Na temelju članka 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine" 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

PRAVILNIK

O VREDNOVANjU TE POSTUPKU ODABIRANjA I IZLUČIVANjA ARHIVSKOGA GRADIVA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 90 od 26 srpnja 2002)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizacija stvaratelja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenoga gradiva.
(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje javnoga arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakona), kao i na stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva sukladno čl. 31. Zakona.

Članak 2.

(1) Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti.
Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o značenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem.
Popis s rokovima čuvanja je popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo, s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.
Primarno nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je nadležna za obavljanje određene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.
Razredbeni (klasifikacijski) nacrt je sustavno redanje zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.
Vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.

II. KRITERIJI VREDNOVANjA

Članak 3.

Kriteriji vrednovanja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku određenoga roka. Kriteriji vrednovanja su:
– značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja,
– pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva,
– potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
– zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
– interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice koje gradivo dokumentira,
– evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzdanog, cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i preglednom obliku,
– informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška podataka i obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogućnostima obradbe i korištenja informacija,
– značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te
– vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.

III. KATEGORIZACIJA STVARATELjA

Članak 4.

(1) Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.
(2) Kategorizacija je osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnoga i privatnoga gradiva.

Članak 5.

(1) Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije.
(2) Prvu kategoriju čine stvaratelji nadležni za utvrđivanje politike, ciljeva i načina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji čije gradivo pruža uvid u način, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti. Imaju visok ili nadređen položaj na području svoje nadležnosti. Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih, društvenih i kulturnih djelatnosti te imaju veliki utjecaj na društvena zbivanja na području svoje nadležnosti.
(3) Drugu kategoriju čine stvaratelji koji su na području određene djelatnosti nadležni za provođenje utvrđene politike i obavljanje tekućih i operativnih poslova, a čiji način i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg opsega ili nižeg ranga, ograničenijeg područja i funkcionalnog opsega od onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina važna područja gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj kategoriji su i stvaratelji čije gradivo se čuva po načelu repezentativnog uzorka za stvaratelje jednakoga djelokruga. Izbor se obavlja po načelu podjednake zastupljenosti stvaratelja javnoga gradiva različitih sredina i krajeva.
(4) Treću kategoriju čine stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije. To su manje ustanove ograničenog opsega i niskog ranga koje podupiru a ne utvrđuju ili nadziru funkcije stvaratelja prve i druge kategorije. Informacije o njima u pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih ustanova prve ili druge kategorije.

Članak 6.

(1) Kategorizaciju stvaratelja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih arhiva za područje njihovih nadležnosti. Nadležni državni arhivi stvaratelju odnosno imatelju izdaju rješenje o kategorizaciji. Primjerak ovoga rješenja dostavlja se Hrvatskome državnom arhivu.
(2) U rješenju iz stavka 1. ovoga članka navode se podatci: naziv kategorije, broj stvaratelja u evidenciji nadležnog arhiva, naziv, sjedište i adresa stvaratelja, matični broj u statističkom registru te obrazloženje sa sažetom analizom osnovnih kriterija kategorizacije.
(3) Za stvaratelje koji su rješenjem razvrstani u drugu ili treću kategoriju, u obrazloženju se navode i naziv i broj stvaratelja u evidenciji nadležnog arhiva razvrstanih u prvu, odnosno drugu kategoriju, a čije gradivo dokumentira način i opseg djelovanja stvaratelja na kojeg se rješenje odnosi.
(4) Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u službenim glasilima.

IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANjA

Članak 7.

(1) Popisi gradiva s rokovima čuvanja utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja.
(2) Popisi s rokovima čuvanja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuvanja, vrstu nosača na kojem se zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuvanja.

Članak 8.

Izrađuju se tri vrste popisa:
– opći popis,
– granski popis i
– posebni popis.

Članak 9.

(1) Opći popis s rokovima čuvanja je popis vrstâ gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih odnosno općih poslova.
(2) Opći popis donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Članak 10.

(1)