PRAVILNIK

O ORGANIZACIJSKIM ZAHTJEVIMA ZA DRUŠTVA ZA UPRAVLjANjE UCITS FONDOVIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 85 od 04 jula 2013)

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Kako bi se osiguralo pravilno i učinkovito poslovanje, te umanjio rizik poslovanja ovim se pravilnikom detaljnije propisuju zahtjevi za društva za upravljanje s obzirom na:
1. organizacijske zahtjeve,
2. administrativne i računovodstvene postupke,
3. mehanizme unutarnje kontrole, uključujući i funkcije upravljanja rizicima, usklađenosti s relevantnim propisima te interne revizije,
4. vođenje i čuvanje poslovne dokumentacije društva za upravljanje,
5. sukob interesa,
6. osobne transakcije,
7. upravljanje rizicima,
8. mjere za neprekidno poslovanje,
9. primjereno upravljanje informacijskim sustavom,
10. pravila poslovnog ponašanja,
11. politike nagrađivanja,
12. pojedinosti ugovora između depozitara i društva za upravljanje.
(2) Ovim pravilnikom se u pravni sustav Republike Hrvatske prenosi Direktiva Komisije 2010/43/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 1. srpnja 2010. o provedbi Direktive 2009/65/EZ Europskog parlamenta i Vijeća vezano uz organizacijske zahtjeve, sukob interesa, poslovanje, upravljanje rizicima i sadržaj sporazuma između depozitara i društva za upravljanje (SLL176, 10. 7. 2010.).

Članak 2.

Izrazi koji se koriste u ovom pravilniku imaju sljedeće značenje:
1. Klijent je svaka fizička ili pravna osoba ili bilo koji drugi subjekt, uključujući UCITS fond, kojemu društvo za upravljanje obavlja djelatnosti iz članka 13. Zakona,
2. Ulagatelj je osoba prema definiciji u Zakonu,
3. Relevantna osoba je osoba prema definiciji u Zakonu,
4. Viši rukovoditelj je član uprave ili osoba koja stvarno vodi poslovanje društva za upravljanje,
5. Uprava je uprava ili izvršni direktori društva za upravljanje,
6. Nadzorna funkcija je nadzorni odbor ili druga funkcija u društvu za upravljanje koja je odgovorna za nadzor viših rukovoditelja, kao i za procjenu i periodično potvrđivanje primjerenosti i učinkovitosti upravljanja rizicima, te politika, mjera i postupaka propisanih u skladu sa Zakonom,
7. Kontrolne funkcije su funkcije interne revizije, upravljanja rizicima i praćenja usklađenosti s relevantnim propisima,
8. Rizik druge ugovorne strane je rizik gubitka za UCITS fond koji proizlazi iz mogućnosti da druga ugovorna strana neće moći ispuniti svoje obveze prema UCITS fondu,
9. Rizik likvidnosti je rizik da se imovina UCITS fonda neće moći unovčiti u dovoljno kratkom vremenskom roku i po cijeni koja je približno jednaka fer cijeni te da UCITS fond neće biti u mogućnosti u svakom trenutku ispunjavati zahtjeve iz članka 165. stavka 2. Zakona,
10. Tržišni rizik je rizik gubitka za UCITS fond koji može nastati zbog oscilacija tržišnih cijena imovine iz portfelja UCITS fonda, kao posljedica promjena različitih tržišnih okolnosti i čimbenika (npr. kamatnih stopa, tečajeva, cijena vlasničkih instrumenata, kreditne sposobnosti izdavatelja i dr.),
11. Operativni rizik je rizik gubitka za UCITS fond zbog neprikladnih ili neuspjelih internih procesa, postupaka i propusta koji se odnose na ljudske resurse ili sustave unutar društva za upravljanje ili zbog eksternih utjecaja ili događaja, uključujući pravni i dokumentacijski rizik te rizik koji proizlazi iz postupaka trgovanja, namire i vrednovanja koji se provode u ime UCITS fonda,
12. Rizična vrijednost je najveći očekivani gubitak uz danu razinu pouzdanosti unutar određenog vremenskog razdoblja (u daljnjem tekstu: VaR),
13. Matična država članica društva za upravljanje je država članica u kojoj je registrirano sjedište društva za upravljanje,
14. Matična država članica fonda je država članica u kojoj je fond od nadležnog tijela dobio odobrenje.

II. ORGANIZACIJSKI ZAHTJEVI

Opći organizacijski zahtjevi

Članak 3.

(1) Uzimajući u obzir vrstu, opseg i složenost poslovanja kao i vrstu i opseg usluga i aktivnosti koje pruža i obavlja, društvo za upravljanje je dužno:
1. ustrojiti takvu unutarnju organizacijsku strukturu kojom se osigurava pravilno obavljanje poslova upravljanja UCITS fondom, na način da se poslovi podijele u najmanje tri organizacijske jedinice i to:
a. front office (operativnu jedinicu),
b. middle office (jedinicu za kontrolu) i
c. back office (jedinicu za potporu).
2. propisati, primjenjivati i redovito ažurirati interne akte kojima se uređuje njegova unutarnja organizacijska struktura i postupak donošenja odluka, iz kojih je na jasan i dokumentiran način vidljiv postupak donošenja odluka i raspodjela odgovornosti za te odluke, a koji obuhvaćaju:
a. podjelu na organizacijske jedinice,
b. detaljan opis zaduženja i odgovornosti pojedine organizacijske jedinice,
c. popis radnih mjesta i radnika unutar pojedine organizacijske jedinice,
d. zaduženja i podjelu ovlasti viših rukovoditelja i radnika društva za upravljanje,
e. postupak internog izvještavanja i donošenja odluka unutar društva za upravljanje,
f. način čuvanja poslovne dokumentacije i podataka,
3. osigurati da su sve relevantne osobe upoznate sa svim procedurama i postupcima koje su dužne primjenjivati u svrhu pravilnog obavljanja svojih dužnosti, a kada obavljaju više dužnosti u društvu za upravljanje, osigurati da svaku od njih obavljaju neovisno, savjesno i profesionalno,
4. uspostaviti, provoditi i redovito ažurirati odgovarajuće sustave internih kontrola koji osiguravaju poštivanje internih odluka i procedura na svim razinama društva za upravljanje,
5. zapošljavati osobe s kvalifikacijama, znanjima i iskustvom potrebnim za obavljanje povjerenih im dužnosti,
6. uspostaviti, provoditi i redovito ažurirati učinkovite sustave internog izvještavanja i komunikacije na svim odgovarajućim razinama unutar društva za upravljanje kao i prema trećim osobama,
7. na odgovarajući i organiziran način čuvati evidencije o internoj organizaciji i organizaciji poslovanja društva za upravljanje.
(2) Društvo za upravljanje dužno je uspostaviti, primjenjivati i redovito ažurirati sustave i procedure koji osiguravaju sigurnost, cjelovitost i tajnost podataka, pri tome vodeći računa o vrsti podataka.
(3) Društvo za upravljanje dužno je osigurati učinkovit nadzor nad aktivnostima koje obavljaju treće osobe na temelju ugovora s društvom za upravljanje, posebice u pogledu upravljanja rizicima povezanim s tim aktivnostima.
(4) Društvo za upravljanje dužno je propisati, primjenjivati i redovito ažurirati mjere za neprekidno poslovanje, koje uključuju:
1. postupanje u izvanrednim okolnostima,
2. pohranu sigurnosnih kopija svih zapisa koja omogućuje nesmetano obavljanje djelatnosti u izvanrednim okolnostima,
3. ako nesmetano obavljanje djelatnosti u izvanrednim okolnostima nije moguće, pravodobnu uspostavu funkcija i pristupa podacima i pravodobni nastavak obavljanja djelatnosti društva za upravljanje.
(5) Društvo za upravljanje dužno je propisati, primjenjivati i redovito ažurirati računovodstvene politike i procedure koje omogućavaju pravodobnu dostavu financijskih izvještaja u skladu sa Zakonom i drugim relevantnim propisima, a koji daju istinit i objektivan prikaz financijske situacije društva za upravljanje i UCITS fondova pod upravljanjem društva, u skladu s važećim računovodstvenim standardima i pravilima.
(6) Društvo za upravljanje dužno je redovito pratiti i po potrebi ažurirati, unaprjeđivati i otklanjati