Na osnovu člana 7. Uredbe o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", broj 40/10),
Ministar za državnu upravu i lokalnu samoupravu donosi
UPUTSTVO
O ELEKTRONSKOM KANCELARIJSKOM POSLOVANjU
(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 102 od 30. decembra 2010)
Član 1.
Ovim uputstvom uređuju se uslovi koje moraju da ispunjavaju informacioni sistem i elektronska dokumenta sa kojima se postupa u informacionom sistemu.
Značenje pojedinih izraza
Član 2.
Pojedini izrazi upotrebljeni u ovom uputstvu imaju sledeće značenje:
1) korisnik informacionog sistema je svako lice koje vrši uvid, preuzimanje, unos ili izmenu podataka u informacionom sistemu, odnosno putem informacionog sistema vrši radnje koje obuhvata kancelarijsko poslovanje;
2) elektronski spisak akata u predmetu je spisak akata u predmetu u okviru omota spisa koji se u informacionom sistemu vodi u elektronskom obliku;
3) datoteka je skup podataka u elektronskoj formi koja u računarskim operativnim sistemima predstavlja osnovnu jedinicu u organizaciji podataka na uređajima za skladištenje podataka;
4) format datoteke je unutrašnja forma prikaza elektronskog dokumenta koji je zapisan u okviru datoteke.
Primena odredaba o vođenju evidencija putem automatske obrade podataka
Član 3.
Na vođenje evidencija u informacionom sistemu primenjuju se odredbe Uputstva o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", br. 10/93 i 14/93) koje se odnose na vođenje evidencija putem automatske obrade podataka, osim ukoliko ovim uputstvom nije drugačije uređeno.
Dostupnost informacionog sistema obrađivačima
Član 4.
Informacioni sistem mora pružiti takve tehničke mogućnosti da svako lice kome je predmet dat u rad može korišćenjem odgovarajuće računarske opreme pristupiti elektronskim dokumentima iz predmeta, pridružiti predmetu akt koji je izrađen ili lično primljen u elektronskom obliku i vršiti druge radnje nad predmetom koje obuhvata kancelarijsko poslovanje, a koje je potrebno obaviti prilikom rada na predmetu.
Identitet i ovlašćenja korisnika
Član 5.
Informacioni sistem vrši proveru identiteta korisnika na bazi lozinke ili elektronskog sertifikata.
Rukovodilac organa u kome se obrađuju predmeti ovlašćuje jedno ili više lica da u ime tog organa u informacioni sistem unosi podatke o ovlašćenjima korisnika, na osnovu čega informacioni sistem korisniku može tehnički ograničiti pristup određenim podacima, odnosno funkcionalnostima.
Akta u predmetu
Član 6.
Za svaki akt u elektronskom spisku akata u predmetu, u slučaju kada se sadržaj akta čuva u elektronskom obliku u informacionom sistemu, u elektronskom spisku akata u predmetu upisana je i lista datoteka koje čine sadržaj akta u elektronskom obliku.
Prilikom štampanja omota spisa, kod onih akata na spisku akata čiji se sadržaj čuva u elektronskom obliku u informacionom sistemu, štampaju se i odgovarajući nazivi datoteka.
Kada se akt čiji se sadržaj čuva u elektronskom obliku u informacionom sistemu ekspeduje elektronskom poštom, sadržaj akta se priključuje poruci elektronske pošte u obliku ZIP paketa (PKNjARE ZIP format - "ZIP File Format Specification"), pri čemu nazivi datoteka u ZIP paketu dobijaju prefiks od tri cifre iza kojih se nalazi crtica, tako da te tri cifre predstavljaju redni broj datoteke na listi.
Sadržaj akta koji se nalazi na elektronskom spisku akata u predmetu ne može se izmeniti, kao ni sadržaj zapisa u spisku akata.
Ukoliko se akt isključuje sa elektronskog spiska akata u predmetu ili se zamenjuje drugim sadržajem, isključen, odnosno zamenjen sadržaj akta nastavlja da se čuva u informacionom sistemu i dostupan je prilikom pregleda sadržaja predmeta putem informacionog sistema.
Ukoliko informacioni sistem omogućava čuvanje radnih elektronskih dokumenata koja nisu uvrštena u elektronski spisak akata u predmetu, takva elektronska dokumenta ne smatraju se delom spisa predmeta.
Elektronsko potpisivanje
Član 7.
Prilikom kvalifikovanog elektronskog potpisivanja,