Na osnovu člana 13. i člana 16. stav 2. i člana 20. Zakona o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", broj 45/02), Vlada Federacije Bosne i Hercegovine, na prijedlog direktora Arhiva Federacije, donosi
UREDBU
O ORGANIZOVANjU I NAČINU VRŠENjA ARHIVSKIH POSLOVA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
(Objavljeno u "Sl. novine FBiH", br. 22 od 24 maja 2003)
I- OPĆE ODREDBE
Član 1.
1. Ovom uredbom, u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi Federacije Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Zakon) uređuju se arhivski poslovi u federalnim organima uprave i federalnim ustanovama, odnosno u kantonalnim organima uprave i kantonalnim ustanovama i gradskim i općinskim službama za upravu (u daljem tekstu: organi i službe za upravu) organizovanim u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Federacija Bosne i Hercegovine), koji se odnose na način donošenja liste kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja; postupak odabiranja arhivske građe iz registraturne građe, način vođenja i korištenja arhivske knjige, uslove čuvanja registraturne i arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturne građe i način primopredaje arhivske građe između organa i službi za upravu i nadležnog arhiva.
Član 2.
Nadležni arhivi, u smislu ove uredbe su:
1. Arhiv Federacije-za federalne organe uprave i federalne ustanove;
2. kantonalni arhivi-za kantonalne organe uprave i kanto- nalne ustanove;
3. općinski arhivi-za općinske službe za upravu;
4. gradski arhivi-za gradske službe za upravu.
Ako općina, odnosno grad, nemaju svoj arhiv u tom slučaju, nadležan je kantonalni arhiv na čijem se području općina, odnosno grad nalazi.
Ako u kantonu ne postoji kantonalni arhiv, u tom slučaju nadležan je Arhiv Federacije do osnivanja kantonalnog arhiva.
Član 3.
Ova uredba primjenjuje se i na vršenje arhivskih poslova kantonalnih organa i službi za upravu, gradskih i općinskih službi uprave, ako vršenje arhivskih poslova u tim organima i upravama nije regulisano propisima kantona.
Organi i službe za upravu dužni su organizovati i voditi, kao dio svoje redovite djelatnosti, arhivske poslove koji proizilaze iz njihove djelatnosti, a u skladu ovoj uredbi.
Ahivski poslovi vrše se u okviru kancelarijskog poslovanja.
II- LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE SA ROKOVIMA ČUVANjA
Član 4.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturne građe, organi i službe za upravu dužni su donijeti listu kategorija registraturne građe sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista kategorija).
Član 5.
Listu kategorija donosi rukovodilac organa i službe za upravu. Ova lista se može primijeniti nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva.
Član 6.
Listu kategorija izrađuje komisija koju obrazuje rukovodilac organa i službe za upravu, a čine je stručni službenici koji poznaju organizaciju, vrstu registraturne građe iz nadležnosti organa i službe za upravu i koji su sposobni ocijeniti naučno-historijski, društveni i praktični značaj te građe.
Član 7.
Rok čuvanja dokumenata izražava se u listi kategorija numerički ( 2 godine, 5 godina, 10 godina, 20 godina i sl), oznakom "trajno" (T) i "trajno operativno" (TO).
Za trajno čuvanje određuju se:
1. kategorije registraturne i arhivske građe koje sadrže podatke od društvenog značaja i od značaja za historiju i druge naučne oblasti, kulturnu uopće i druge društvene potrebe, kao i podatke koji govore o uvjetima rada i načinu života građana, i
2. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja se određuju zavisno o potrebama organa i službe za upravu.
Član 8.
Izrađena lista kategorija dostavlja se u dva primjerka nadležnom arhivu radi davanja saglasnosti. Organi i službe za upravu dužni su postupiti po ocjeni nadležnog arhiva o tome koje se kategorije registraturne građe, iz liste koje su donijeli, mora trajno čuvati.
Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koji nisu obuhvaćeni postojećom listom kategorija, donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i dostavlja je u roku od mjesec dana na saglasnost nadležnom arhivu.
Nadležni arhiv obavezan je u roku od mjesec dana od prijema dostavljene liste kategorija, dati saglasnost na listu ili je vratiti s primjedbama donosiocu.
Član 9.
Obrazac liste kategorija nalazi se u prilogu ove uredbe i čini njen sastavni dio (obrazac broj 1).
III- POSTUPAK ODABIRANjA ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURNE GRAĐE
Član 10.
Arhivska građa odabire se iz registraturne građe.
Odabiranje se vrši izdavanjem arhivske građe i uništavanjem onih dijelova registraturne građe kojima je prestala važnost za tekući rad (bezvrijedna registraturna građa), a nemaju svojstvo arhivske građe.
Odabiranje vrši organ i služba za upravu, u čijem je radu nastala registraturna građa, ili se kod njega nalazi na čuvanju po bilo kojoj osnovi.
Član 11.
Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrijedne registraturne građe vrši se, po pravilu, iz sređene registraturne građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Izdvajanja dijelova bezvrijedne registraturne građe vrši se na osnovu liste kategorija.
Član 12.
Organ i služba za upravu dužni su da vrše tekuća odabiranja na osnovu rokova utvrđenih u listi kategorija u roku od jedne godine do dana isteka roka čuvanja.
Iz registraturne građe nastale prije 1878. godine i one nastale od 1941. do 1945. godine, kao i od 1992. do 1995. godine ne vrši se izdvajanje ili uništenje.
Uništenje dijelova bezvrijedne registraturne građe iz stava 2. ovog člana, vrši se samo u nadležnom arhivu.
Član 13.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izdvajane bezvrijedne registraturne građe, pokreće organ ili služba za upravu u čijem je radu nastala građa ili se kod njega nalazi po bilo kojoj osnovi.
Rukovodilac organa ili službe za upravu, imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturne građe saglasno listi kategorija i rokovima čuvanja.
Popis iz stava 2. ovog člana, obavezno sadrži:
1. naziv organa ili službe za upravu, u čijem je radu nastala registraturna građa ili kod koga se nalazi,
2. popis registraturne građe koji se predlaže za uništenje po godinama nastanka, s brojem registraturnih jedinica (fascikli, kutija, registratura, omota i slično), naznakom klasifikacijske oznake iz liste kategorija, rokom čuvanja koji je utvrđen u toj listi, količinom izdvojene građe izražene u dužnim metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska građa i izdvojena bezvrijedna registraturna građa.
Organ ili služba za upravu dostavlja nadležnom arhivu u dva primjerka popis bezvrijedne registraturne građe koja se predlaže za uništenje.
Član 14.
Po prijemu popisa iz stava 2. člana 13. ove uredbe, službenik nadležnog arhiva koji vrši stručni nadzor, (u daljem tekstu: predstavnik nadležnog arhiva), u saradnji s nadležnom komisijom iz stava 2. člana 13. ove uredbe, razmatra popis i vrši provjeru građe predložene za uništenje.
Predstavnik nadležnog arhiva, može prilikom provjere, prihvatiti u cjelini ili djelomično popis bezvrijedne registraturne građe. Ako predstavnik nadležnog arhiva utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa, naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturne građe predložene za uništenje, predstavnik nadležnog arhiva i članovi komisije, sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg nadležni arhiv izdaje rješenje za uništenje bezvrijedne registraturne građe.
Poslije donošenja rješenja iz stava 3. ovog člana, brojevi izdvojenih predmeta evidentiraju se u postojećim evidencijama (djelovodnik, upisnik, kartoni, arhivska knjiga i sl.), koje vodi organ ili službe za upravu.
Član 15.
Organ ili služba za upravu dužni su trajno čuvati cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izdvajanja i uništenja bezvrijedne registraturne građe (zapisnik, rješenje, popis materijala koji je uništen i sl.).
Član 16.
Na fotografisani, filmovani, fongrafisani i na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal primjenjuju se, osim mjera propisanih