Na osnovu člana 40. stav 2. Odluke o pokrajinskoj upravi ("Službeni list APV broj 10/92, 11/92 i 2/95) i člana 55. Poslovnika Izvršnog veća AP Vojvodine (Službeni list APV broj 4/97 i 3/98) Izvršno veće AP Vojvodine na sednici održanoj 13.09.2001. godine donelo je

ODLUKU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU

(Objavljena u "Sl. listu APV", br. 9 od 25. septembra 2001)

Član 1.

Ovom Odlukom uređuje se kancelarijsko poslovanje pokrajinskih organa, organizacija i službi (u daljem tekstu: organa pokrajinske uprave) u vršenju poslova kojima se ostvaruju prava i dužnosti Pokrajine.
Ova Odluka primenjuje se i na organe opština i gradova kada vrše poverene poslove iz okvira prava i dužnosti Pokrajine.

Član 2.

Kancelarijskim poslovanjem u smislu ove Odluke smatra se: prijem, razvrstavanje, evidentiranje, dostavljanje u rad i praćenje ažurnosti rada organa, otpremanje, arhiviranje i čuvanje arhiviranih predmeta, izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala i predaju arhivske građe nadležnom arhivu, u radu organa pokrajinske uprave i drugih organa i organizacija kada rešavaju o pravima, obavezama i pravnim interesima stranaka u oblastima ostvarivanja prava i dužnosti Pokrajine.

Član 3.

Pojmovi utvrđeni Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave ("Službeni glasnik RS", broj 80/92) imaju isto značenje i u ovoj Odluci.

Član 4.

Podnesci se primaju predajom od stranaka neposredno ili na zapisnik, prijemom preko poštanske službe i preko dostavljača.
Za podneske koji su neposredno predati izdaje se potvrda o predaji podneska, prijem pošte preko poštanske službe vrši se po propisima poštanske službe, a prijem pošte koja se dostavlja preko dostavljača potvrđuje se stavljanjem datuma, čitkog potpisa i pečata ovlašćenog lica na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima odnosno stavljanjem datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi.

Član 5.

Osnovna evidencija o predmetima i aktima u organima pokrajinske uprave može se voditi putem kartoteka, skraćenog delovodnika ili putem automatske obrade podataka.
Osnovna evidencija o predmetima i aktima obavezno sadrži: klasifikacioni znak iz jedinstvene klasifikacije predmeta i akata po materiji; osnovne podatke o pošiljaocu i primaocu; podatke iz kojih se može utvrditi gde se predmet odnosno akt nalazi, do arhiviranja.

Član 6.

Razvrstavanje primljenih predmeta i akata vrši se po klasifikacionim znacima, po sadržini materije koja se u predmetu obrađuje i po organima pokrajinske uprave.
Po sadržini materije predmeti se razvrstavaju u deset glavnih grupa, i to:
0 - ustavno uređenje, organizacija i rad organa i statistika;
1 - rad i radni odnosi i socijalno osiguranje;
2 - lična stanja građana, unutrašnja uprava;
3 - privreda;
4 - finansije;
5 - zdravlje i socijalna zaštita;
6 - prosveta, nauka, kultura;
7 - pravobranilaštvo i pravosuđe;
8 - odbrana;
9 - predmeti koji ne spadaju u grupe od 0 do 8
U okviru ove podele na glavne grupe vrši se dalje