Na temelju članka 22. točke 8. Zakona o izboru predsjednika Republike Hrvatske ("Narodne novine", br. 22/92., 42/92. i 71/97.), a u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine" br. 105/97.), Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj 9. prosinca 2004. donijelo je

PRAVILNIK

O NAČINU ČUVANjA, EVIDENCIJAMA, TE POSTUPKU ODABIRANjA I IZLUČIVANjA GRADIVA ZA IZBOR PREDSJEDNIKA REPUBLIKE HRVATSKE

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 185 od 27 studenog 2004)

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuju se organizacija odlaganja i čuvanja gradiva za izbor predsjednika Republike Hrvatske, njegovo evidentiranje, način i uvjeti korištenja, te postupak odabiranja i izlučivanja.

Članak 2.

Gradivo iz čl. 1. ovoga Pravilnika čini dvije dokumentacijske cjeline:
- izborna dokumentacija
- predmetna dokumentacija.

IZBORNA DOKUMENTACIJA

Članak 3.

Izbornu dokumentaciju u smislu ovog Pravilnika čine:
- upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja propisani Obvezatnim uputama Državnoga izbornog povjerenstva,
- upotrijebljeni obrasci za provođenje izbora za predsjednika Republike Hrvatske (zapisnici izbornih tijela za provedbu izbora) propisani Obvezatnim uputama Državnoga izbornog povjerenstva,
- izvodi iz zapisnika o radu izbornih povjerenstava za izbor predsjednika Republike Hrvatske i izvodi iz zapisnika o radu biračkih odbora za izbor predsjednika Republike Hrvatske,
- glasački listići za izbor predsjednika Republike Hrvatske,
- izvodi iz popisa birača s potvrdama, iz članka 31. stavka 3. Zakona o popisima birača ("Narodne novine", br. 19/92).
- informatičke baze podataka za provedbu izbora.

INFORMATIČKA BAZA PODATAKA ZA PROVEDBU IZBORA

Članak 4.

Izbornu dokumentaciju koja se odnosi na informatičku bazu podataka za provedbu izbora čine:
- lista kandidata za izbor predsjednika Republike Hrvatske u digitalnom obliku,
- službeni rezultati izbora za predsjednika Republike Hrvatske u digitalnom obliku,
- službeni rezultati izbora za predsjednika Republike Hrvatske po biračkim mjestima (u općinama i gradovima) u digitalnom obliku,
- popis biračkih mjesta po gradovima i općinama u digitalnom obliku,
- popis biračkih mjesta u inozemstvu u digitalnom obliku.

Članak 5.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 6.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 7.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravne arhivske kopije elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

ROKOVI ČUVANjA IZBORNE DOKUMENTACIJE

Članak 8.

Izborna dokumentacija koja se čuva trajno:
1. upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja propisani Obvezatnim uputama Državnog izbornoga povjerenstva (prijedlog kandidata za predsjednika Republike Hrvatske, očitovanje o prihvaćanju kandidature za predsjednika Republike Hrvatske, očitovanje političke stranke da je kandidat za predsjednika Republike Hrvatske predložen na način predviđen njenim statutom odnosno posebnom odlukom donesenom na temelju statuta);
2. upotrijebljeni obrasci za provođenje izbora za predsjednika Republike Hrvatske propisani Obvezatnim uputama Državnoga izbornog povjerenstva