Na temelju članka 4. stavka 4. Zakona o radu ("Narodne novine" broj 149/09) ministar gospodarstva, rada i poduzetništva donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENjA EVIDENCIJE O RADNICIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 37 od 30 marta 2011)

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim se Pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima, ako drugim propisom nije drukčije uređeno.
(2) Izrazi koji se za fizičke osobe u ovom Pravilniku koriste u muškom rodu su neutralni i odnose se na osobe muškog i ženskog spola.

Članak 2.

(1) Evidencija iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika mora sadržavati podatke o:
1) radnicima (opći podaci) i
2) radnom vremenu.

2. PODACI O RADNICIMA

Članak 3.

(1) Evidencija iz članka 2. stavka 1. podstavka 1. ovoga Pravilnika sadrži sljedeće podatke:
1) ime i prezime,
2) osobni identifikacijski broj (u daljnjem tekstu: OIB),
3) spol,
4) dan, mjesec i godinu rođenja,
5) državljanstvo,
6) o radnoj dozvoli (posjedovanje i trajanje), ako je radnik stranac i ako je posjedovanje iste obvezno,
7) prebivalište ili uobičajeno boravište,
8) o završenom obrazovanju i drugim oblicima stručnog osposobljavanja i usavršavanja za rad (stečena školska ili stručna sprema te određena razina visokog obrazovanja sukladno propisima o visokom obrazovanju),
9) dan sklapanja ugovora o radu, odnosno dan izdavanja pisane potvrde o sklopljenom ugovoru o radu,
10) dan početka rada,
11) naziv posla, odnosno narav i vrsta rada koje radnik obavlja,
12) naznaku je li ugovor o radu sklopljen na određeno ili neodređeno vrijeme te očekivano trajanje ugovora o radu na određeno vrijeme,
13) vrijeme trajanja probnog rada, ako je ugovoreno,
14) trajanje pripravničkog staža, ako je ugovoreno te vrijeme i rezultat polaganja stručnog ispita, ako je isti predviđen i obavljen,
15) trajanje rada u inozemstvu, država i mjesto rada, u slučaju upućivanja radnika u inozemstvo,
16) naznaku radi li se o poslovima na kojima se staž osiguranja računa s povećanim trajanjem i kako se to povećanje računa,
17) naznaku radi li se o poslovima na kojima radnik može raditi samo nakon prethodnog i redovitog utvrđivanja radne sposobnosti za njihovo obavljanje,
18) mjesto rada, a ako ne postoji stalno ili glavno mjesto rada, napomenu da se rad obavlja na različitim mjestima,
19) tjedno radno vrijeme (puno ili nepuno), odnosno propisano skraćeno radno vrijeme u satima,
20) ukupni mirovinski staž do početka rada kod poslodavca,
21) vrijeme mirovanja radnog odnosa te vrijeme rodiljnog, odnosno roditeljskog dopusta ili korištenja drugih prava sukladno posebnom propisu,
22) dan prestanka radnog odnosa,
23) razlog prestanka radnog odnosa,
24) vrijeme za koje će poslodavac uplaćivati doprinos za produženo mirovinsko osiguranje za radnike koji su sklopili ugovor o radu na određeno vrijeme za stalne sezonske poslove.
(2) Poslodavac u evidenciji iz stavka 1. ovoga članka nije obvezan voditi podatke koji kod radnika ne postoje.
(3) Podatke iz stavka 1. ovoga članka poslodavac unosi u evidenciju o radnicima iz odgovarajuće dokumentacije ili na temelju posebnih propisa, a radnik je u tu svrhu poslodavcu obvezan pravodobno dostaviti potrebnu osobnu dokumentaciju ili isprave.
(4) Osim podataka iz stavka 1. ovoga članka, poslodavac je dužan voditi i druge od radnika ili od nadležnog tijela prijavljene podatke od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u svezi s radnim odnosom (korištenje prava po osnovi trudnoće, statusa roditelja, statusa posvojitelja, profesionalne bolesti, ozljede na radu, profesionalne nesposobnosti za rad, neposredne opasnosti od nastanka invalidnosti, invalidnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o drugom poslodavcu ili poslodavcima kod kojih radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).

Članak 4.

(1) Osim evidencije o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, ako koristi njihov rad, poslodavac je dužan voditi i posebne evidencije o:
1) osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanju za rad,
2) redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,
3) redovitim učenicima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,
4) redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe.
(2) Evidencija o osobama iz stavka 1. ovoga članka sadrži podatke od kojih ovisi ostvarenje njihovih prava, a najmanje sljedeće podatke:
1) ime i prezime,
2) OIB,
3) spol,
4) dan, mjesec i godina rođenja,
5) prebivalište ili uobičajeno boravište,
6) naziv akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca,
7) naziv posla,
8) mjesto rada,
9) dan početka rada,
10) dan prestanka rada.

Članak 5.

(1) Evidenciju o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika, poslodavac počinje voditi danom početka rada radnika i ažurno je vodi do dana prestanka radnog odnosa te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.
(2) Evidenciju o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika, poslodavac počinje voditi danom početka njihovoga rada i ažurno je vodi do prestanka rada tih osoba, te istu čuva najmanje tri godine od dana prestanka njihovoga rada.
(3) Evidencija o radnicima iz članka 3. ovoga Pravilnika i evidencija o osobama iz članka 4. ovoga Pravilnika vode se pisano na papiru ili u elektroničkom obliku.

Članak 6.

Svaku promjenu podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika koju poslodavac unosi temeljem izjave, obavijesti i slično ili temeljem osobnih dokumenata ili isprava, radnik i osoba iz članka 4. stavka 1. ovoga Pravilnika, dužna je prijaviti poslodavcu odmah, a najkasnije u roku od osam dana od dana nastanka promjene.

Članak 7.

Ako je posebnim propisom utvrđena obveza vođenja i drugih podataka, osim podataka iz članka 3. i 4. ovoga Pravilnika, u evidenciji je