Na osnovu člana 13. stav 4. Zakona o arhivskoj građi federacije ("Službeni list SFRJ", br. 11/86), direktor Arhiva Jugoslavije donosi

UPUTSTVO

O ČUVANjU REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE SAVEZNIH ORGANA UPRAVE I SAVEZNIH ORGANIZACIJA I O INFORMISANjU ARHIVA JUGOSLAVIJE O ARHIVSKOJ GRAĐI

(Objavljeno u "Sl. listu SFRJ", br. 57/87)

I. OSNOVNE ODREDBE

1.
Ovim uputstvom propisuje se način obavljanja poslova saveznih organa uprave i saveznih organizacija u pogledu čuvanja registraturskog materijala u sređenom i bezbednom stanju, čuvanja arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja do predaje Arhivu Jugoslavije, kao i davanja podataka i informacija Arhivu Jugoslavije radi informisanja o arhivskoj građi, na osnovu člana 13. stav 2. tač. 3, 6. i 7. Zakona o arhivskoj građi federacije.
Poslove iz stava 1. ove tačke dužne su da obavljaju i stručne službe kojima je povereno obavljanje poslova zaštite registraturskog materijala i arhivske građe saveznih organa i saveznih organizacija.
2.
Pod arhivskom građom i registraturskim materijalom, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se dokumentarni materijal koji je definisan u čl. 4. i 5. Zakona o arhivskoj građi federacije.
3.
Savezni organi uprave i savezne organizacije, u pogledu čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe u sređenom i bezbednom stanju i čuvanja arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja do predaje Arhivu Jugoslavije, primenjuju, pored mera predviđenih ovim uputstvom, i mere zaštite predviđene drugim propisima i opštim aktima iz oblasti kancelarijskog poslovanja, opštenarodne odbrane i društvene samozaštite, protivpožarne zaštite i dr.
4.
Na fotografisani, filmovani, fonografisani, čitljivo mašinom ili na drugi način zabeležen dokumentarni materijal primenjuju se, pored mera i postupaka čuvanja propisanih ovim uputstvom, i mere i postupci koji odgovaraju određenim nosiocima zapisa u skladu sa utvrđenim standardima ili uslovima koje propisuju proizvođači.

II. ČUVANjE REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE U SREĐENOM I BEZBEDNOM STANjU

5.
Savezni organi uprave i savezne organizacije dužni su da čuvaju registraturski materijal i arhivsku građu u sređenom i bezbednom stanju.
Pod sređenim stanjem, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se poredak registraturskog materijala, odnosno arhivske građe koji je predviđen propisima o kancelarijskom poslovanju saveznih organa uprave i saveznih organizacija, odnosno propisima o organizaciji rada i pravilima postupanja sa pojedinim vrstama i oblicima registraturskog materijala.
Pod bezbednosnim stanjem registraturskog materijala i arhivske građe, u smislu ovog uputstva, podrazumeva se čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe od oštećenja, nestajanja i uništenja.
6.
Savezni organi uprave i savezne organizacije preduzimaju mere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe radi njihove bezbednosti.
Mere zaštite obuhvataju: obezbeđenje prostorija za smeštaj i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe (u daljem tekstu: arhivske prostorije); obezbeđenje opreme; održavanje pogodnih klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova; smeštaj registraturskog materijala i arhivske građe; kontrolu stanja registraturskog materijala i arhivske građe i preduzimanje odgovarajućih mera.
7.
Pod arhivskim prostorijama, u smislu ovog uputstva, podrazumevaju se arhiva pisarnice i arhiva depo.
Arhiva pisarnice je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti najduže do isteka naredne godine od godine kad su akt i predmet rešeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju rešeni akti i predmeti posle isteka roka koji je utvrđen u stavu 2. ove tačke.
Arhivske prostorije ne smeju da budu u neposrednoj blizini prostorija u kojima su smešteni pogonski delovi instalacija: kotlarnice, trafostanice, pumpne stanice, veliki mokri čvorovi i sl.
Instalacije u arhivskim prostorijama (električni vodovi, vodovodne i kanalizacione cevi, cevi centralnog grejanja, uređaji za zaštitu od požara i sl.) redovno se kontrolišu i održavaju prema postojećim standardima.
8.
Pod opremom, u smislu ovog uputstva, podrazumevaju se: fascikle, registratori, kutije i knjige (u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja); stelaže, ormani i kase; higrometri, termometri, protivpožarni aparati sa suvim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uslovi za smeštaj i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe predviđeni ovim uputstvom.
Registraturske jedinice čuvanja moraju odgovarati formatu dokumenata.
Stelaže, ormani i kase su od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru ili zaštićenog premazima protiv vatre.
9.
: