Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine" br. 105/97 i 63/2004), članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva ("Narodne novine" br. 63/2004) i Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva ("Narodne novine" br. 90/2002) ravnatelj donosi

PRAVILNIK

O ZAŠTITI ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA DRŽAVNE UPRAVE ZA ZAŠTITU I SPAŠAVANjE

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 114 od 23 listopada 2006, 141/09)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuju se:
- rukovanje registraturnim i arhivskim gradivom (u daljnjem tekstu: dokumentacija) nastalim u poslovanju Državne uprave za zaštitu i spašavanje (u daljnjem tekstu: DUZS),
- evidentiranje, organizacija, obrada, čuvanje i korištenje dokumentacije,
- vrednovanje, izlučivanje i predaja dokumentacije nadležnom Arhivu,
- odgovornosti zaposlenika i službi DUZS za dokumentaciju.
Odredbe ovog Pravilnika primjenjuju se na cjelokupnu poslovnu, službenu i tehničku dokumentaciju, propise, norme i odluke koji se odnose na poslovanje, interne i ostale publikacije, interne obavijesti i ostalu dokumentaciju koja nastaje ili se koristi u poslovanju DUZS i njenih službi. One se odnose i na dokumentaciju nastalu radom nekadašnje Uprave za zaštitu i spašavanje Ministarstva unutarnjih poslova te Službe motrenja i obavješćivanja Ministarstva obrane, kao prednika DUZS i onu nastalu radom drugih pravnih ili fizičkih osoba, a nalazi se u njenom posjedu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika je Popis s rokovima čuvanja, tiskan u Prilogu ovog Pravilnika, a obuhvaća cjelokupnu dokumentaciju koja nastaje u poslovanju DUZS.

Članak 2.

Pojedini se izrazi u tekstu ovoga Pravilnika koriste u sljedećim značenjima:
Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski i video zapis, elektronički zapis i dr.), koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i omeđenu cjelinu.
Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju.
Spis (predmet) je jedinica sastavljena od jednog ili više dokumenata koji se odnose na isti postupak ili predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili predmeta.
Dosje je jedinica koju čine predmeti (predmetni dosje) ili dokumenti (dosje dokumenata) koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti.
Klasifikacijski plan dokumentacije je hijerarhijski uređen plan organizacije dokumentacije.
Dokumentacijom se smatraju svi dokumenti, spisi, poslovne knjige, evidencije i baze podataka, poslovni planovi, izvještaji, analize, odluke, prepiska, zbirke publikacija i drugog dokumentacijskog materijala, uključujući zvučne, slikovne i filmske zapise, koji se prikupljaju ili nastaju u obavljanju poslovanja, radi informacijske podrške vlastitom poslovnom procesu ili radi pružanja informacijskih usluga vanjskim korisnicima.
Pisarnica je služba ili poslovna funkcija koja obavlja poslove zaprimanja, evidentiranja i slanja dokumenata i spisa, organizira i nadzire rukovanje dokumentima i spisima u obradi i brine se za njihovu cjelovitost i zaštitu, do predaje u pismohranu.
Uredske evidencije su evidencije i baze podataka u kojima se evidentiraju jedinice dokumentacije u obradi i radnje s tim jedinicama.
Pismohrana je služba ili poslovna funkcija, odnosno zaduženje koja organizira zaštitu, korištenje, obradu, vrednovanje i izlučivanje dokumentacije, vodi evidenciju i brine se za cjelovitost i sređenost cjelokupne dokumentacije koja više nije potrebna za svakodnevno poslovanje.
Vrednovanje je postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentacije i određuje postupak po isteku tih rokova.
Izlučivanje je postupak kojim se iz cjeline dokumentacije izdvajaju oni dijelovi čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao i više nisu potrebni za poslovanje, nadzor nad poslovanjem, ostvarivanje i zaštitu prava i interesa pojedinaca, za kulturu, povijest, znanost ili za zadovoljavanje drugih društvenih potreba i interesa.
Popis s rokovima čuvanja je popis dokumentacije, izrađen prema klasifikacijskome planu dokumentacije, u kojemu je za svaku stavku popisa naznačen rok čuvanja i oznaka postupka po isteku toga roka.
Predaja je postupak kojim se dokumentacija, ili neki njezin dio, predaje nadležnom arhivu ili drugoj nadležnoj ustanovi, u skladu s propisima.
Prednik je tijelo, ustanova ili druga osoba koja je obavljala poslove, ili dio poslova, koje je nakon njega obavljala ili obavlja DUZS.
Služba je ustrojstvena jedinica, tijelo ili drugi organizacijski oblik DUZS koji obavlja određenu skupinu poslova.

II. POSTUPANjE S DOKUMENTACIJOM U OBRADI

Članak 3.

Sve službe i zaposlenici DUZS dužni su primjereno dokumentirati obavljanje službenih i poslovnih radnji, donošenje odluka te nastupanje, tijek obavljanja i izvršenje obveza.
Cjelokupna dokumentacija koja nastaje ili se koristi u radu DUZS treba biti evidentirana, obrađena i zaštićena sukladno odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 4.

Za dokumentaciju u obradi skrbe se pisarnice DUZS. Pisarnica se, kao služba ili poslovna funkcija, odnosno zaduženje zaposlenika, obvezno ustrojava pri sjedištu DUZS, Učilištu vatrogastva i zaštite i spašavanja te u Područnim uredima za zaštitu i spašavanje DUZS.
Skrb za određene cjeline dokumentacije, kao što su službene evidencije s pripadajućom dokumentacijom, tehnička i slična dokumentacija u svezi s poslovima u nadležnosti pojedine službe, može se povjeriti službi koja je vodi ili koristi.
Za svaku pisarnicu i službu kojoj je povjerena skrb za određenu cjelinu dokumentacije obvezno se utvrđuje osoba zadužena za evidentiranje, zaštitu i postupanje s pripadajućom dokumentacijom.

Članak 5.

Službe i zaposlenici DUZS dužni su završene predmete i drugu dokumentaciju u svezi sa završenim poslovima, odnosno dokumentaciju koja im više nije potrebna u tekućem poslovanju, predati nadležnoj pisarnici ili službi najkasnije u roku od godinu dana po zaključenju predmeta.
Ravnatelj DUZS, pomoćnik ravnatelja ili pročelnik Područnog ureda može, ako priroda posla to zahtijeva, iznimno odrediti da se određena dokumentacija čuva izvan nadležne pisarnice ili službe i u roku duljem od godinu dana. U odluci o tome obvezno se imenuje i osoba koja će biti zadužena za skrb o toj dokumentaciji do predaje u pisarnicu, odnosno nadležnu službu.

III. PREUZIMANjE DOKUMENTACIJE U PISMOHRANU

Članak 6.

Radi prikupljanja, obrade i čuvanja dokumentacije ustanovljuje se pismohrana u sjedištu DUZS.

Članak 7.

Sve pisarnice i službe koje skrbe za dokumentaciju sukladno članku 4. ovoga Pravilnika ili po bilo kojoj drugoj osnovi dužne su tu dokumentaciju redovito i pravovremeno evidentirati i popisati te nadležnoj pismohrani do kraja prvog tromjesečja u godini dostaviti popis dokumentacije koju posjeduju, sa stanjem na kraju prethodne godine.
Sve pisarnice i službe iz prethodnog stavka dužne su dokumentaciju koja više nije potrebna u tekućem poslovanju predati nadležnoj pismohrani najkasnije u roku od dvije godine.
Odlukom ravnatelja DUZS, pomoćnika ravnatelja ili pročelnika područnog ureda može se odrediti da se određena cjelina dokumentacije ne predaje u pismohranu u roku iz prethodnog stavka, odnosno da se u duljem roku zadrži u pisarnici ili službi kod koje se nalazi.
U odluci iz prethodnog stavka potrebno je točno utvrditi na koju se dokumentaciju odnosi, da li će se i u kojem drugom roku predati nadležnoj pismohrani te tko je zadužen skrbiti se za takvu dokumentaciju.
Pisarnice i službe koje čuvaju dokumentaciju i nakon roka iz stavka 2. ovoga članka dužne su u svezi s tom dokumentacijom obavljati poslove koji su ovim Pravilnikom utvrđeni