Na osnovu člana 34 stav 2 Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni list CG" broj 49/10) Ministarstvo kulture, donijelo je

PRAVILNIK

O EVIDENCIJAMA U ARHIVIMA

(Objavljen u "Sl. listu Crne Gore", br. 41 od 10. avgusta 2011)

IOSNOVNE ODREDBE

Predmet

Član 1

Ovim pravilnikom propisuju se vrste, sadržaj i način vođenja evidencija o arhivskoj građi, stvaraocima, držaocoma i korisnicima arhivske građe u arhivima, (u daljem tekstu: arhivske evidencije).

Rodna senzitivnost jezika

Član 2

Izrazi koji se u ovom pravilniku koriste za fizička lica u muškom rodu podrazumijevaju iste izraze u ženskom rodu.

IIVRSTE I SADRŽAJ ARHIVSKIH EVIDENCIJA

Vrste arhivskih evidencija

Član 3

Arhivske evidencije, zavisno od toga da li ih vode svi ili pojedini arhivi, mogu biti opšte i posebne.
Opšte arhivske evidencije vode svi arhivi. Posebne arhivske evidencije vodi Državni arhiv.

Opšte arhivske evidencije

Član 4

Opšte arhivske evidencije su:
1) knjiga primljene arhivske građe (ulazni inventar);
2) opšti inventar arhivske građe;
3) knjiga inventara za pojedini fond ili zbirku (dosije);
4) knjiga arhivske građe kopirane u sigurnosne i zaštitne svrhe;
5) knjiga arhivske građe kopirane u svrhu dopune fondova/zbirki arhiva;
6) evidencije o korisnicima arhivske građe;
7) knjiga restaurirane i konzervirane arhivske građe;
8) knjiga poklona i otkupa;
9) knjiga depozita;

Posebne arhivske evidencije

Član 5

Posebne arhivske evidencije su:
1) registar arhivskih fondova i zbirki Crne Gore;
2) registar arhivske građe Crne Gore koja ima status kulturnog dobra;
3) evidencije o arhivskoj građi od značaja za Crnu Goru koja se nalazi u inostranstvu;
4) evidencije stvaralaca i držalaca registraturske i arhivske građe;
5) evidencije o registraturskoj i arhivskoj građi koja se nalazi kod držalaca.

Knjiga primljene arhivske građe

Član 6

Knjiga primljene arhivske građe sadrži sljedeći podatke:
1) redni broj upisa;
2) datum preuzimanja;
3) naziv i sjedište, odnosno ime i adresa pravnog ili fizičkog lica;
4) osnov predaje (preuzimanje po službenoj dužnosti, otkup, poklon, depozit);
5) broj i datum zapisnika o primopredaji;
6) naziv stvaraoca arhivske građe;
7) sadržaj arhivske građe;
8) vremenski raspon arhivske građe;
9) količina arhivske građe;
10) stepen sređenosti arhivske građe;
11) oznaka fonda/zbirke;
12) smještaj arhivske građe u depou;
13) napomena.

Opšti inventar arhivske građe

Član 7

Opšti inventar arhivske građe je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu. Opšti inventar arhivske građe sadrži sljedeće podatke:
1) redni broj fonda/zbirke;
2) naziv fonda/zbirke;
3) klasifikacionu oznaku fonda/zbirke;
4) vremenski raspon arhivske građe;
5) količinu arhivske građe, izraženu u broju fizičkih jedinica i odgovarajućih mjernih jedinica:
6) stepen sređenosti i stanje arhivske građe;
7) serije (organizacine jedinice) fonda/zbirke (naziv, vremenski raspon i količina);
8) obavještajna pomagala nastala u registraturi (vrsta, vremenski raspon i količina);
9) ulaz u arhiv (broj iz prijemne knjige);
10) arhivska obavještajna sredstva (vrsta i broj jedinica);
11) napomena.
U opšti inventar podaci se upisuju najkasnije 60 dana od dana preuzimanja arhivske građe, a svaka promjena unosi se najkasnije 30 dana od dana nastanka promjene.

Knjiga inventara za pojedini fond i zbirku

Član 8

Knjiga inventara za pojedini fond i zbirku sadrži sljedeće podatke:
1) redni broj;
2) naziv fonda/zbirke;
3) vremenski raspon i mjesto nastanka inventarske jedinice;
4) podaci o dokumentaciji o preuzimanju arhivske građe;
5) podaci o sređivanju arhivske građe (opis stanja prije sređivanja, podaci o sređivanju i obrazloženje usvojenog načina sređivanja);
6) podaci o očuvanosti arhivske građe (zapisnici o izlučivanjima prije preuzimanja, podaci o dijelovima građe koja se nalazi u drugim ustanovama, popis arhivske građe izlučene u arhivu i obrazloženje);
7) podaci o kopiranju, restauraciji i konzervaciji arhivske građe;
8) istorijat stvaraoca;
9) istorijat fonda/zbirke;
10) bibliografija radova o stvaraocu, arhivskom fondu/zbirci i
11) bibliografija radova objavljenih na osnovu korišćenja arhivske građe;
12) datum posljednjeg unosa;
13) napomene.

Knjiga arhivske građe kopirane u sigurnosne i zaštitne svrhe

Član 9

Knjiga arhivske građe kopirane u sigurnosne i zaštitne svrhe sadrži slijedeće podatke:
1) redni broj upisa kopije u Knjigu kopirane građe;
2) signatura i naziv originala;
3) signatura kopije;
4) cjelovitost kopiranja;
5) podloga i tehnika kopiranja;
6) vrsta kopije;
7) količina zapisa;
8) podaci o odgovornosti za izradu kopije;
9) topografska oznaka kopije;
10) dostupnost;
11) napomena.
Različite vrste kopija iste arhivske građe vode se pod jedinstvenom signaturom.
Uz podlogu kopije upisuje se i tehnika kopiranja, format filma ili format digitalnog zapisa, kao i oblik filma.
Za svaku kopiju upisuje se vrsta i generacija kopije.
Količina analognih zapisa, mikrooblika i fotografija, iskazuje se u broju kopija, količini zvučnih, filmskih i video zapisa u trajanju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa i u kilobajtima i broju datoteka.
Podaci o odgovornosti za izradu kopija su: prezime i ime lica koje je izradilo kopiju, naziv pravnog lica koje je kopiju izradilo i datum izrade kopije.

Knjiga arhivske građe kopirane u svrhu dopune fondova/zbirki

Član 10

Knjiga arhivske građe kopirane u svrhu dopune fondova/zbirki sadrži slijedeće podatke :
1) redni broj upisa;
2) držalac čija je građa kopirana;
3) signatura i naziv fonda/zbirke kojoj pripada kopirana arhivska građa;
4) signatura kopirane arhivske jedinice (originala);
5) sadržaj kopirane arhivske građe;
6) vremenski raspon arhivske građe;
7) podloga i tehnika kopiranja;
8) vrsta kopije;
9) količina zapisa;
10) datum narudžbe za kopiranje;
11) podaci o nabavci (datum i broj primopredaje i iznos računa);
12) oznaka smještaja/topografska oznaka u depou arhiva;
13) dostupnost;
14) napomena.

Evidencije o korisnicima arhivske građe

Član 11

Evidencije o korisnicima arhivske građe su knjiga istraživača arhivske građe i knjiga korisnika arhivske građe.
Knjiga istraživača arhivske građe sadrži sljedeće podatke:
1) redni broj;
2) datum zahtjeva za istraživanje;
3) datum i broj odobrenja za istraživanje;
4) ime i prezime;
5) broj identifikacionog dokumenta;
6) adresa;
7) državljanstvo;
8) zvanje;
9) zaposlenje;
10) svrha istraživanja;
11) naziv teme;
12) signatura fonda/zbirke;
13) broj arhivske jedinice;
14) datum korišćenja;
15) datum vraćanja;
16) zahtjev za kopiranja arhivske građe.
Knjiga korisnika arhivske građe sadrži sljedeće podatke:
1) redni broj,
2) datum podnošenja zahtjeva,
3) ime i prezime,
4) naziv fonda/zbirke,
5) broj identifikacionog dokumenta,
6) datum i broj protokola pismenog zahtjeva,
7) datum i broj protokola pismenog odgovora.

Knjiga restaurirane i konzervirane arhivske građe

Član 12

Knjiga restaurirane i konzervirane arhivske građe sadrži sljedeće