Na temelju članka 53. Zakona o državnim maticama ("Narodne novine", broj 96/93) i članka 365. stavak 1. Obiteljskog zakona ("Narodne novine", broj 116/03), ministrica pravosuđa, uprave i lokalne samouprave donosi

NAPUTAK

ZA PROVEDBU ZAKONA O DRŽAVNIM MATICAMA I UPISU POSVOJENjA U MATICU ROENIH

(Objavljeno u "Narodnim novinama", br. 202 od 27 studenog 2003)

I. OPĆE ODREDBE

Ovim se naputkom propisuje način rada u vođenju i čuvanju državnih matica i spisa, ostvarivanje prava uvida u državne matice i spise, način izdavanja izvadaka i potvrda iz državnih matica te obnavljanje uništenih ili nestalih državnih matica.
1.1. Državne matice vode se na propisanom obrascu. Prije početka upisivanja podataka, stranice prvog primjerka ili izvornika državne matice matičar označuje rednim brojevima. Matičar ovjerava koliko obrojčanih stranica sadrži državna matica.
1.2. Na prvoj unutarnjoj stranici upisuje se datum prvog i posljednjeg upisa u državnoj matici s oznakom njihovih rednih brojeva. Na istoj stranici potpisuje se matičar koji je izvršio prvi upis i matičar koji je izvršio posljednji upis odnosno matičar koji je državnu maticu zaključio.
1.3. Promjene naziva mjesta, matičnog područja ili ureda državne uprave, ispostave i matičnog ureda upisuju se u produžetku ranije označenih naziva. Ispod toga ovlašteni matičar ovjerava koliko obrojčanih stranica sadrži državna matica. "Ova državna matica sadrži ________ slovima ________ obrojčanih stranica." Mjesto, datum, pečat i potpis matičara koji je izvršio ovjeru.
2.1. Državne matice vode se u dva primjerka: prvi primjerak ili izvornik i drugi primjerak ili parica koji je prijepis prvog primjerka.
2.2. Prvi primjerak ili izvornik državne matice uvijek se vodi u obliku knjige povezane u tvrde korice od trajnog materijala.
2.3. Drugi primjerak ili parica državne matice vodi se na istom obrascu kao i prvi primjerak ili izvornik, ali ne mora biti ukoričen dok se nalazi kod matičara.
2.4. Drugi primjerak državne matice može se voditi i automatskom obradom podataka po prethodnom odobrenju središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove osobnih stanja građana. Ako se drugi primjerak državne matice vodi automatskom obradom podataka, sadržaj rubrika i podataka mora biti istovjetan izvorniku državne matice koji se vodi ručno.
3.1. Državne matice vode se kod nadležnog ureda državne uprave odnosno gradskog ureda Grada Zagreba (u daljnjem tekstu: gradski ured) za svako naseljeno mjesto po matičnim područjima.
3.2. U slučaju promjene matičnog područja, državne matice vode se i dalje prema stanju koje je postojalo prije promjene do kraja godine u kojoj je promjena nastala. Početkom sljedeće godine, državne matice vodit će se sukladno novim matičnim područjima.
3.3. Kod spajanja matičnih ureda matičar će preuzeti sve državne matice koje su se vodile za spojene matične urede. Kod podjele matičnih ureda odnosno kod podjele matičnog područja ili odvajanja naseljenih mjesta ili dijelova naseljenih mjesta iz sastava jednog matičnog ureda ili matičnog područja i pripajanja drugom matičnom uredu ili matičnom području, državne matice preuzet će matičar onog matičnog ureda kojem je pripao veći dio matičnog područja koje je podijeljeno.

Upisivanje podataka u državne matice

4.1. Za upisivanje podataka u državne matice upotrebljava se trajna tinta.
4.2. Upisani podaci moraju biti čitljivi i jasni. Upisani tekst u državnoj matici ne smije se precrtavati ili ispravljati preko teksta ili brisati. Upis u maticu može obavljati matičar koji uredno i lijepo piše.
4.3. Ispravljanje grešaka obavlja se upisivanjem odgovarajuće napomene u rubriku "Primjedbe" prije zaključenja temeljnog upisa, odnosno u rubriku "Naknadni upisi i bilješke" za ispravljanje greške u zaključenom temeljnom upisu, a na temelju rješenja ureda državne uprave odnosno gradskog ureda na čijem području se vodi državna matica.
5.1. Temeljni upisi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti upisuju se u odgovarajuću državnu maticu po rednim brojevima, počevši od broja jedan do broja kojim završava posljednji upis istjekom kalendarske godine. Ako se u tijeku kalendarske godine državna matica ispuni podacima, upisivanje se nastavlja u drugoj državnoj matici po rednim brojevima koji slijede redne brojeve iz prethodne matice, a vanjske tvrde korice se označuju rimskim brojem i godinom upisa (I/03, II/03 itd.).
5.2. Sve promjene koje se odnose na činjenice rođenja, sklapanja braka i smrti, a nastale su odnosno postale su poznate nakon izvršenog temeljnog upisa, upisuju se u rubriku "Naknadni upisi i bilješke". Kod svakog naknadnog upisa stavlja se broj i datum odluke nadležnog državnog tijela na temelju koje se upis unosi u državnu maticu, osim ako matičar upis obavlja po službenoj dužnosti.
5.3. Upisi u državnu maticu obavljaju se, u pravilu, po redu prijava odnosno po redu kojim su zaprimljena pismena na temelju kojih se obavlja upis.
5.4. Ako pismeno, na temelju kojeg se obavlja upis, ne stigne u godini u kojoj je datirano, odnosna činjenica upisuje se u državnu maticu one godine u kojoj je pismeno stiglo matičaru.
5.5. Matičar upisuje u državnu maticu samo ono što su stranke pred njim izjavile ili što je u pismenu sadržano odnosno što je matičar provjerom točnosti podataka utvrdio.
5.6. Upis se obavlja odmah po primitku prijave ili drugog pismena. Ako matičar posumnja u istinitost prijave ili se to pokaže potrebitim, može odgoditi izvršenje upisa radi utvrđivanja istinitosti podataka u prijavi. Točnost podataka prije upisa u državnu maticu matičar je dužan provjeriti po službenoj dužnosti (članak 25. stavak 3. Zakona o državnim maticama).
5.7. Upis se može odgoditi i onda kad su podaci koji se moraju upisati nepotpuni. U takvom slučaju matičar će pozvati prijavitelja da dopuni podatke. Ako se radi o podacima koji prijavitelju nisu poznati i ne mogu se pribaviti u postupku, matičar će izvršiti upis, a rubrike državne matice određene za upis tih podataka ostavit će nepopunjene.
5.8. Naknadnim utvrđivanjem podataka određenih za temeljni upis koji su do zaključenja temeljnog upisa ostali nepopunjeni, matičar će nakon izvršenog naknadnog upisa i bilješke o određenom podatku, izvršiti upis tog podatka u odgovarajuću rubriku državne matice. Npr. kod naknadnog utvrđivanja oca djeteta, u rubriku državne matice "Naknadni upisi i bilješke" matičar će upisati način priznanja ili utvrđivanja očinstva, a podatak o ocu upisat će u odgovarajuću rubriku državne matice.
5.9. Prilikom upisa, datumi činjenica rođenja, sklapanja braka i smrti označuju se tako da se dan ispisuje arapskim brojem i u zagradi slovima, mjesec samo slovima, a godina samo arapskim brojevima. Sati se računaju i ispisuju brojevima od 00 do 24, a minute od 00 do 60.
5.10. Osobni podaci roditelja novorođenog djeteta, osobni podaci ženika i nevjeste i osobni podaci za umrlu osobu, upisuju se na temelju podataka iz državnih matica ili drugih javnih isprava kojima se isti dokazuju. Drugi podaci predviđeni zakonom i ovim naputkom, koji se ne dokazuju javnim ispravama upisuju se u državne matice na temelju izjave (zanimanje, osobno ime djeteta, narodnost i dr.).
5.11. Podatak o narodnosti djeteta upisuje se na temelju (pisane ili usmene) izjave roditelja. Pripadnost narodu ispisuje se nazivom naroda u određenom rodu (npr. Hrvat, Hrvatica).
5.12. Podatak o državljanstvu u državnu maticu upisuje se na temelju odgovarajuće isprave, a kod stjecanja hrvatskog državljanstva djeteta podrijetlom na temelju odgovarajuće isprave o hrvatskom državljanstvu roditelja. Naziv državljanstva ispisuje se u pravilu pridjevom izvedenim iz imena države čiji je državljanin osoba na koju se podaci odnose (npr. hrvatsko, njemačko itd.), a iznimno kod složenijih naziva država upisuje se naziv države.
5.13. O svim usmenim izjavama na temelju kojih se upisuje neki podatak u državnu maticu, matičar sastavlja zapisnik sukladno članku 77. stavak 2. Zakona o općem upravnom postupku.
5.14. U slučaju da matičar raspolaže osobnim podacima roditelja novorođenog djeteta, osobnim podacima ženika i nevjeste i osobnim podacima za