Na osnovu člana 34. stav 1. Zakona o Vladi Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 3/97 i 3/98), Vlada Republike Srpske na sjednici, od 25. decembra 2003. godine, donijela je

UREDBU

O KANCELARIJSKOM POSLOVANjU REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE

(Objavljena u "Sl. glasniku RS", br. 1 od 1. januara 2004, 13/07)

Član 1.

Ovom uredbom, uređuje se kancelarijsko poslovanje republičkih organa uprave (u daljem tekstu: organi uprave).
Odredbe ove uredbe, primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje stručnih službi Narodne skupštine, predsjednika Republike, Vlade, organe opština i gradova, kao i na preduzeća, ustanove i druge organizacije, kada vrše javna ovlašćenja.

Član 2.

Ako su za pojedine organe uprave doneseni posebni propisi o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja, odredbe ove uredbe primjenjivaće se samo na pitanja, koja nisu regulisana tim posebnim propisima.

Član 3.

Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, klasifikovanje i zavođenje akata, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu akta, otpremanje pošte, razvođenje akata i njihovo arhiviranje i čuvanje.

Član 4.

Kancelarijsko poslovanje organa uprave organizuje se i vodi po načelima obaveznosti, sveobuhvatnosti, urednosti, ekonomičnosti, jednostavnosti, tačnosti, ekspeditivnosti, racionalnosti i čuvanja vitalne dokumentacije.

Član 5.

U smislu ove uredbe, pojedini termini imaju sljedeće značenje:
- akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave;
- predmet je skup svih akata i priloga, koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu cjelinu;
- upravnim predmetom smatra se predmet u kojem se vodi upravni postupak i u kojem se rješava o pravima, obavezama i pravnim interesima građana, pravnih lica i drugih stranaka;
- dosije je skup predmeta, koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice;
- pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se vrše sljedeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otpremanje pošte, razvođenje akata, njihovo arhiviranje i čuvanje;
- arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni predmeti, zapisi na magnetnom, mikrofilmskom i elektronskom mediju, evidencije o aktima, predmetima i zapisima, kao i ostali registraturski materijal do njihove predaje nadležnom arhivu ili uništenja.

Član 6.

Starješina organa uprave rješenjem ovlašćuje radnika, koji je neposredno odgovoran za vođenje kancelarijskog poslovanja i rukovanje arhivskom građom i registraturskim materijalom.

Član 7.

Primljene akte, ovlašćeni radnik organa uprave razvrstava na akte predmeta upravnog postupka i na ostale akte (akte predmeta neupravnog postupka).
Raspoređivanje akata iz prethodnog stava na unutrašnje organizacione jedinice, po pravilu, vrši radnik zadužen za otvaranje pošiljki.
Raspoređivanje akata, koji se obrađuju u elektronskom obliku, po pravilu, vrši radnik, koji te akte evidentira u bazi podataka.

Član 8.

Organi uprave vode evidenciju o svim primljenim i vlastitim aktima.
Osnovna evidencija o aktima i predmetima, vodi se po sistemu kartoteke i jedinstvenih klasifikacionih oznaka ili putem elektronske obrade.
Za pojedine vrste akata vode se evidencije utvrđene posebnim propisom (poslovi katastra, evidencije lica stavljenih pod starateljstvo i dr.).
Ukoliko se akti obrađuju u elektronskom obliku, njihovo evidentiranje vrši se u bazi podataka i to na način kojim se obezbjeđuje posebno označenje akata i predmeta.

Član 9.

Evidencioni broj akta organa uprave sastoji se iz brojčane oznake stvaraoca akta i brojčane oznake (djelovodnog broja) akta.
Brojčana oznaka stvaraoca akta sastoji se iz brojčane oznake organa u čijem je radu akt nastao i brojčane oznake organizacione jedinice.
Brojčane oznake organizacionih jedinica utvrđuju se rješenjem, koje donosi starješina organa. Istim rješenjem, mogu da se utvrde i brojčane oznake mjesta nastanka akta za potrebe područnih jedinica.
Djelovodni broj akta sastoji se iz: klasifikacione oznake, rednog broja i skraćene oznake godine nastanka akta.
Klasifikaciona oznaka akta sastoji se iz brojčane oznake glavne grupe, grupe i podgrupe.
Redni broj označava redosljed njegovog evidentiranja na kartici u okviru iste klasifikacione oznake. Ukoliko se vrši elektronsko evidentiranje, redni broj akta može da se automatski određuje prema brojčanoj oznaci organa u čijem je radu akt nastao, brojčanoj oznaci organizacione jedinice ili brojčanoj oznaci mjesta nastanka akta.
Skraćena oznaka godine nastanka akta, sadrži dva posljednja broja kalendarske godine u kojoj je ovaj nastao.

Član 10.

Evidencija o aktima vodi se, po pravilu, u okviru predmeta.
Izuzetno, na osnovu rješenja starješine organa, evidencija o aktima i predmetima može da se vodi i u okviru:
- dosijea, kada je rješavanje određenih