ZAKON

O ARHIVSKOM GRADIVU I ARHIVIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 105 od 09 oktobra 1997, 64/00, 65/09)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Zakonom uređuju: zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva.

Članak 2.

Arhivsko je gradivo od interesa za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.
Arhivsko i registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili evidentirano.
Na zaštitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih dobara.

Članak 3.

Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.
Zapisi ili dokumenti poglavito su spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.
Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnoga gradiva.
Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe.
Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, te se glede njegove zaštite primjenjuju odredbe ovoga Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo.
Imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova.
Stvarateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje.
Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskoga gradiva koje mogu biti javne i privatne.
Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom arhivu.
Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo.

Članak 4.

Arhivsko gradivo nastalo djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe čini cjelinu (arhivski fond) i u načelu se ne može dijeliti.
Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja, prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja, zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnoga državnog arhiva.
Tijelo ili osoba koja donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturnoga gradiva dužna je utvrditi imatelja za svaki dio ovako podijeljenoga ili spojenoga gradiva.
U slučaju sumnje je li neko gradivo arhivsko, muzejsko ili knjižnično, odlučuje ministar kulture.

II. JAVNO ARHIVSKO I REGISTRATURNO GRADIVO

Članak 5.

Javnim arhivskim ili registraturnim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti (dalje: stvaratelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva).
Stvaratelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su o svom osnivanju, te o promjeni statusa i ustrojstva izvijestiti nadležni državni arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.
Nadležni državni arhiv utvrđuje popis stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva na području svoga djelovanja.

Članak 6.

Javno arhivsko i registraturno gradivo je neotuđivo.

1. Obveze stvaratelja i imatelja

Članak 7.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu,
- dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim,
- pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnoga gradiva,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva,
- pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.
Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnoga gradiva dužni su, i nakon što je arhivsko gradivo odabrano, osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja.

Članak 8.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva obvezni su osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva.
Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a po potrebi i djelatnika u pismohrani.
Djelatnici u pismohrani moraju imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohranama.
Ministar kulture donosi na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva i Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama.

Članak 9.

Ako imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva čuva gradivo nemarno ili nestručno, te postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, nadležni će mu državni arhiv rješenjem naložiti da u ostavljenom roku provede mjere njegova sređivanja, popisivanja ili tvarne zaštite.
Ako istekom ostavljenoga roka imatelj ne provede naložene mjere, to će rješenje izvršiti nadležni državni arhiv na trošak imatelja.
Protiv rješenja iz stavka 1. ovoga članka, žalba se podnosi Ministarstvu kulture. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.

Članak 10.

Tijelo koje donese odluku o prestanku rada stvaratelja, odnosno imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva, dužno je odrediti novu pravnu osobu kao imatelja toga gradiva ili donijeti odluku o predaji gradiva nadležnom arhivu.
Tijelo, iz stavka 1. ovoga članka, dužno je obavijestiti nadležni državni arhiv o novom smještaju gradiva.

2. Odabiranje

Članak 11.

Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnog gradiva redovito, po isteku roka za čuvanje određene vrste gradiva, odabiru iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva.
Odabiranje se obavlja prema popisima što ih utvrđuju nadležni arhiv i imatelj.

Članak 12.

Postupak odabiranja arhivskoga gradiva, kao i potanji propisi o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi popisa gradiva s rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku odabiranja, utvrđuju se posebnim pravilnikom što ga donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 13.

Stvaratelji i imatelji dužni su, nakon odabiranja, uništiti neodabrano (izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja. Pri uništavanju moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak građana.

3. Predaja arhivskoga gradiva arhivu

Članak 14.

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.
Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji, odnosno imatelji, dužni su obaviti odabiranje i sređivanje gradiva.
Gradivo se može predati nadležnom arhivu i prije isteka roka iz stavka 1. ovoga članka, ako se o tome sporazume imatelj i nadležni arhiv, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
Ako je gradivo i nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka potrebno u redovitom poslovanju, stvaratelj će, odnosno imatelj, i nadležni arhiv, utvrditi popis takvoga gradiva i odrediti rok u kojem će se ono predati arhivu.
Obveza predaje odnosi se i na gradivo koje sadrži osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvrđen stupanj tajnosti određen zakonom ili općim propisima o čuvanju tajnosti. Prigodom predaje arhivu, takvo se gradivo obvezno posebno označuje u popisu i navodi se rok dostupnosti javnosti.

Članak 15.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su ga predati nadležnom arhivu u izvorniku, sređeno, označeno, popisano, u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno, u skladu s Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima.
Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskog državnog