Na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine", broj 63/04. i 106/07.) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva ("Narodne novine", broj 90/02.) i uz suglasnost Hrvatskoga državnog arhiva u Zagrebu, klasa: 612-06/08-03/57, urbroj: 565-19-08-2 od 11. studenoga 2008. godine, donosim

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENjU ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA UPRAVE ZA ZAVORSKI SUSTAV MINISTARSTVA PRAVOSUĐA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 48 od 17 travnja 2009)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Središnjeg ureda, kaznionica, zatvora i Centra za izobrazbu kao ustrojstvenih jedinica Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa te odgojnih zavoda (u daljnjem tekstu: Uprava za zatvorski sustav), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Uprave za zatvorski sustav u prilogu je ovog Pravilnika i njegov je sastavni dio koji se neće objaviti u "Narodnim novinama".

Članak 2.

Cjelokupno gradivo Uprave za zatvorski sustav od interesa je za Ministarstvo pravosuđa, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu, bez obzira je li registrirano ili evidentirano.
Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Uprave za zatvorski sustav odgovorne osobe su:
- za Središnji ured - ravnatelj,
- za kaznionicu, zatvor, odgojni zavod i Centar za izobrazbu - upravitelj.
Odgovorne osobe iz stavka 2. ovog članka i osobe zadužene za gradivo obvezne su surađivati s nadzornim tijelima za zaštitu cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav (Hrvatskim državnim arhivom u Zagrebu u odnosu na Središnji ured, odnosno nadležnim državnim arhivom prema sjedištu kaznionice, zatvora, odgojnog zavoda i Centra za izobrazbu).

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik).
Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.
Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije).
Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski ili video zapis, elektronički zapis i dr.).
Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti.
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju.
Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim označilo i za koji je utvrđen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako označenog predala druga država, međunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska surađuje.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese čelnik ustrojstvene jedinice.
Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja (upisa u poslovne knjige) i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu.
Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.
Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Uprave za zatvorski sustav, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.
Predmet je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata/akata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta.
Tehnička dokumentacija su projekti, elaborati i ostali dokumenti u kojima su sadržana tehnička rješenja, uvjeti, isprave i drugi podaci u skladu sa zakonima koji imaju značaj tehničke dokumentacije.
Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD...).
Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE UPRAVE ZA ZATVORSKI SUSTAV KAO STVARATELjA I IMATELjA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

Uprava za zatvorski sustav kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:
- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu,
- na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.
Uprava za zatvorski sustav dužna je izvijestiti nadležni arhiv o svakoj promjeni svog statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLjANjE, OBRADA I ČUVANjE GRADIVA

Članak 6.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Uprave za zatvorski sustav prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani Uprave za zatvorski sustav.

Članak 7.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu.
b) Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Uprave za zatvorski sustav. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Podaci Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga Pravilnika, dostavljaju se nadležnom arhivu redovito jednom godišnje, na način propisan Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine", broj: 63/04. i 106/07.).

Članak 9.

U odnosu na postupanje, pristup i zaštitu klasificiranih podataka primjenjuju se odredbe Zakona o tajnosti podataka ("Narodne novine", broj: 79/07.) do donošenja pravilnika iz članka 10. u svezi članka 31. stavka 2. citiranog Zakona.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 10.

Riješeni i dovršeni predmeti (u daljnjem tekstu: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom)... i sl. tehničke arhivske jedinice. Gradivo se pismohrani obvezno predaje tehnički opremljeno i popisano. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 (pet) godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano.
Svaki službenik i namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja