Na temelju odredbe članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine" 63/04), te članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva ("Narodne novine" 90/02), Skupština Hrvatske javnobilježničke komore, održana 17. svibnja 2008. godine, usvojila je

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA U JAVNOBILjEŽNIČKIM UREDIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 123 od 24 listopada 2008)

UVODNE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuje se uredsko poslovanje javnih bilježnika u okviru javnobilježničkog poslovanja; način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi; rokovi i način za internu primopredaju; vođenje evidencije o dokumentaciji; opremanje, označavanje i odlaganje gradiva; korištenje arhivskog gradiva; vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja izlučenog gradiva te prijenos informacija na nekonvencionalne medije; predaja gradiva nadležnom arhivu i zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.

Članak 2.

Arhivskim gradivom javnog bilježnika smatra se sve gradivo ili dokumentacija nastala djelovanjem javnog bilježnika u okviru njegovih nadležnosti propisanih Zakonom o javnom bilježništvu ("Narodne novine" 78/93, 29/94 i 16/07) a koje su od trajnog značaja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvane, te koje je nastalo odabiranjem iz registraturnog gradiva nakon provedenog postupka odabiranja prema popisu koji utvrđuje javni bilježnik.

Članak 3.

Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih u obavljanju javnobilježničke službe i obuhvaća upisnike, imenike, knjige, spise, kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno čitljive zapise, mikrooblike, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Članak 4.

Javni bilježnik je dužan registraturno i arhivsko gradivo osigurati od oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.

Članak 5.

Javni bilježnik je dužan sve javnobilježničke isprave koje je sam sastavio kao i isprave koje preuzeo na čuvanje, čuvati pod ključem, odvojeno od drugih spisa.

UREDSKO POSLOVANjE

Članak 6.

(1) Na uredsko poslovanje koje se odnosi na postupanje javnog bilježnika u okviru nadležnosti propisanih Zakonom o javnom bilježništvu, dakle prijem i otprema isprava, evidentiranje u odgovarajuće evidencije (upisnike), dostavljanje u rad i odlaganje spisa, zaduživanje djelatnika za obradu određene vrste premeta i sl. izravno se primjenjuju odredbe Javnobilježničkog poslovnika ("Narodne novine" 38/94, 82/94, 37/96 i 151/05).
(2) Javni bilježnici koji knjigovodstvene poslove nisu povjerili ovlaštenim fizičkim ili pravnim osobama dužni su u posebnim knjigama voditi evidenciju ulaznih i izlaznih računa, s time da se te knjige mogu voditi i pomoću računala.

ARHIVIRANjE I IZDAVANjE ARHIVIRANIH SPISA TE ROKOVI ZA POHRANU SPISA (GRADIVA) U OPĆI ARHIV

Članak 7.

(1) Pošto službena radnja u povodu koje je spis bio osnovan bude obavljena, javni će bilježnik pregledati spis i, ako utvrdi da se u njemu nalaze sva pismena koja se u njemu trebaju nalaziti, a osobito da su prikupljene dostavnice i povratnice o izvršenim dostavama, te da su naplaćene pristojbe odnosno da je pokrenut postupak radi njihove naplate, stavljanjem odgovarajuće štambilje na omot spisa odredit će njegovo arhiviranje.
(2) Prije stavljanja spisa u arhiv izdvojit će se priloženi spisi. U takvom će se slučaju u upisnicama, popisima pismena i na omotima spisa precrtati olovkom u boji bilješke kojima je označeno prilaganje spisa.
(3) Prije stavljanja spisa u arhiv u spis i na njegov omot stavit će se štambiljom bilješka o naplaćenoj pristojbi odnosno da je podnesena prijava za naplatu pristojbe i u spis uložen primjerak izvještaja o neplaćenim pristojbama s potvrdom nadležnog tijela o primitku primjerka tog izvještaja.

PRIRUČNI I OPĆI ARHIV

Članak 8.

Javni bilježnik je dužan u svom uredu organizirati opći arhiv, a može imati i priručni arhiv.

Članak 9.

(1) U priručnom arhivu čuvaju se dovršeni spisi tekuće i prethodne godine i to oni koji se prema Javnobilježničkom poslovniku ("Narodne novine" br. 38/94, 82/94, 37/96 i 151/05) ne čuvaju trajno, ako javni bilježnik ne odluči da se i isti imaju odmah odložiti u opći arhiv. Spisi koji se čuvaju tajno odlažu se u opći arhiv bez odgađanja, a najduže po proteku 90 dana od dana kada je postupak dovršen.
(2) Priručni arhiv može se nalaziti u ma kojoj radnoj prostoriji javnobilježničkog ureda, ili u različitom prostorijama za pojedne vrste premeta (pojedine dokumentacijske cjeline).
(3) Spisi uloženi u priručni arhiv čuvaju se u posebnim ormarima, u posebnim svežnjevima, po dokumentacijskim cjelinama ("OU", "OV", "Ovrv", "UPP" i sl.), te nose oznaku upisnika u koji su upisani predmeti koji se čuvaju u tom svežnju.
(4) Pojedini spisi slažu se u svežnjeve po rednim brojevima oznake spisa, tj. od broja 1 dalje. Za veći broj predmeta upisanih u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja označi službeni broj spisa uloženih u odnosni svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja oznaka javnog bilježnika (kao tvorca gradiva), oznaka dokumentacijske cjeline - upisnika i godište iz kojeg potječu odnosni spisi (npr.: "2007. "OU-1-100" i sl.) i naznaka da li se čuvaju trajno odnosno do kada se čuvaju.

Članak 10.

(1) Opći arhiv je zajednički za sve dokumentacijske cjeline (vrste upisnika i spisa) i drži se odvojeno u posebnoj prostoriji. Prostorija mora ispunjavati uvjete i standarde definirane Pravilnikom o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine" 63/2004 i 106/07).
(2) U općem arhivu čuvaju se spisi koji se temeljem odredaba Javnobilježničkog poslovnika čuvaju trajno i svi spisi izdvojeni iz priričnog arhiva.
(3) Spisi koji se čuvaju trajno čuvaju se odvojeno od ostalih spisa te s istih moraju biti odstranjeni oštečivaći papira (npr. metalne spojnice, prašina i sl.) te moraju biti smješteni u arhivske kutije ili herbarije (arhivske mape) koje ne sadrže metalne dijelove.
(4) Spisi stavljeni u arhiv slažu se u odgovarajuće ormare ili na police na način propisan stavkom 4. članka 9. ovog Pravilnika.
(5) Spisi koji se čuvaju do 10 (deset) godina odlažu se u postojećim arhivskim jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente signature trajnog arhivskog gradiva.
(6) Uz uložene spise u općem arhivu čuvaju se i odgovarajući upisnici i pomoćne knjige iz ranijih godina nastalih radom javnobilježničkog ureda.
(7) U općem arhivu vodi se pregledna tablica s podacima gdje se čuvaju pojedine vrste spisa.

Članak 11.

(1) Gradivo se odlaže na matalne police ili u ormare koji su primjereni za smještaj gradiva.
(2) U većim javnobilježničkim arhivima (površine više od 100 m2) pored tablice iz članka 10. stavak 7. police na koje se odlaže gradivo moraju biti numerirane sustavom rimskih brojeva i abecedno.

Članak 12.

(1) Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno gradivo nastalo radom javnog bilježnika ili to može biti više prostorija pogodnih za odlaganje određenih dokumentacijskih cjelina gradiva.
(2) Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
(3) Prostor mora biti zaključan i pristup njemu može imati samo javni bilježnik i djelatnici javnobilježničkog ureda koje on ovlasti.
(4) Javni bilježnik je dužan voditi popis arhivskog i registraturnog gradiva i u svemu postupati u skladu s odredbama članka 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva ("Narodne novine" br. 63/04 i 106/07).

Članak 13.

(1) Pojedini spisi povijesnog, znanstvenog ili političkog značenja, umijesto u općem arhivu, mogu se čuvati u zasebnom arhivu (kasi ili trezoru) složeni po godištima i njihovoj važnosti, u posebnim svežnjevima na kojima će se s vanjske strane označiti godišta spisa koji se nalaze u svežnju. Na isti način postupa se s gradivom koje je označeno određenim stupnjem tajnosti.
(2) Pojedini spisi uloženi u tako izdvojene svežnjeve stavljaju se u posebne zatvorene i zapečaćene omote. Na omot u kojem se spis nalazi stavit će se oznaka spisa, naziv predmeta i razlog odvojenog čuvanja