Na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine" broj 63/04) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva ("Narodne novine" broj 90/02) i uz suglasnost Hrvatskoga državnog arhiva od 15. studenoga 2004., klase: 612-06/04-03/10, urbroja: 565-02-04-4, donosim

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENjU ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA MINISTARSTVA OBRANE I ORUŽANIH SNAGA REPUBLIKE HRVATSKE

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 18 od 04 veljače 2005)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva obrane, Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika (u daljnjem tekstu: MORH i OS RH), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju MORH-a i OS RH.

Članak 2.

Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH-a i OS RH od interesa je za MORH i OS RH, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano.
Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH i OS RH odgovoran je ministar obrane.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu (u daljnjem tekstu: HDA), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Središnji vojni arhiv MORH-a i OS RH središnja je i glavna arhivska jedinica MORH-a u miru i ratu. Središnji vojni arhiv organizira se kao samostalno tijelo unutar MORH-a. Svoju djelatnost i svoju funkciju usklađuje prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske struke u Republici Hrvatskoj, poštujući pri tome sve posebnosti MORH-a i OS RH. U radu surađuje s HDA.
Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik...).
Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.
Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije...).
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ministar obrane.
Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) MORH-a i OS RH, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.
Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD...).
Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja MORH-a i OS RH predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE MORH-a I OS RH KAO STVARATELjA I IMATELjA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

MORH i OS RH kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje HDA
- dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.
MORH je također dužan izvijestiti HDA o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLjANjE, OBRADA I ČUVANjE GRADIVA

Članak 6.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo MORH-a i OS RH prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu.
Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim Središnjega vojnog arhiva ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom.
Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

U okviru uredovanja priručne pismohrane i Središnjega vojnog arhiva vodi se:
a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv (obrazac 12 NN/Ulazna knjiga s podacima....).
b) Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu MORH-a i OS RH. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Prijepisi (preslici) Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga Pravilnika, dostavljaju se HDA redovito jednom godišnje.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom)... i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv.