Na temelju članka 47. stavka 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima ("Narodne novine", br. 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

PRAVILNIK

O EVIDENCIJAMA U ARHIVIMA

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 90 od 26 srpnja 2002)

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način vođenja evidencija u državnim arhivima (u daljnjem tekstu: arhivima) i drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhivâ u Republici Hrvatskoj.

Članak 2.

Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u daljnjem tekstu: Zakon).

Članak 3.

Arhivi su obvezni voditi sljedeće evidencije:
Knjiga primljenog arhivskoga gradiva (Knjiga akvizicija),
– Knjiga pohranjenog arhivskoga gradiva (Knjiga depozita),
– Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva,
– Dosje arhivskoga fonda/zbirke,
– Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe,
– Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u dopunske svrhe,
– Knjiga restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva,
– Evidencija stvaratelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva,
– Evidencija imatelja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva te
– Evidencije o korištenju arhivskoga gradiva.

Članak 4.

Pored evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i sljedeće evidencije:
– Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,
– Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva u Republici Hrvatskoj,
– Evidencija o arhivskome gradivu od značenja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu iseljene Hrvatske,
– Registar arhivskoga gradiva Republike Hrvatske koje je proglašeno kulturnim dobrom
– Upisnik arhivâ u Republici Hrvatskoj te
– Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima.

Članak 5.

Arhivi izrađuju i obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva. To su: pregledi, vodiči, inventari fondova i zbirki, popisi i druga obavijesna pomagala:
Knjiga primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva (Knjiga depozita)

Članak 6.

(1) Knjiga primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva (Knjiga depozita) sadržavaju sljedeće podatke:
1. Redni broj upisa tijekom godine
2. Datum preuzimanja
3. Naziv i adresa predavatelja
4. Pravna osnova predaje (preuzimanje po službenoj dužnosti, otkup, poklon, pohrana/depozit)
5. Datum, klasa i urudžbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji
6. Naziv stvaratelja gradiva
7. Sadržaj gradiva
8. Vremenski raspon cjeline gradiva
9. Količina cjeline gradiva
10. Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno
11. Smještaj gradiva
12. Napomena.
(2) Knjiga akvizicija i Knjiga depzita imaju kazala stvaratelja gradiva, predavatelja gradiva i fondova/zbirki.
(3) Uz Knjigu akvizicija i Knjigu depozita vodi se dosje svake akvizicije koji sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisivanje o primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv, datum i urudžbeni broj dokumenta.
(4) Upisi u Knjigu akvizicija u Knjigu depozita ne mogu se brisati. Ako je potrebno ispraviti netočan podatak, precrta ga se tako da ostane čitljiv, a pored njega upiše se ispravak. Stranice Knjige akvizicija i Knjige depozita trebaju biti numerirane, uvezane i prošivene zapečaćenom vrpcom te ovjerovljene potpisom ravnatelja i pečatom arhiva.
(5) Ako se Knjiga akvizicije i Knjiga depozita vode u elektroničkom obliku, mora se osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obavljati samo za to ovlaštena osoba. Podatci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u Knjizi akvizicija i Knjizi depozita te o nadnevku unosa odnosno ispravka upisuju se automatski i ne mogu se naknadno mijenjati.
(6) Po završetku kalendarske godine elektronički upisi u Knjigu akvizicija i Knjigu depozita za tu kalendarsku godinu se ispisuju na papir, a ispisane se stranice numeriraju, uvezuju i prošivaju na način utvrđen u stavku 4. ovoga članka.
Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva

Članak 7.

(1) Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva (u daljnjem tekstu: Opći inventar) je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu. Redni broj upisa u Opći inventar je matični broj (identifikacijska oznaka) arhivskoga fonda odnosno zbirke:
(2) Opći inventar sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj fonda/zbirke
2. Klasifikacijska oznaka fonda/zbirke
3. Naziv fonda/zbirke
4. Vremenski raspon cjeline gradiva
5. Količina cjeline gradiva izražena u broju fizičkih jedinica i odgovarajućih mjernih jedinica
6. Stupanj sređenosti
7. Podfondovi (ili) serije fonda/zbirke (naziv, vremenski raspon i količina)
8. Registrirana pomagala (vrsta, vremenski raspon i količina)
9. Naziv/nazivi, vrijeme djelovanja i sjedište stvaratelja
10. Arhivska pomagala
11. Broj godina i datum akvizicija
12. Napomena.
(3) Na upis u Opći inventar primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.
(4) U Opći inventar podatci se upisuju najkasnije u roku od 60 dana od dana preuzimanja arhivskoga gradiva u arhiv. Svaka promjena podataka unosi se najkasnije u roku 30 dana od dana nastanka promjene.
Dosje arhivskoga fonda/zbirke

Članak 8.

Za svaki fond ili zbirku vodi se i Dosje arhivskoga fonda/zbirke (u daljnjem tekstu: Dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Općeg inventara Dosje sadržava:
– podatke o dokumentaciji o preuzimanju u arhiv,
– podatke o sređivanju gradiva (opis stanja prije sređivanja, podatci o sređivanju i obrazloženje usvojenoga nacrta sređivanja),
– podatke o sačuvanosti gradiva (podatci i zapisnici o izlučivanjima prije preuzimanja, podatci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama, popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazloženje),
– podatke o snimanju, restauriranju i konzerviranju gradiva,
– povijest stvaratelja,
– povijest fonda ili zbirke te
– bibliografiju radova o stvaratelju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju radova objavljenih na temelju korištenja gradiva.
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne
i zaštitne svrhe

Članak 9.

(1) Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe (u daljnjem tekstu: Knjiga snimljenoga gradiva) sadržava sljedeće podatke:
1. Redni broj upisa preslike u Knjigu snimljenoga gradiva
2. Signatura i naziv izvornika
3. Signatura preslike
4. Cjelovitost snimanja
5. Podloga i tehnika snimanja
6. Vrsta preslika
7. Količina zapisa
8. Podatci o odgovornosti za izradbu preslike
9. Topografska oznaka preslike
10. Dostupnost
11. Napomena.
(2) Različite vrste preslika istoga gradiva vode se pod jedinstvenom signaturom.
(3) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snimanja (crno-bijelo ili u boji, mikrofilmiranje, fotografiranje, skeniranje), format filma (16 mm, 35 mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma (mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).
(4) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu preslike (matični negativ, posredni negativ, dijapozitiv i sl.) i generacija preslika (prva, druga i treća itd.).
(5) Količina analognih zapisa, mikrooblika i fotografija, iskazuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video zapisa u trajanju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa uz to i u kilobajtima i broju datoteka.
(6) Podatci o odgovornosti za izradbu preslike su: prezime i ime osobe koja je izradila presliku, naziv ustanove u kojoj je preslika izrađena i Datum izradbe preslike.
(7) Na upis u Knjigu snimljenoga gradiva primjenjuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog
u dopunske svrhe

Članak 10.

(1) Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u dopunske svrhe (u daljnjem tekstu: Knjiga dopunskih preslika) sadržava sljedeće podatke o arhivskome gradivu snimljenom u svrhu dopune u arhivu postojećih fondova i zbirki:
1. Redni broj upisa u Knjigu dopunskih preslika
2. Država, mjesto i ustanova čije je gradivo preslikano
3. Signatura i naziv fonda/zbirke kojemu pripada preslikano gradivo
4. Signatura preslikane arhivske jedinice (izvornika)
5. Sadržaj preslike
6. Vremenski raspon gradiva
7. Podloga i tehnika snimanja
8. Vrsta preslike
9. Količina zapisa
10. Datum narudžbe
11. Podaci o nabavi (Datum, klasa i urudžbeni broj te iznos računa)
12. Oznaka smještaja/topografska oznaka preslike
13. Dostupnost
14. Napomena
(2) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički disk, CD ROM, DVD