ZAKON

O ARHIVSKOJ DJELATNOSTI

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 119 od 18. decembra 2008)

I- OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovim zakonom uređuje se arhivska djelatnost koja obuhvata: prikupljanje, zahvatanje, sređivanje, stručnu obradu, istraživanje, čuvanje i zaštitu javne dokumentarne i arhivske građe, kao i objavljivanje i davanje na korišćenje javne arhivske građe i nadzor nad dokumentarnom i arhivskom građom.

Član 2.

Arhivska djelatnost je djelatnost od opšteg interesa za Republiku Srpsku (u daljem tekstu: Republika) i obavezno se organizuje i obavlja na cijeloj teritoriji Republike.

Član 3.

(1) Dokumentarna građa je izvorni ili reprodukovan materijal (pisani, crtani, štampani, fotografisan, filmovan, fonografisan, magnetno, optički ili na drugi način zabilježen), nastao djelovanjem i radom ili preuzet od republičkih, zakonodavnih, izvršnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih i fizičkih lica.
(2) Dokumentarna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju, te se u njenoj zaštiti primjenjuju propisi koji se odnose na arhivsku građu.
(3) Dokumentarna građa čuva se od oštećenja, zloupotrebe i uništenja i ne može se otuđiti dok se iz nje ne odabere arhivska građa.

Član 4.

(1) Arhivsku građu čine zapisi ili dokumenti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka i oblik i nosač zapisa na kojem su zabilježeni, nastali djelovanjem i radom republičkih, zakonodavnih, izvršnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, javnih ustanova, privrednih društava, udruženja građana, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a koji su od trajne vrijednosti i značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica.
(2) Zapisi ili dokumenti su spisi, isprave, pomoćne kancelarijske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, obrasci, slike u pokretu (filmovi, video-zapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, mašinski čitljivi zapisi, datoteke, programi i sredstva za njihovo korišćenje.

Član 5.

(1) Arhivska građa je od interesa za Republiku i uživa njenu zaštitu.
(2) Arhivska građa kao kulturno dobro uživa zaštitu u skladu sa propisima iz oblasti zaštite kulturnih dobara.
(3) Dokumentarna i arhivska građa zaštićene su bez obzira na to u čijem su vlasništvu ili posjedu, te da li su registrovane ili evidentirane.
(4) Posebnu zaštitu uživa i odabran (izdvojen, izlučen) dokumentarni materijal, sve do njegovog uništenja pod uslovima i na način utvrđen ovim zakonom.

Član 6.

(1) Čuvanje dokumentarne građe obuhvata skup mjera i postupaka u vezi sa čuvanjem izvorne ili reprodukovane dokumentarne građe, a koji imaju za cilj da obezbijede upotrebljivost njenog sadržaja.
(2) Ukoliko reprodukovana građa obezbjeđuje upotrebljivost sadržaja, njeno čuvanje izjednačeno je sa čuvanjem izvorne dokumentarne građe.
(3) Za sve vrijeme čuvanja izvorna ili reprodukovana dokumentarna građa mora da bude adekvatno zaštićena od potpunog ili djelimičnog gubitka podataka sadržanih u njoj.

Član 7.

Dokumentarna građa čuva se na način kojim se obezbjeđuje:
a) njena trajnost, odnosno trajnost reprodukcije njenog sadržaja,
b) njena nepromjenljivost i integralnost, odnosno reprodukcija njenog sadržaja,
v) uređenost građe, odnosno njenog sadržaja i
g) dokazna vrijednost izvora dokumentarne građe.

Član 8.

(1) Imalac dokumentarne ili arhivske građe je pravno ili fizičko lice koje je njen vlasnik ili posjednik i koje njom upravlja ili je drži po bilo kom osnovu.
(2) Stvaralac dokumentarne ili arhivske građe je pravno ili fizičko lice čijim djelovanjem i radom ona nastaje.
(3) Imaoci i stvaraoci javne dokumentarne i arhivske građe dužni su da:
a) obezbijede odgovarajuće prostorije, opremu i kadar za sprovođenje mjera čuvanja i zaštite dokumentarne građe od oštećenja, uništenja ili nestajanja,
b) planiraju i sprovode mjere zaštite dokumentarne i arhivske građe,
v) donesu opšti akt o sistemu svog kancelarijskog i arhivskog poslovanja (pravilnik ili uputstvo),
g) donesu listu kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja i da pribave saglasnost arhiva na njihovu primjenu,
d) zatraže saglasnost nadležnog arhiva na opšti akt i listu iz t. v) i g) stava 3. ovog člana,
đ) vode evidencije utvrđene ovim zakonom, stručnim uputstvima Arhiva Republike i svojim opštim aktima,
e) nadležnom arhivu omoguće nesmetan stručni nadzor nad sprovođenjem mjera zaštite dokumentarne i arhivske građe i
ž) obezbijede finansijska sredstva za sprovođenje mjera zaštite.

Član 9.

(1) Dokumentarna i arhivska građa nastala radom jednog stvaraoca čini cjelinu i ne može da se dijeli, osim u slučaju iz stava 2. ovog člana.
(2) Dokumentarna i arhivska građa može da se dijeli ili spaja u slučaju:
a) promjene organizacione strukture stvaraoca i
b) prenošenja ili preuzimanja dijela poslova ili svih poslova drugog stvaraoca dokumentarne ili arhivske građe.
(3) Arhiv Republike ili arhiv jedinice lokalne samouprave (u daljem tekstu: nadležni arhiv) daje prethodno mišljenje u vezi sa slučajevima iz stava 2. ovog člana.
(4) Organ iz stava 2. ovog člana dužan je da utvrdi imaoce za sve dijelove podijeljene ili spojene dokumentarne i arhivske građe.

Član 10.

Dokumentarna i arhivska građa, kao i njihovi stvaraoci i imaoci evidentiraju se po jedinstvenoj metodologiji.

Član 11.

Arhivska građa obrađuje se na jedinstven način, primjenom metodskih uputstava i normativa.
II- DOKUMENTARNA GRAĐA

Član 12.

(1) Dokumentarna građa u fizičkom obliku je građa na fizičkom nosaču zapisa (na papiru, filmu itd.) koji omogućava reprodukciju njenog sadržaja bez upotrebe informaciono-komunikacionih ili srodnih tehnologija.
(2) Dokumentarna građa u elektronskom obliku je građa u digitalnom ili analognom obliku.
(3) Dokumentarna građa u digitalnom obliku je građa čiji je sadržaj zapisan u digitalnom obliku i pohranjen na elektronskom nosaču zapisa.
(4) Dokumentarna građa u analognom obliku je građa čiji je sadržaj zapisan u analognom obliku i pohranjen na elektronskom nosaču zapisa.

Član 13.

(1) Dokumentarna građa mora se čuvati cjelovita, nepromijenjena i sređena, u prostorijama u kojima su obezbijeđeni propisani:
a) mikroklimatski,
b) hemijsko-biološki i
v) fizičko-tehnički uslovi čuvanja, uz obezbjeđenje dostupnosti ovlašćenim korisnicima, za sve vrijeme njenog čuvanja.
(2) Ministar prosvjete i kulture (u daljem tekstu: ministar), na prijedlog Arhiva Republike, donosi pravilnik o uslovima čuvanja dokumentarne građe.
(3) Odredbe pravilnika iz stava 2. ovog člana ne primjenjuju se u slučajevima kada su posebnim propisima utvrđeni stroži uslovi čuvanja dokumentarne građe.

Član 14.

(1) Zahvatanje dokumentarne građe obuhvata postupak njenog evidentiranja, klasifikacije, dodavanja metapodataka i pohranjivanja u sistem za upravljanje dokumentima, a sprovodi se nakon preuzimanja na čuvanje i pretvaranja izvorne dokumentarne građe u digitalni oblik zapisa ili prenošenjem na mikrofilm.
(2) Zahvatanje dokumentarne građe koja je izvorno u fizičkom ili u elektronskom obliku, ali ne i u digitalnom, sprovodi se na način kojim se obezbjeđuje njeno sigurno pretvaranje u digitalni oblik.
(3) Zahvatanje dokumentarne građe čiji je izvorni oblik digitalan vrši se na način kojim se obezbjeđuje efikasno i potpuno zahvatanje svake njene pojedine jedinice.

Član 15.

(1) Sigurno pretvaranje dokumentarne građe u oblik za dugoročno čuvanje je ono koje obezbjeđuje:
a) reprodukciju svih ključnih sadržaja izvorne dokumentarne građe,
b) upotrebljivost sadržaja izvorne dokumentarne građe,
v) autentičnost dokumentarne građe,
g) potreban broj kontrolnih postupaka pravila i kvaliteta,
d) čuvanje dodatog sadržaja i podataka u vezi sa postupkom pretvaranja, odvojeno od izvornog sadržaja,
đ) adekvatno dokumentovanje, sa dokazima da primijenjene metode i postupci obezbjeđuju sigurno pretvaranje i
e) ispunjavanje uslova koje dodatno propiše nadležni organ.
(2) Autentičnost dokumentarne građe obezbjeđuje se zahvatanjem ključnih sadržaja izvorne dokumentarne građe.
(3) Autentičnost građe u digitalnom obliku za dugoročno čuvanje obezbjeđuje se strogo kontrolisanim i dokumentovanim dodavanjem sadržaja.
(4) Sadržaji iz stava 3. ovog člana (npr. ponovni e-potpis i vremenski žig) mogu da se dodaju na nivou cjelokupne zahvaćene građe ili na nivou njenih jedinica.

Član 16.

(1) Dugoročno čuvanje građe podrazumijeva period duži od pet godina.
(2) Dokumentarna građa u digitalnom obliku za dugoročno čuvanje je građa čiji je sadržaj zapisan u digitalnom obliku i pohranjen na elektronskom nosaču zapisa za efikasno dugoročno čuvanje, pri čemu je obezbijeđena mogućnost usklađivanja sa tehnološkim razvojem.
(3) Nosač zapisa je konvencionalni ili nekonvencionalni nosač na kojem je zapisan sadržaj u skladu sa oblikom zapisa.
(4) Oblik zapisa su organizacione i tehnološke karakteristike koje određuju kako je sadržaj zapisan, pohranjen i prikazan u procesu čuvanja.