najdalje u roku od 24 časa po prijemu akt vrati pisarnici radi evidentiranja.
U organu državne uprave gde postoji služba dežurstva, hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena otvara dežurni radnik, a ako su u pitanju akti koji predstavljaju državnu, vojnu ili službenu tajnu, radnik će otvoriti samo ako za to ima posebno ovlašćenje.
12.
Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina, da se prilozi raznih akata ne pomešaju i sl. Naročito proveriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiće se to službenom zabeleškom uz koju će se koverat priložiti. U ovakvim slučajevima pisarnica je dužna, ako je to moguće, da o tome obavesti pošiljaoca.
Uz primljeni akt prilaže se i koverat, pogotovu kad datum predaje pošti može biti važan za računanje rokova (rok za žalbu, rok za učešće na konkursu itd.) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mesto odakle je poslat ili se ne može utvrditi ime podnosioca, a ovi su podaci označeni na koverti.
Ako je u jednom kovertu prispelo više akata uz koje bi trebalo koverat priložiti, koverat će se priložiti samo uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati broj pod kojim je evidentiran akt uz koji je priložen koverat, zatim datum predaje pošti, ako su prispeli preporučenom poštom, kao i drugi podaci koji su označeni na kovertu.
13.
Ako su koverti preporuka ili omoti pakete i drugih pošiljki primljeni oštećeni a postoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranja treba o tome sačiniti, u prisustvu još dva radnika, zapisnik u kome će se konstatovati vrsta i obim oštećenja i da li što nedostaje u prispeloj pošiljci. Ovom zapisniku prilaže se zapisnik iz tačke 9. stav 2. ovog Uputstva.
: