Na temelju članka 8. stavka 2. Zakona o muzejima ("Narodne novine", br. 142/98), a na prijedlog Hrvatskog muzejskog vijeća, ministar kulture donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOENjA MUZEJSKE DOKUMENTACIJE O MUZEJSKOJ GRAI

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 108 od 16 rujna 2002)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se sadržaj i način vođenja muzejske dokumentacije koja nastaje u muzejima i galerijama, te muzejima, galerijama i zbirkama unutar ustanova i drugih pravnih osoba (u daljnjem tekstu: muzeji), kao i postupci koji se odnose na stvaranje i pohranjivanje muzejske dokumentacije.

Članak 2.

Muzejska dokumentacija je sustavno izrađen, prikupljen, organiziran i pohranjen skup podataka, koji je nastao u tijeku procesa stručne obrade, zaštite i prezentacije muzejske građe, te se temelji na dogovorenom i utvrđenom broju i kvaliteti podataka o predmetu, grupi predmeta ili cjelokupnom fondu.
Muzejska dokumentacija se stvara u postupcima inventarizacije, katalogiziranja i indeksiranja, koji predstavljaju trajan proces obrade i nadopunjavanja podataka.

Članak 3.

Muzejska dokumentacija piše se rukom ili ispisuje iz računalne baze podataka. Dobiveni podaci pohranjuju se na trajne medije te se obvezno snimaju na mikrofilm i čuvaju u odgovarajućim prostorima i uvjetima.
Svrha je vođenja muzejske dokumentacije da se preko pregledno i sustavno obrađenih fondova pruži točna informacija o muzejskoj građi, njezinu stanju, izložbama, drugim manifestacijama i aktivnostima muzeja, te o povijesti muzeja sa stručnog i znanstvenog aspekta.

II. SADRŽAJ I NAČIN VOENjA MUZEJSKE DOKUMENTACIJE

Članak 4.

Muzeji su dužni redovito voditi primarnu (temeljnu), sekundarnu i tercijarnu muzejsku dokumentaciju.

Primarna dokumentacija

Članak 5.

Primarna dokumentacija obuhvaća prvu i najveću skupinu podataka o muzejskoj građi. Dobiveni podaci rezultat su evidentiranja, analize i stručne obrade predmeta.
Primarnu dokumentaciju čine: inventarna knjiga muzejskih predmeta, katalog muzejskih predmeta, knjiga ulaska muzejskih predmeta, knjiga izlaska muzejskih predmeta, knjiga pohrane muzejskih predmeta i zapisnici o reviziji muzejske građe.

1. Inventarna knjiga muzejskih predmeta

Članak 6.

Inventarna knjiga muzejskih predmeta je trajni muzejski dokument.
U inventarnu knjigu muzejskih predmeta se obvezno upisuju podaci o muzejskim predmetima u vlasništvu muzeja i muzejskim predmetima koji su dani muzeju na trajno upravljanje.
Za fundus pojedinoga muzeja vodi se jedinstvena inventarna knjiga muzejskih predmeta.
Ravnatelj muzeja imenuje osobu odgovornu za vođenje inventarne knjige muzejskih predmeta i dodjelu inventarnih oznaka muzejskim predmetima.
Ovjeru inventarne knjige muzejskih predmeta obavlja ravnatelj, odnosno voditelj muzeja, i ovlaštena osoba jedanput godišnje.

Članak 7.

Inventarna knjiga muzejskih predmeta popunjava se rukom ili ispisuje iz računalne baze podataka. U oba ova slučaja ona mora biti načinjena na papiru visoke kvalitete, te sastavljena u obliku tvrdo uvezane knjige, čije su stranice obilježene rednim brojevima. Na knjizi mora biti naznačen naziv muzeja i sjedište.
Jednom upisani podaci u inventarnu knjigu muzejskih predmeta se ne brišu. Moguće izmjene dopisuju se uz postojeće podatke, a svaka izmjena u inventarnoj knjizi mora biti obvezno označena datumom i potpisom odgovorne osobe i pečatom.

Članak 8.

U inventarnu knjigu podaci se upisuju prema obrascu broj 1, koji je sastavni dio ovoga Pravilnika, a sadrži sljedeće kategorije obveznih podataka:
1. Skupina podataka o ustanovi
(naziv ustanove, ulica i broj, mjesto, kodna oznaka)
SKUPINA PODATAKA O IDENTIFIKACIJI
2. Inventarna oznaka:
3. Zbirka:
4. Vrsta - naziv predmeta - književni/latinski/dijalektalni:
5. Naziv predmeta:
6. Kategorizacija – vrijednost kulturnog dobra:
7. Broj komada:
8. Stanje:
9. Stalni smještaj:
10. Procjena:
SKUPINA PODATAKA O NASTANKU
11. Stvaratelj:
autor
signatura
proizvođač
12. Mjesto - nastanka/nalaza:
13. Vrijeme - nastanka/nalaza:
14. Materijal:
15. Tehnika:
16. Veličina - dimenzije, masa:
SKUPINA PODATAKA O NABAVI
17. Način – otkup, dar, ostavština, zamjena, terenski nalaz, ustupanje, dodjela na upravljanje:
18. Osoba - darovatelj, prodavač, sakupljač, davatelj na upravljanje:
19. Mjesto – nabave/nalaza:
20. Vrijeme – nabave/nalaza:
21. Cijena:
22. Urudžbeni broj akta nabave:
SKUPINA PODATAKA O POPRATNIM VIZUALNIM FONDOVIMA
23. Fototeka:
24. Videoteka:
25. Napomena:
26. Osoba odgovorna za unos podataka:
Iznimno odstupanje od pojedinih obveznih kategorija podataka koji su navedeni u stavku 1. ovoga članka može zbog specifičnosti muzejske građe odobriti Hrvatsko muzejsko vijeće na zahtjev muzeja.

Članak 9.

Inventarizacija je postupak evidentiranja i primarne obrade muzejskog predmeta na temelju njegovih fizičkih karakteristika čitljivih iz samog predmeta te podataka prikupljenih posrednim putem, koji jednoznačno određuju predmet u muzejskom fundusu.
Inventarizacija se sastoji od dodjeljivanja inventarne oznake predmetu i upisivanja osnovnih podataka u inventarnu knjigu.
Inventarizacija muzejskih predmeta obavlja se odmah po zaprimanju predmeta u muzeju, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana ulaska predmeta u muzej. Datum ulaska utvrđuje se aktom o nabavi predmeta.
U slučaju prispijeća većeg broja muzejskih predmeta, koji se ne mogu inventarizirati u prethodno navedenom roku, ravnatelj odnosno voditelj muzeja utvrđuje pisani vremenski plan obrade.

Članak 10.

Muzejski predmet se označava inventarnom oznakom koja predstavlja jedinstvenu vezu između predmeta i svih oblika dokumentacije o predmetu.
Nanošenje inventarne oznake ne smije muzejski predmet oštetiti. Ako na muzejski predmet nije moguće izravno nanijeti inventarnu oznaku, valja je označiti na drugom mediju i pridružiti predmetu.

Članak 11.

Jedna inventarna oznaka može se dodijeliti samo jednom muzejskom predmetu, odnosno grupi muzejskih predmeta koji čine cjelinu. Muzejski predmeti koji čine cjelinu, odnosno sastoje se od dijelova, označavaju se jednom inventarnom oznakom, a svaki se dio obvezno označava podoznakom.
Inventarna oznaka muzejskog predmeta koji je izlučen iz fundusa muzeja ne može se dodijeliti drugom muzejskom predmetu.

Članak 12.

Inventarna oznaka sastavljena je od slovno-brojčanih dijelova.
Slovni dio inventarne oznake označava skraćenicu naziva muzejske institucije ili zbirke, odnosno kodnu oznaku utvrđenu u stručnom registru Muzejskog