Na osnovu člana 98a stav 2 Zakona o državnoj upravi ("Službeni list RCG", broj 38/03 i "Službeni list CG", br. 22/08 i 42/11), Vlada Crne Gore, na sjednici od 6. oktobra 2011. godine, donijela je

UREDBU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE

(Objavljena u "Sl. listu Crne Gore", br. 51 od 28. oktobra 2011)

Član 1

Ministarstva i drugi organi uprave (u daljem tekstu: organi državne uprave) kancelarijsko poslovanje obavljaju u skladu sa ovom uredbom.
Kancelarijsko poslovanje u skladu sa ovom uredbom obavljaju državni organi, organi lokalne samouprave i druga pravna lica kad vrše prenijete ili povjerene poslove državne uprave, ako zakonom nije drukčije propisano.

Član 2

Poslovi prijema, evidentiranja i otpremanja akata, čuvanja predmeta, akata i drugog materijala i arhiviranja i čuvanja arhiviranih predmeta, kao i druga postupanja sa službenim materijalom vrše se u pisarnici.
Pisarnica se, po pravilu, organizuje kao posebna organizaciona jedinica, a ako je obim kancelarijskog poslovanja manji može se organizovati kao dio organizacione jedinice.
Ukoliko organ državne uprave poslove iz svoje nadležnosti vrši u drugim mjestima, van svog sjedišta, pisarnica se može organizovati i u tim mjestima.
Dva ili više organa državne uprave mogu imati zajedničku pisarnicu, na osnovu sporazuma tih organa.
Kancelarijsko poslovanje može se vršiti u elektronskom obliku, odnosno u informacionom sistemu za elektronsko upravljanje dokumentima, u skladu sa zakonom i ovom uredbom.

Član 3

Izrazi upotrijebljeni u ovoj uredbi imaju sljedeća značenja:
- arhiva je dio pisarnice u koji se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti, evidencija o predmetima, kao i ostala registraturska i arhivska građa do predaje nadležnom arhivu ili do njenog uništenja;
- podnesak je zahtjev, predlog, prijava, molba, žalba, prigovor i drugo saopštenje kojim se stranke obraćaju organima državne uprave pisano ili u elektronskom obliku;
- akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa državne uprave;
- predmet je skup svih podnesaka, akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu jedinstvenu cjelinu;
- prilog je pisani sastav (isprava, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja njegove sadržine;
- upravni predmet je predmet u kojem se vodi upravni postupak i rješava o pravima, obavezama ili pravnim interesima fizičkih lica, pravnih lica i drugih stranaka.

Član 4

Podnesci, akti i druge pošiljke (novčana i vrednosna pisma, telegrami, paketi i dr.) primaju se u pisarnici neposredno, putem pošte ili elektronskim putem.
Podnesci, odnosno akti koji nijesu primljeni posredstvom pisarnice, bez odlaganja se dostavljaju pisarnici.
Prijem podnesaka, odnosno akata elektronskim putem vrši se u skladu sa propisima o elektronskom dokumentu i elektronskom potpisu.

Član 5

O prijemu podneska, odnosno akta izdaje se potvrda.
U slučaju prijema podneska, odnosno akta elektronskim putem organ državne uprave je dužan da pošiljaocu, bez odlaganja, potvrdi prijem potvrdom u elektronskom obliku, u skladu sa propisima o elektronskom dokumentu i elektronskom potpisu.

Član 6

Primljeni podnesci, odnosno akti razvrstavaju se na podneske, odnosno akte upravnog postupka i podneske, odnosno akte drugih predmeta.
Razvrstavanje podnesaka, odnosno akata vrši se dodjeljivanjem klasifikacionog znaka koji predstavlja brojčani znak predmeta prema sadržini.

Član 7

Razvrstani podnesci, odnosno akti raspoređuju se na organizacione jedinice unošenjem brojčanog znaka organizacione jedinice u odgovarajuće polje na otisku prijemnog štambilja.
Brojčani znak organizacione jedinice određuje starješina organa državne uprave, na početku kalendarske godine.
Podnesci, odnosno akti koji su primljeni u elektronskom obliku raspoređuju se unošenjem signirnog znaka koji predstavlja brojčani znak organizacione jedinice i obrađivača podneska, odnosno akta u toj jedinici.

Član 8

Primljeni, razvrstani i raspoređeni podnesci, odnosno akti evidentiraju se i dostavljaju u rad organizacionim jedinicama, po pravilu, istog dana kad su primljeni.
Podnesci, odnosno akti upravnih predmeta evidentiraju se u