Na osnovu člana 13. i člana 16. stav 2. i člana 20. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", broj 45/02), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog direktora Arhiva Federacije, donosi

UREDBU

O ORGANIZOVANjU I NAČINU VRŠENjA ARHIVSKIH POSLOVA U PRAVNIM LICIMA U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE

(Objavljeno u "Sl. novine FBiH", br. 12 od 28 marta 2003)

I- OPĆE ODREDBE

Član 1.

1. Ovom uredbom, u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u javnim preduzećima, javnim ustanovama, udruženjima građana, fondacijama i drugim pravnim licima (u daljem tekstu: pravna lica), organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine, (u daljem tekstu: Federacije), koji se odnose na način donošenja liste kategorija sa rokovima čuvanja, postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe, način vođenja i korištenja arhivske knjige, uvjeti čuvanja registraturne i arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske građe između pravnih lica i nadležnog arhiva.

Član 2.

Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe su:
1. Arhiv Federacije - za pravna lica organizovana na nivou Federacije;
2. kantonalni arhivi - za pravna lica organizovana na nivou kantona;
3. općinski arhivi - za pravna lica organizovana na nivou općine;
4. gradski arhivi - za pravna lica organizovana na nivou grada.
Ako općina, odnosno grad, nemaju svoj arhiv u tom slučaju, nadležan je kantonalni arhiv na čijem se području općina, odnosno grad nalazi.

Član 3.

Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova javnih preduzeća, javnih ustanova, udruženja građana, fondacija i drugih pravnih lica osnovanih u kantonu, odnosno općini i gradu, ako vršenje arhivskih poslova u tim pravnim licima nije regulisano propisima kantona.

Član 4.

Pravna lica su dužna organizovati i voditi kao dio svoje redovne djelatnosti, arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti, a u skladu sa ovom uredbom.
Arhivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.

II- LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE SA ROKOVIMA ČUVANjA

Član 5.

Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe pravna lica su dužna donijeti listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu:lista kategorija).

Član 6.

Listu kategorija donosi rukovodilac pravnog lica. Ova lista se može primijeniti nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva.

Član 7.

Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac pravnog lica, a čine je stručni službenici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne građe iz nadležnosti pravnog lica i koji su sposobni da ocjene naučno-historijski, društveni i praktični značaj te građe.

Član 8.

Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5 godina, 10 godina, 20 godina i sl.), oznakom "trajno" (T) i "trajno operativno" (TO).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja za historiju i druge naučne oblasti, kulturu uopće i druge društvene potrebe, kao i podatke koji govore o uslovima rada i načinu života građana, i
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba pravnog lica.

Član 9.

Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti. Pravno lice dužno je postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se kategorije registraturne građe, iz liste koju su donijeli, moraju trajno čuvati.
Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom kategorija, donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu.
Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija dati saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.

Član 10.

Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 1).

III- POSTUPAK ODABIRANjA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE

Član 11.

Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdvajanjem arhivske građe i uništenjem onih dijelova registraturne građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa), a nemaju svojstvo arhivske građe.
Odabiranje vrši pravno lice, u čijem je radu nastala registraturna građa, ili se kod njega nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi.

Član 12.

Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se, po pravilu, iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanja dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija.

Član 13.

Pravno lice dužno je da vrši tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do 1945. godine, kao i od 1992. do 1995. godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. ovog člana, vrši se samo u nadležnom arhivu.

Član 14.

Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajanje bezvrijedne registraturne građe, pokreće pravno lice u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kom osnovu.
Rukovodilac pravnog lica, imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stava 2. ovog člana, obavezno sadrži:
1. naziv pravnog lica, u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se nalazi,
2. popis registraturne građe koji se predlaže za uništenje po godinama nastanka, s brojem registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratora, omota i slično), naznakom klasifikacione oznake iz liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi, količinom izdvojene građe izražene u dužnim metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena bezvrijedna registraturna građa.
Pravno lice dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne građe koja se predlaže za uništenje.

Član 15.

Po prijemu popisa iz st. 2. i 3. člana 14. ove uredbe, službenik nadležnog arhiva koji vrši stručni nadzor, (u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva), u saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2. člana 14. ove uredbe, razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva, može prilikom provjere, da prihvati u cjelini ili djelomično popis bezvrijedne