Na osnovu člana 62. Zakona o matičnim knjigama ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 111/09) i člana 82. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar uprave i lokalne samouprave donosi

UPUTSTVO

O VOĐENjU MATIČNIH KNjIGA

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 55 od 14. juna 2010)

I- OSNOVNA ODREDBA

1.
Ovim uputstvom propisuje se: način vođenja i čuvanja matičnih knjiga i spisa, način obnavljanja uništenih ili nestalih matičnih knjiga, način upisa u matične knjige na osnovu isprava inostranog organa, način vršenja uvida u matične knjige i spise, način izdavanja izvoda i uvjerenja na osnovu matičnih knjiga, sadržina i način vođenja evidencije o izdatim izvodima i uvjerenjima na osnovu matičnih knjiga.

II- NAČIN VOĐENjA MATIČNIH KNjIGA

2.
Matične knjige vode se u dva primjerka, u papirnom i elektronskom obliku.
3.
Matične knjige vode se za matična područja, koja određuje skupština jedinice lokalne samouprave.
4.
U slučaju promjene matičnog područja zaključene matične knjige za naseljena mjesta koja su pripala drugom matičnom području preuzeće matičar tog matičnog područja, a nezaključene matične knjige nastaviće da vodi matičar dotadašnjeg matičnog područja do kraja kalendarske godine i po njihovom zaključenju predaće ih novom nadležnom matičaru. Novi nadležni matičar vodiće matične knjige za pripojeno područje od početka nove kalendarske godine.
5.
O primopredaji matičnih knjiga sastavlja se zapisnik koji se zavodi u djelovodnik obje matične službe i čuva se kao akt trajne vrijednosti. Zapisnik potpisuju matičari obje matične službe i drugi radnici ako su učestvovali u primopredaji matičnih knjiga.
6.
Na način iz t. 4. i 5. ovog uputstva postupiće se i kad pojedina naseljena mjesta, odnosno dio matičnog područja pripadnu drugoj opštini.
7.
Ako se na dijelu koji je pripao susjednoj opštini, odnosno drugom matičnom području, nalazi manji dio stanovništva dotadašnjeg područja za koje su se vodile jedinstvene matične knjige, dotadašnji nadležni matičar prepisaće upise koji se odnose na taj dio područja i ovjeren prepis dostaviće novom nadležnom matičaru, a sam će nastaviti da vodi matične knjige za dio područja koji je ostao u njegovoj nadležnosti.
8.
Ako se na dijelu koji je pripao susjednoj opštini, odnosno drugom matičnom području, nalazi veći dio stanovništva dotadašnjeg područja, za koje su vođene jedinstvene matične knjige, dotadašnji nadležni matičar prepisaće upise iz matičnih knjiga za dio područja koji je ostao u njegovoj nadležnosti, a matične knjige predaće novom nadležnom matičaru.
9.
U slučaju iz t. 7. i 8. ovog uputstva ranije nadležni matičar nastaviće voditi dotadašnje matične knjige do kraja kalendarske godine. Prepisivanje upisa i predaja matičnih knjiga vrši se na kraju kalendarske godine, po zaključenju matičnih knjiga koje su vođene za odnosno područje.
Prepisivanje upisa vrši se samo za tekuću kalendarsku godinu, a ranije zaključene matične knjige za odnosno područje ne predaju se novom matičaru, osim ako se zainteresovane opštine drugačije sporazumiju.

Prvi primjerak - izvornik matične knjige

10.
Prvi primjerak - izvornik matične knjige vodi se u papirnom obliku i tvrdog je poveza. Strane knjige, osim prvog i posljednjeg lista, numerisane su.
11.
Na koricama i prvoj nenumerisanoj strani knjige iz tačke 10. ovog uputstva odštampan je naziv matične knjige: Matična knjiga rođenih, odnosno Matična knjiga državljana, odnosno Matična knjiga vjenčanih, odnosno Matična knjiga umrlih.
12.
Na prvoj nenumerisanoj strani ispod naziva matične knjige odštampan je prostor u koji se upisuje opština-grad i naziv matičnog područja za koje se vodi matična knjiga, datum prvog upisa u matičnu knjigu sa oznakom prvog tekućeg broja, datum posljednjeg upisa u matičnu knjigu sa oznakom posljednjeg tekućeg broja, kao i prostor za: potpis matičara punim imenom i prezimenom, ovjeru pečatom organa i potpis funkcionera (načelnik/gradonačelnik) koji rukovodi tim organom ili lica koje on ovlasti.
13.
Ako se promijeni naziv opštine, odnosno grada ili naziv matičnog područja, novi naziv upisuje se u produžetku ranijeg naziva, sa datumom kada je promjena nastala.
Na posljednjoj nenumerisanoj strani odštampana je zabilješka: "Ova matična knjiga ima ... (i slovima) numerisanih strana", koju punim imenom i prezimenom potpisuju matičar i funkcioner (načelnik/gradonačelnik) koji rukovodi tim organom ili lice koje on ovlasti.
14.
Matične knjige zaključuju se na kraju svake kalendarske godine sa 31. decembrom i taj dan i mjesec, uz godinu za koju se vodi matična knjiga, upisuju se kao datum zaključenja matične knjige.
15.
Matična knjiga zaključuje se tako što se na narednom praznom obrascu matične knjige poslije posljednjeg upisa u godini upisuje zabilješka: "Ova matična knjiga koja se vodi za matično područje ... za ... godinu zaključena je sa tekućim brojem ... (i slovima), 31. (trideset prvog) decembra ... godine".
16.
Ako u toku godine nije bilo upisa činjenice rođenja, odnosno zaključenja braka, odnosno smrti u matičnu knjigu, matična knjiga se zaključuje upisom zabilješke: "U ovoj matičnoj knjizi koja se vodi za matično područje ... za ... godinu nije bilo upisa".
17.
Zabilješku iz t. 15. i 16. punim imenom i prezimenom potpisuju matičar i funkcioner (načelnik/gradonačelnik) koji rukovodi tim organom ili lice koje on ovlasti i ovjeravaju pečatom organa.
18.
Ako je na strani na kojoj je stavljena zabilješka o zaključenju po odredbi tačke 14. ostao jedan ili više neispisanih obrazaca za osnovni upis, taj obrazac poništiće se precrtavanjem sa dvije unakrsne linije.
19.
Prvi upis u idućoj kalendarskoj godini vrši se na prvoj sljedećoj desnoj strani matične knjige pod rednim brojem 1.

Drugi primjerak matične knjige

20.
Drugi primjerak matične knjige vodi se primjenom elektronskih sredstava za obradu podataka po jedinstvenoj metodologiji koja će se utvrditi po uspostavljanju centralnog sistema za elektronsku obradu podataka i čuvanje drugog primjerka matičnih knjiga.
21.
Unos podataka u drugi primjerak matične knjige vrši matičar koji je ovlašćen za vođenje prvog primjerka matične knjige. Unos se vrši istovremeno (uporedo) sa upisom podataka u prvi primjerak matične knjige.
22.
Bliže odredbe o načinu korišćenja podataka iz drugog primjerka matičnih knjiga - Centralne baze podataka utvrdiće se u skladu sa članom 36. tačka 3. Zakona o matičnim knjigama ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 111/09).
23.
Do obezbjeđivanja uslova za vođenje drugog primjerka matičnih knjiga u elektronskom obliku, a najkasnije do isteka roka iz člana 64. stav 1. Zakona o matičnim knjigama, drugi primjerak matičnih knjiga vodiće matičar, kao prepis ili ovjerenu fotokopiju prvog primjerka - izvornika matične knjige.
24.
Osnovni upis, kao i naknadni upis i zabilješke u drugom primjerku matične knjige moraju biti istovjetni sa tekstom odgovarajućih upisa unesenih u prvi primjerak.
Ako se ustanovi da podaci u drugom primjerku matične knjige nisu istovjetni sa tekstom odgovarajućeg upisa unesenog u prvi primjerak, izvršiće se ispravka u skladu sa podacima upisanim u izvornik matične knjige.

Upisivanje podataka u matične knjige

25.
U matične knjige upisuju se samo činjenice i podaci propisani zakonom i propisima donijetim na osnovu zakona.
26.
Za upisivanje činjenica i podataka u matične knjige upotrebljava se crno mastilo otporno na uticaj vlage i svjetlosti. Upisani podaci moraju biti čitljivi i jasni, ne smiju se precrtavati ili prepravljati preko teksta ili brisati.
27.
Matičar upisuje u matičnu knjigu samo ono što su stranke pred njim izjavile ili što je u pismenu sadržano. Lični podaci roditelja djeteta, supružnika i umrlog lica upisuju se na osnovu podataka iz matičnih knjiga, izvoda iz matičnih knjiga i lične karte ili drugih javnih isprava, a za strance na osnovu podataka iz putne isprave. Uz mjesto rođenja upisuje se i naziv opštine.
28.
Ako postoji osnovana sumnja da je podatak koji se upisuje u matičnu knjigu netačan, upis se može odložiti radi utvrđivanja istinitosti ovih podataka. Upis se može odložiti i onda kada su podaci koji se moraju upisati nepotpuni. U takvom slučaju pozvaće se prijavilac da dopuni podatke. Ako se radi o podacima koji prijaviocu nisu poznati ili ih ne može pribaviti, upis će se izvršiti u obimu raspoloživih podataka, a rubrika određena za upis tih podataka ostaće nepopunjena.
29.
Upisi u matične knjige vrše se, po pravilu, onim redom kako su prispjele prijave za upis.
30.