Na osnovu člana 11 stav 2 i člana 17 Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni list CG", broj 49/10), Ministarstvo kulture, donijelo je

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU IZRADE LISTE KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE I NAČINU ODABIRANjA I PREDAJE ARHIVSKE GRAĐE DRŽAVNOM ARHIVU

(Objavljen u "Sl. listu Crne Gore", br. 58 od 6. decembra 2011)

IOSNOVNE ODREDBE

Član 1

Ovim pravilnikom propisuje se sadržaj i način izrade Liste kategorija registraturske građe (u daljem tekstu: Lista), postupak izlučivanja i uništavanja bezvrijednog registraturskog materijala kao i odabiranja, vrednovanja i predaje arhivske građe organu državne uprave nadležnom za poslove arhivske djelatnosti (u daljem tekstu: Državni arhiv).

Član 2

Izrazi koji se u ovom pravilniku koriste za fizička lica u muškom rodu podrazumijevaju iste izraze u ženskom rodu.
IILISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE

Utvrđivanje i izrada Liste

Član 3

Listu utvrđuje držalac odnosno stvaralac registraturske i arhivske građe (u daljem tekstu: držalac) u čijem je radu taj materijal nastao ili se kod njega nalazi.
Za izradu Liste, držalac imenuje komisiju čiji su članovi zaposleni sa visokom stručnom spremom, koji poznaju organizaciju i djelokrug njegovog rada i registratursku građu i koji posjeduju vještine da ocijene društveni, naučno-istorijski i funkcionalni značaj te građe.
Državni arhiv daje saglasnost na Listu.

Sadržaj Liste

Član 4

Lista sadrži: uvod, naziv, istorijat držaoca, popis kategorisane registraturske građe, odredbe o primjeni Liste, obrazloženje, potpis, pečat, broj protokola pod kojim je evidentirana Lista i datum.
Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje Liste i naziv držaoca koji je Listu utvrdio.
Naziv Liste glasi: "Lista kategorija registraturske građe " i sadrži naziv držaoca.
Istorijat držaoca sadrži podatke predviđene važećim međunarodnim standardima.
Popis kategorisane građe sadrži: redni broj, vrstu, naziv i sadržaj građe, oznaku kategorije i rok čuvanja.
Redni broj ispisuje se arapskim ciframa u kontinuitetu od prvog do posljednjeg broja kategorisane registraturske građe obuhvaćene Listom.
Vrsta, naziv i sadržaj kategorisane registraturske građe formuliše se u Listi na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenta, koji mogu biti: akt, predmet, dosije, serija ili grupa dokumenta, a koji se međusobno razlikuju po roku čuvanja.
Redosljed vrste naziva i sadržaja kategorija registraturske građe navodi se u Listi prema Planu klasifikacionih oznaka u kancelarijskom poslovanju.
Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata trajne vrijednosti koja se označava sa slovom "T", kategoriju trajne vrijednosti, ali operativnog karaktera koja se označava sa slovima "TO" i kategoriju dokumenata operativne vrijednosti koja se izražava u Listi numerički (1, 3, 5, 10 godina i sl.)
Za trajno čuvanje određuje se registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti i za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe, podatke iz djelokruga rada držaoca, kategorije registraturske građe predviđene za trajno čuvanje po posebnim propisima, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima.
Odredba o primjeni Liste sadrži: stupanje na snagu Liste nakon davanja saglasnosti Državnog arhiva i perioda nastanka registraturske građe na koju će se Lista primjenjivati.
Obrazloženje Liste sadrži: način rada komisije za izradu Liste, podatke iz Plana klasifikacionih oznaka, vrste naziva i sadržaja registraturske građe u Listi (koncepcija Liste), kao i kritrijume za kategorizaciju građe.
Listu potpisuje lice koje rukovodi radom držaoca ili drugo ovlašćeno lice.
Lista se ovjerava pečatom držaoca i zavodi se u osnovnu evidenciju iz kancelarijskog poslovanja.

Saglasnost na Listu

Član 5

Radi davanja saglasnosti Lista se dostavlja Državnom arhivu u pet primjerka.
Državni arhiv je dužan da u roku od 30 dana od dana dostavljanja Liste da saglasnost na Listu ili daje vrati na doradu.
Stav Državnog arhiva o tome koju građu treba trajno čuvati (arhivska građa) obavezuju držaoca koji utvrđuje Listu.

Ovjeravanje Liste

Član 6

Državni arhiv daje saglasnost na primljenu Listu stavljanjem otiska štambilja sa tekstom saglasnosti.
Saglasnost na Listu potpisuje direktor Državnog arhiva ili lice koje on ovlasti, ovjerava se pačatom i zavodi u osnovnu evidenciju iz kancelarijskog poslovanja Državnog arhiva.
Jedan primjerak Liste na koju je saglasnost dao Državni arhiv vraća se držaocu, a ostale primjerke zadržava Državni arhiv.

Izmjene i dopune Liste

Član 7

Kada nastanu dokumenta koja po vrsti, nazivu i sadržaju nijesu obuhvaćena Listom, postojeća Lista se mijenja i dopunjuje na način i po postupku koji su utvrđeni za donošenje Liste.

IIIIZLUČIVANjE BEZVRIJEDNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ODABIRANjE I VREDNOVANjE ARHIVSKE GRAĐE

Odabiranje,vrednovanje i izlučivanje

Član 8

Arhivska građa se odabira i vrednuje iz registraturske građe izdvajanjem arhivske građe i izlučivanjem onih djelova registraturske građe koji nijesu od značaja za tekući rad, nauku kulturu i druge društvene potrebe, odnosno nemaju svojstvo arhivske građe (u daljem tekstu: bezvrijedni registraturski materijal).
Odabiranje i vrednovanje arhivske građe vrši se kod držaoca u čijem radu je nastala ili se nalazi kod njega na čuvanju po bilo kom pravnom osnovu.
Odabiranje i vrednovanje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala vrši se, po pravilu, samo iz sređene registraturske građe koja je upisana u arhivsku knjigu.

Arhivska knjiga

Član 9

Arhivska knjiga predstavlja opšti inventarski pregled