Na temelju članka 7. Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru ("Narodne novine", broj 34/2011), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 5. svibnja 2011. godine donijela

UREDBU

O SADRŽAJU, NAČINU PRIKUPLjANjA I OBRADE, TE MJERAMA ZAŠTITE PODATAKA U REGISTRU ZAPOSLENIH U JAVNOM SEKTORU

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 55 od 18 maja 2011)

Predmet Uredbe

Članak 1.

Ovom Uredbom utvrđuje se sadržaj podataka u Registru zaposlenih u javnom sektoru i zbirke isprava o zaposlenima (osobni dosje), način njihovoga prikupljanja i obrade, pravo pristupa podacima, čuvanje podataka i mjere za zaštitu podataka.

Rodna neutralnost izraza

Članak 2.

Riječi i pojmovi koji imaju rodno značenje korišteni u ovoj Uredbi odnose se jednako na muški i ženski rod, bez obzira jesu li korišteni u muškom ili ženskom rodu.

Članak 3.

(1) Registar zaposlenih u javnom sektoru (u daljnjem tekstu: Registar) je skup podataka o zaposlenima u javnom sektoru koji se vodi u elektroničkom obliku.
(2) Zbirka isprava o zaposlenima (u daljnjem tekstu: Osobni dosje) je skup isprava na temelju kojih se unose podaci u Registar.

Sadržaj podataka u Registru

Članak 4.

(1) Registar sadrži sljedeće vrste podataka:
1. podatke o državnom tijelu ili javnoj službi,
2. podatke o unutarnjem ustrojstvu državnog tijela ili javne službe,
3. podatke o radnim mjestima,
4. podatke o zaposlenima,
5. podatke potrebne za obračun plaća.
(2) Sadržaj podataka iz stavka 1. ovoga članka utvrđuje se u Prilogu 1., koji je sastavni dio ove Uredbe.

Prikupljanje i unos podataka

Članak 5.

(1) Podatke unose i održavaju u Registru državna tijela i javne službe, sukladno ovlastima utvrđenima odredbom članka 4. stavaka 1. do 3. Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru i odredbama zakona koji uređuju područje informacijske sigurnosti.
(2) Prvi unos podataka o zaposlenom obavlja se najkasnije u roku osam dana od dana početka rada zaposlenog.
(3) Sve promjene podataka o zaposlenom ovlaštena osoba državnog tijela odnosno javne službe dužna je unijeti u Registar odmah čim sazna za promjene ili čim primi dokumentaciju iz koje su promjene vidljive.
(4) Unos podataka provodi se na temelju isprava o zaposlenom ili izjave zaposlenog ako se unos ne može provesti na temelju isprava.
(5) Za sve podatke koji se u Registar unose na temelju odgovarajućih akata nadležnih tijela, unosi se i naziv donositelja akta, brojčana oznaka i datum donošenja akta.
(6) O svim usmenim izjavama na temelju kojih se unosi neki podatak u Registar sastavlja se zapisnik, sukladno odredbama zakona kojim se uređuje opći upravni postupak.

Osobni dosje

Članak 6.

(1) Izvornici isprava i zapisnici iz članka 5. stavaka 4. i 6. ove Uredbe odlažu se u Osobni dosje zaposlenog.
(2) Ukoliko se unos temelji na ispravi koja se ne ulaže u Osobni dosje (npr. zdravstvena knjižica člana obitelji, izjava o promjeni adrese i sl.), u Osobni dosje ulaže se preslika isprave.
(3) Osobni dosje za svakog zaposlenog vodi se pri državnom tijelu, odnosno javnoj službi koja obavlja unos podataka.

Pravo pristupa podacima

Članak 7.

(1) Unos i promjene podataka u Registru obavlja ovlaštena osoba državnog tijela, odnosno javne službe.
(2) Svako državno tijelo i javna služba imenovat će jednu ili više osoba ovlaštenih za pristup i rad na informacijskom sustavu Registra, te utvrditi njihova prava za pristup i rad na sustavu.
(3) Pravo unosa i promjena podataka u Registru, kao i pravo pristupa podacima radi izrade i kreiranja izvješća, imaju osobe koje imaju odgovarajuće odobrenje za unos i promjene podatka, odnosno odobrenje za pristup podacima, te uvjerenje o obavljenoj sigurnosnoj provjeri (certifikat), ukoliko se radi o klasificiranim podacima.
(4) Pristup podacima iz stavka 1. ovoga članka ostvaruje se korištenjem kartice s digitalnim certifikatom (SMART kartica), izdanom od izvršitelja obrade podataka na temelju odobrenja za pristup.
(5) Pravo pristupa podacima u Registru zaposleni i druge osobe ostvaruju sukladno odredbama Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru, zakona koji uređuju područje informacijske sigurnosti, zaštite osobnih podataka i tajnosti podataka, te drugih propisa.

Korištenje i obrada podataka

Članak 8.

(1) Državna tijela i javne službe iz članka 8. stavka 1. Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru koriste podatke u Registru za izradu izvješća na razini toga državnog tijela, odnosno javne službe.
(2) Središnja tijela državne uprave iz članka 8. stavaka 2. i 3. Zakona o Registru zaposlenih u javnom sektoru koriste podatke iz Registra isključivo za obavljanje poslova iz svoga djelokruga, te pregledavanje i izradu izvješća, bez mogućnosti unosa i promjena podataka.

Čuvanje podataka

Članak 9.

(1) Podaci sadržani u Registru čuvaju se trajno.
(2) Iznimno od stavka 1. ovoga članka, danom prestanka državne službe, odnosno radnog odnosa zaposlenog u državnom tijelu ili javnoj službi, iz Registra se brišu osobni podaci zaposlenog: ime i prezime, OIB, JMBG, te ostali podaci koji ukazuju na mogućnost identifikacije zaposlenog nakon prestanka službe odnosno radnog odnosa.
(3) Ako zaposlenom prestaje služba, odnosno radni odnos u državnom tijelu ili javnoj službi zbog odlaska u mirovinu, smrti ili zapošljavanja kod poslodavca na čije zaposlenike se ne odnose odredbe propisa o zaposlenima u javnom sektoru, ili mu služba, odnosno radni odnos miruje, Osobni dosje se pohranjuje u tom državnom tijelu.
(4) Ako se zaposleni zapošljava u državnom tijelu ili javnoj službi, a prethodno je već bio zaposlen u državnom tijelu, odnosno javnoj službi, ovlaštena osoba državnoga tijela, odnosno javne službe pisanim putem zatražit će dostavu Osobnog dosjea od državnoga tijela, odnosno javne službe u kojoj je bio zaposlen i odobrenje pristupa podacima u Registru koji se odnose na toga zaposlenoga.
(5) Iznimno od stavka 4. ovoga članka, neće se dostaviti podaci iz Osobnog dosjea, odnosno odobriti pristup podacima u Registru za koje je utvrđen stupanj tajnosti sukladno posebnim propisima.
(6) Odobrenje iz stavka 4. ovoga članka izdaje čelnik državnog tijela ili javne službe u kojem je zaposlenom prestala služba, odnosno radni odnos, a pristup podacima omogućava izvršitelj obrade podataka na zahtjev čelnika državnog tijela ili javne službe u kojoj se zaposleni zapošljava.
(7) Isprave i podaci sadržani u Osobnim dosjeima čuvaju se 60 godina od zasnivanja dosjea, odnosno 20 godina od zadnje izmjene u dosjeu ili Registru, ukoliko na temelju propisa koji uređuju čuvanje arhivskoga gradiva nije određen dulji rok čuvanja.

Zaštita podataka

Članak 10.

(1) Na mjere, sredstva i uvjete osiguranja, pohranjivanja i zaštite podataka u Registru i Osobnom dosjeu primjenjuju se propisi kojima se uređuje zaštita osobnih podataka, tajnost podataka i informacijska sigurnost.
: