Na temelju članka 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", 105/97 i 64/00), ministar kulture donosi

PRAVILNIK

O PREDAJI ARHIVSKOGA GRADIVA ARHIVIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 90 od 26 srpnja 2002)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se način i postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima.

Članak 2.

Imatelji javnoga arhivskog gradiva predaju gradivo nadležnome arhivu u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon).

Članak 3.

Arhivi mogu preuzeti i privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba ako im one takvo gradivo daruju, daju na pohranu (depozit) ili ponude na otkup.

II. PREDAJA JAVNOGA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 4.

Predaja javnoga arhivskog gradiva nadležnom arhivu provodi se na način i u rokovima propisanim Zakonom.

Članak 5.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog gradiva (u daljnjem tekstu: javnopravne osobe) kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo obvezne su arhivsko gradivo, nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

Članak 6.

(1) Izvornik je svaki prvotni zapis bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, a koji ima oznake pravne valjanosti.
(2) Javnopravne osobe pri predaji arhivskoga gradiva arhivu ne mogu izvornike nadomjestiti preslicima.
(3) Elektronički zapisi se predaju u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni arhiv i predavatelj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čitanje i razumijevanje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti.
(4) Prije preuzimanja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan je predavatelju dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuvanja sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa.

Članak 7.

Sređenim se smatra ono arhivsko gradivo u kojem se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze u sklopu arhivskoga gradiva na mjestu određenom načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja.

Članak 8.

Popisanim se smatra ono arhivsko gradivo za koje je javnopravna osoba, nakon odabiranja gradiva izradila popis koji sadržava:
1. Naziv stvaratelja gradiva
2. Vrijeme nastanka gradiva obuhvaćenog popisom
3. Ukupna količina gradiva
4. Ime i prezime osobe koja je izradila popis
5. Datum popisa.
Za svaku jedinicu popisa navodi se barem:
1. Redni broj
2. Naziv, odnosno sadržaj
3. Vrijeme nastanka
4. Količina.

Članak 9.

(1) Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo nastalo radom javnopravne osobe u vremenskom razdoblju za koje se predaje arhivu.
(2) Arhivsko gradivo sadržava također:
– uredske knjige i druge evidencije o gradivu,
– zapise koji sadržavaju osobne podatke kao i zapise označene kao tajne, bez obzira na vrstu i stupanj tajnosti te
– tiskano ili na drugi način umnoženo arhivsko gradivo, nastalo za potrebe obavješćivanja, kao što su interne publikacije i časopisi, tiskani planovi i poslovne vijesti, tiskani zapisnici sjednica i druge tiskovine (plakati, letci, prospekti, upute, programi, pozivi itd.).

Članak 10.

(1) Tehnički opremljenim smatra se ono arhivsko gradivo kod kojega su:
– osnovne jedinice udruživanja spisa uložene u papirnate ovitke ("košuljice"), mape i drugu zaštitnu opremu, te u tehničke jedinice (arhivske kutije ili drugu odgovarajuću opremu);
– filmske i mikrofilmske vrpce opremljene odgovarajućim kalemima i kutijama;
– ostali mediji smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu.
(2) Arhivsko gradivo ne smije biti spojeno metalnim spojnicima ili drugim metalnim predmetima te ne smije biti uloženo u plastične omote.

Članak 11.

Označenim gradivom smatra se ono arhivsko gradivo čije tehničke jedinice imaju natpise koji sadržavaju:
– naziv javnopravne osobe, a po potrebi i naziv organizacijske jedinice čijim je djelovanjem nastalo arhivsko gradivo,
– redni broj tehničke jedinice u popisu
– oznake jedinica gradiva/sadržaj, te
– vremenski raspon gradiva u tehničkoj jedinici.

Članak 12.

(1) O predaji arhivskoga gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik koji sadržava sljedeće podatke:
– datum i mjesto primopredaje,
– naziv javnopravne osobe koja predaje arhivsko gradivo, te ime i prezime odgovorne osobe,
– naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe,
– imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju,
– zakonsku osnovu primopredaje,
– naziv, sjedište i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje (ako se predaje gradivo nastalo djelovanjem više stvaratelja navode se podatci za svakoga stvaratelja pojedinačno),
– naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva,
– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje,
– količinu gradiva koje se predaje, izraženu u broju