Na osnovu člana 60. stav 3. i člana 62. stav 1. Zakona o kulturnim dobrima ("Službeni glasnik SRS", br. 71/94),
Ministar kulture donosi
PRAVILNIK
O REGISTRIMA ARHIVSKE GRAĐE
(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 24/97)
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se podaci koji se o arhivskoj građi upisuju u registar, način na koji se vodi registar i centralni registar arhivske građe, dokumentacija o arhivskoj građi koja se obrazuje i čuva uz registar, način na koji se arhivska građa upisuje u registre, kao i izgled, sadržina i način stavljanja oznaka na arhivsku građu da je pod posebnom zaštitom.
Član 2.
Registar arhivske građe, u skladu sa zakonom, vodi arhiv koji vrši delatnost zaštite arhivske građe na teritoriji na kojoj se čuva arhivska građa koja se upisuje u registar.
Arhiv Srbije u Beogradu, u skladu sa zakonom, vodi centralni registar arhivske građe.
Član 3.
Registar arhivske građe (u daljem tekstu: registar) vodi se u obliku knjige.
Knjiga registra obrazuje se tako što se podaci o arhivskoj građi upisuju u obrazaca R-1 veličine30 x 40cm, a ovi obrasci se, označeni rednim brojem od 1. do 250. povezuju u knjigu s tvrdim koricama.
Na naslovnoj strani knjige registra unosi se naziv registra, broj knjige registra, naziv i sedište arhiva koji vodi registar.
Podaci o arhivskoj građi upisuju se u registar pisaćom mašinom, a mogu se i kompjuterski obrađivati.
Arhivska građa upisuje se u registar po rednim brojevima.
Ako se arhivska građa čuva van arhiva, u registru se upisuje mesto gde se nalazi, ime i adresa sopstvenika, odnosno pravnog lica koje koristi i upravlja arhivskom građom, i pravni osnov po kome drži arhivsku građu.
Direktor arhiva svojim potpisom i pečatom arhiva overava obrazovanje registra.
Član 4.
Ako se u registar upišu pogrešni podaci, ovlašćeno lice koje vodi registar precrtaće ih tako da ostanu jasni, a zatim će iznad linije upisati tačne podatke i to overiti svojim potpisom i pečatom arhiva.
Brisanje arhivske građe iz registra vrši se na taj način što se crvenim mastilom dijagonalno precrtaju svi podaci o arhivskoj građi, a ovlašćeno lice u rubrici "napomena" upisuje na osnovu kog akta i kada je izvršeno brisanje, i to overava svojim potpisom i pečatom arhiva.
Obaveštenje o brisanju dostavlja se Arhivu Srbije u Beogradu.
Član 5.
Centralni registar vodi se na obrascu R-1c veličine30 x 40cm, na osnovu podataka koje arhiv koji vodi registar arhivske građe dostavlja Arhivu Srbije u Beogradu u roku od 15 dana od dana upisa arhivske građe u registar.
Obrazac R-1c popunjava se pisaćom mašinom, a može se i kompjuterski obrađivati.
Arhiv Srbije u Beogradu upisuje tekući broj lista centralnog registra i odlaže ga u odgovarajuću kutiju.
Po obradi podataka iz obrasca R-1c i upisu arhivske građe u centralni registar, Arhiv Srbije u Beogradu obaveštava arhiv koji vodi registar arhivske građe o broju pod kojim je izvršen upis arhivske građe u centralni registar, a u roku od 15 dana od dana prijema podataka.
Član 6.
Uz registar se obrazuje i čuva sledeća dokumentacija:
1) opšti inventar, koji se vodi na obrascu O-1 veličine30 x 40cm;
2) knjiga prijema arhivske građe (ulazni inventar), koja se vodi na obrascu O-2 veličine30 x 40cm;
3) sumarni inventar, koji se vodi na obrascu O-3 veličine30 x 40cm;
4) inventar mikrofilmoteke, koji se vodi na obrascu O-4 veličine30 x 40cm;
5) dosije fondova, koji se vodi na obrascu O-5 veličine21x31cm.
Član 7.
Registar, centralni registar i dokumentacija koja sve vodi uz registar, mikrofilmuje se, a može se i kompjuterski obrađivati.
Član 8.
Obrasci R-1, R-1c, O-1, O-2, O-3, O-4, O-5 odštampani su uz ovaj pravilnik i čine njegov sastavni deo.
Član 9.
Na omotu jedinice arhivske građe upisane u registar i centralni registar stavlja se nalepnica svetlo crvene boje veličine5 x 3cm na kojoj su odštampane reči: "Ova arhivska građa je pod posebnom zaštitom".
Član 10.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srbije".
Prilog - Obrazac R-1
Obrazac R-1
(30x40)
Naziv Arhiva: .......................... Broj lista: ............
-----------------------------------------------------------------
Redni Podaci o jedinici koja se upisuje u registar
broj (fond, zbirka, dokument, knjiga, karta)
-----------------------------------------------------------------
Naziv: ..............................................
Granične godine: ............
Datum upisa u Datum upisa u
registar: ............. Centralni registar: ........
Osnov za upis: ............. Broj upisa u
Centralni registar: ........
Potpis i pečat: ..............................................
Napomena: ..............................................
-----------------------------------------------------------------
Prilog - Obrazac R-1c
Obrazac R-1c
(30 x 40)
Naziv Arhiva: ................................ Broj lista:.........
Redni Podaci o jedinici koja se upisuje u Centralni registar
broj (fond, zbirka, dokument, knjiga, karta)
-------------------------------------------------------------------
Naziv: ................................................
Granične godine: ...........
Datum upisa u Datum upisa u
registar: ............ registar: .............
Osnov za upis: ............ Broj upisa u
registar: .............
Potpis i pečat: ................................................
Napomena: ................................................
-------------------------------------------------------------------
Prilog - Obrazac O-1
Obrazac O-1
(30x40)
strana 1
Jedinstveni Inv. broj ...............
Arh. fond, zbirka (naziv i raspon godina) -------------------------
-------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------
Organizacione jedinice ili serije ---------------------------------
-------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------
: