Na temelju članka 11. stavka 2. alineja 5. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske ("Narodne novine", br. 44/06. i 19/07.), a u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", br. 105/97. i 64/00.), Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj dana 22. veljače 2011. donijelo je

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA NASTALOG U RADU DRŽAVNOG IZBORNOG POVJERENSTVA REPUBLIKE HRVATSKE I DRUGIH TIJELA ZA PROVEDBU IZBORA I REFERENDUMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 35 od 25 marta 2011)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se obrada, odlaganje, čuvanje, odabiranje i izlučivanje javnog arhivskog i registraturnog gradiva (u daljem tekstu: gradivo) Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske (dalje: Povjerenstvo) te drugih tijela za provedbu izbora i referenduma nastalog u postupku:
- izbora za zastupnike u Hrvatski sabor
- izbora za predsjednika Republike Hrvatske
- izbora zastupnika iz Republike Hrvatske u Europski parlament
- izbora za općinske načelnike, gradonačelnike, župane i gradonačelnika Grada Zagreba
- izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
- izbora za članove vijeća i predstavnika nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave
- provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma
- ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva.
Ovim Pravilnikom uređuje se i način vođenja uredskih i drugih evidencija o arhivskom i registraturnom gradivu koje se vode u stručnoj službi Povjerenstva.

Članak 2.

Gradivo iz članka 1. ovoga Pravilnika čine sljedeće dokumentacijske cjeline:
1) izborna dokumentacija izbora za zastupnike u Hrvatski sabor
2) izborna dokumentacija izbora za Predsjednika Republike Hrvatske
3) izborna dokumentacija izbora zastupnika iz Republike Hrvatske u Europski parlament
4) izborna dokumentacija za izbor općinskih načelnika, gradonačelnika, župana i gradonačelnika Grada Zagreba
5) izborna dokumentacija za izbor članova predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
6) izborna dokumentacija za izbor članova vijeća i predstavnika nacionalne manjine u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave
7) dokumentacija za provedbu referenduma
8) predmetna dokumentacija redovnog poslovanja.

II. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA I PREDMETNA DOKUMENTACIJA

Članak 3.

Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog Pravilnika čine:
1. odluka o raspisivanju izbora odnosno odluka o raspisivanju referenduma
2. obvezatne upute Povjerenstva
3. rješenja o imenovanju izbornih tijela odnosno tijela za provođenje referenduma
4. upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja
5. odluke o određivanju biračkih odnosno glasačkih mjesta
6. odluke nastale u postupku provedbe izbora
7. upotrijebljeni obrasci za provođenje izbora odnosno referenduma
8. upotrijebljeni izvodi iz zapisnika o radu izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provođenje referenduma, biračkih odbora odnosno odbora za provođenje referenduma
9. glasački listići
10. izvodi iz popisa birača s potvrdama i popisi za glasovanje
11. službeni rezultati izbora odnosno referenduma
12. informatičke baze podataka.

Članak 4.

Informatička baza podataka sadrži:
- pravovaljano predložene liste i zbirne liste u digitalnom obliku
- službene rezultate izbora i rezultate referenduma u digitalnom obliku
- službeni rezultati izbora odnosno referenduma po biračkim mjestima (u općinama, gradovima, županijama i izbornim jedinicama) u digitalnom obliku.

Članak 5.

Predmetnu dokumentaciju čine odluke, mišljenja, zapisnici sa sjednica Povjerenstva i drugi dokumenti koji nastaju u ostvarivanju zakonskih nadležnosti i poslovanju Povjerenstva.

III. NAČIN ODLAGANjA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 6.

Nakon što bude popisano, u sređenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice, arhivsko gradivo iz članka 2. ovog Pravilnika odlaže se i čuva u pismohrani.
Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeće oznake:
- Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske odnosno naziv drugog tijela za provedbu izbora ili referenduma
- klasifikacijsku oznaku i njen sadržaj
- granične brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku
- oznaku godine nastanka
- rok čuvanja
- oznaku "pismohrana".

Članak 7.

Gradivo iz članka 2. točaka 1. do 7. predaje se u pismohranu najkasnije tri mjeseca od nastanka, a gradivo iz točke 8. najkasnije u roku godine dana nakon što mu od ovlaštene osobe bude dodijeljena oznaka "a/a" (ad acta).

Članak 8.

Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o primopredaji i popisa arhivskog gradiva.
Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i osoba odgovorna za preuzimanje arhivskog gradiva u pismohrani.
Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provođenje referenduma u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave, zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici.

Članak 9.

Arhivsko gradivo nastalo ili zaprimljeno u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u postupku izbora, referenduma i poslovanja Povjerenstva čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima Povjerenstvo će posebnom odlukom odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka istih.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 10.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Jedan primjerak mora biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke te da je moguće njihovo pregledavanje i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije