Na osnovu člana 111. st 2. i 3. Zakona o notarima ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 86/04, 2/05, 74/05, 91/06, 37/07 i 50/10), ministar pravde donosi

UPUTSTVO

O VOĐENjU POSLOVNIH KNjIGA I NAČINU FORMIRANjA I ARHIVIRANjA SPISA

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 43 od 19. aprila 2011)

1.
Ovim uputstvom propisuju se sadržaj, obrasci, način vođenja poslovnih knjiga, formiranje i arhiviranje notarskih spisa.
2.
U skladu sa članom 111. stav 1. Zakona o notarima, notar vodi sljedeće poslovne knjige:
a) Opšti poslovni upisnik, u koji se upisuju sve notarske isprave - OPU,
b) Imenik raspolaganja za slučaj smrti, za lica koja su pred notarom predala kakvo raspolaganje za slučaj smrti s oznakom broja odnosnog spisa - IRS,
v) Depozitnu knjigu o preuzetom i izdatom tuđem novcu, vrijednosnim papirima i dragocjenostima, u koju se, osim tačne oznake preuzetog depozita, treba unijeti ime i adresa deponenta kome se predmet treba predati - DK,
g) Upisnik povjerenih poslova, koje je sud ili koji drugi organ povjerio notaru, s abecednim imenikom - UPP,
d) Zajednički abecedni imenik - ZAI.
3.
Poslovne knjige vode lica zaposlena kod notara.
4.
Poslovne knjige iz tačke 2. ovog uputstva trajno se čuvaju.
5.
Notar može da vodi skraćeni protokol, u koji upisuje pismena koja zaprima ili otprema.
6.
Poslovne knjige vode se u formi knjiga formata A4 sa čvrstim povezom, a sve stranice poslovne knjige označavaju se rednim brojem.
7.
Prije upisa u poslovne knjige notar na prvoj strani upisuje broj stranica poslovne knjige i datum ovjere, potpisuje i ovjerava pečatom za tintu.
8.
U Opšti poslovni upisnik upisuju se notarski originali, potvrde i ovjere.
9.
U Opšti poslovni upisnik upisuju se:
a) redni broj i datum sačinjavanja notarskog originala,
b) nacrt notarske isprave,
v) savjetovanje koje nije u vezi sa notarskom obradom isprave,
g) potvrde ili ovjere,
d) ime i prezime, odnosno naziv stranaka,
đ) adresa stranaka,
e) naziv predmeta, odnosno kratak opis preduzete radnje,
ž) prostor za napomene i
z) potpis stranke.
10.
U opšti poslovni upisnik potpisuju se stranke prilikom ovjere potpisa, dok se u ostalim slučajevima notarske obrade isprava stranke potpisuju ako to odluči notar.
11.
Opšti poslovni upisnik vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 1, koji čini sastavni dio ovog uputstva.
12.
U Upisnik povjerenih poslova upisuju se poslovi koje notaru povjeri sud ili drugi organ, u skladu sa odredbama člana 67. Zakona o notarima.
13.
U Upisnik povjerenih poslova upisuju se:
a) redni broj i datum prijema akta,
b) naziv suda ili drugog organa (sa naznakom broja akta) koji povjerava notaru određenu radnju,
v) ime i prezime, kao i adresa stanovanja, odnosno naziv sjedišta i adresa stranke,
g) kratak opis povjerenog posla i
d) prostor za napomene.
14.
Upisnik povjerenih poslova vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 2, koji čini sastavni dio ovog uputstva.
15.
U Depozitnu knjigu upisuju se podaci u vezi sa novcem, vrijednosnim papirima i dragocjenostima koje su notaru povjerene u skladu sa čl. 107-109. Zakona o notarima.
16.
Novčani iznosi upisuju se u Depozitnu knjigu brojkama i moraju se sabrati čim se stranica potpuno ispiše, a rezultat sa jedne stranice prenosi se na sljedeću stranicu.
17.
Kod štednih knjižica i čekova koji su predati kao sredstvo plaćanja, u koloni 4 Depozitne knjige navode se nominalni iznosi, u koloni 5 naziv, broj štedne knjižice, broj čekova i naziv banke.
18.
Vrijednosni papiri upisuju se prema vrsti, nominalnoj vrijednosti, broju vrijednosnih papira, serijama i brojevima ili, ako su drugačije označeni, prema toj oznaci.
19.
Depozitna knjiga se na kraju kalendarske godine zaključuje, notar je potpisuje, uz navođenje mjesta, datuma i službenog naziva.
20.
Svi depoziti koji se zateknu u trenutku zaključenja knjige prenose se u sljedeću godinu.
21.
Depozitna knjiga se vodi prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 3, koji čini sastavni dio ovog uputstva.
22.
U Imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se podaci za lica koja su pred notarom sačinila neko raspolaganje za slučaj smrti ili su mu ga predale.
23.
U Imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se:
a) redni broj, datum sačinjavanja, odnosno predaje raspolaganja za slučaj smrti,
b) ime i prezime, kao i adresa lica koje je sačinilo raspolaganje za slučaj smrti i
v) broj spisa i vrsta poslovne knjige u kojoj je to pismeno upisano.
Imenik raspolaganja za slučaj smrti vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 4, koji čini sastavni dio ovog uputstva.
24.
U Zajednički abecedni imenik upisuju se stranke koje su pred notarom dale izjavu volje ili su tražile preduzimanje neke druge službene radnje.
25.
U Zajednički abecedni imenik upisuju se:
a) ime i prezime, odnosno naziv i adresa stranke i
b) broj u poslovnoj knjizi u koju je predmet upisan.
26.
Zajednički abecedni imenik vodi se prema Obrascu koji se nalazi u Prilogu broj 5, koji čini sastavni dio ovog uputstva.
27.
Notar uredno vodi poslovne knjige.
28.
Upisi se obavljaju bez odgađanja, bez praznina, precrtavanja, brisanja i korekcija.
29.
Upisi se vrše po redoslijedu kako se izvrši službena radnja (Opšti poslovni upisnik) ili kako je predmet dospio (Upisnik povjerenih poslova, Depozitna knjiga).
30.
Podaci u Zajedničkom abecednom imeniku upisuju se u prvoj slobodnoj rubrici pod slovom u upisniku koje odgovara početnom slovu prezimena stranke, odnosno naziva firme pravnog lica.
31.
Poslovne knjige se vode tako što se u svaku rubriku upisuju podaci predviđeni za tu rubriku, a ako neku rubriku ne treba ispuniti, stavlja se vodoravna crtica.
32.
Ako se prilikom upisivanja učini manja greška, ta se greška čitko precrta vodoravnom crtom, a potom se u slobodnom prostoru te rubrike upisuju predviđeni podaci.
33.
Ako se prilikom upisivanja napravi veća greška tako da se rubrika više ne može upotrijebiti, u tom slučaju se čitav upis precrta dvjema vodoravnim crtama, a upisivanje se izvrši u sljedećim slobodnim rubrikama koje se odnose na cjelokupan upis pod njegovim prvobitnim brojem. Na oba mjesta u upisniku vrši se međusobno upućivanje jednog na drugo.
34.
Dopune i ostale izmjene u poslovnim knjigama vrše se tako da prvobitni upis ostane čitak. Ovo vrijedi i za slučajeve u smislu t. 32. i 33. ovog uputstva. I takve slučajeve notar mora potvrditi zabilješkom na stranici na kojoj su izvršene izmjene, staviti datum i potpisati.
35.
Poslovne knjige zaključuju se na kraju tekuće kalendarske godine.
36.
Zaključivanje se vrši tako što notar ispod posljednjeg rednog broja upisanog 31. decembra podvuče vodoravnu crtu crvenom bojom i u nastavku sačini službenu zabilješku koja sadrži:
a) ukupni broj