Na osnovu člana 42. stav 7. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 88. stav 3. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08, 11/09, 74/10 i 86/10), direktor Arhiva Republike Srpske, uz saglasnost ministra, donosi

UPUTSTVO

O USLOVIMA I NAČINU KORIŠĆENjA JAVNE ARHIVSKE GRAĐE

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 36 od 25. aprila 2012)

1.
Ovim uputstvom uređuje se korišćenje javne arhivske građe, a naročito postupak podnošenja zahtjeva za korišćenje, uslovi, način i ograničenja u pogledu korišćenja, postupak za izdavanje uvjerenja, oblik i sadržaj uvjerenja i obaveze Arhiva Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv Republike).
2.
Pristup javnoj arhivskoj građi koja je od svog nastanka namijenjena javnosti je slobodan.
3.
Javna arhivska građa je pod jednakim uslovima dostupna svim ovlašćenim korisnicima.
4.
Javna arhivska građa daje se na korišćenje u službene, naučne, kulturne, obrazovne i druge opravdane svrhe radi izlaganja, objavljivanja, kao i ostvarenja ili zaštite ličnih prava.
5.
Javna arhivska građa koja prvobitno nije bila namijenjena javnosti postaje dostupna za korišćenje po isteku roka od 30 godina od njenog nastanka, a može se koristiti i prije isteka tog roka ako to odobri njen stvaralac.
6.
Rok naveden u tački 5. ovog uputstva završava se završetkom pojedinih predmeta.
7.
Javna arhivska građa koja sadrži podatke koji se odnose na odbrambena pitanja, međunarodna pitanja, pitanja državne i javne bezbjednosti, ekonomske interese Republike Srpske (u daljem tekstu: Republika), povjerljive komercijalne interese ili prava pojedinca, a čije je objavljivanje protivno interesima Republike, postaje dostupna za korišćenje po isteku 50 godina od njenog nastanka.
8.
Javna arhivska građa koja sadrži osjetljive lične podatke o rasnoj/nacionalnoj pripadnosti, političkom/ vjerskom / filozofskom uvjerenju, članstvu u političkim strankama ili sindikalnim organizacijama, zdravstvenom stanju, seksualnom životu, osuđivanosti i slično - a na osnovu kojih je moguće identifikovati pojedinca (matične knjige, medicinska dokumentacija, personalni dosijei, krivični predmeti, kaznene evidencije i sl.) - dostupna je za korišćenje 70 godina nakon nastanka, odnosno deset godina nakon smrti lica na koje se odnosi, ukoliko je ovaj datum poznat i ukoliko posebnim propisima nije drugačije određeno.
9.
Javna arhivska građa iz tačke 8. ovog uputstva može da se koristi i prije predviđenog roka ako je od nastanka namijenjena javnosti, ili ako na to pristane lice na koje se ona odnosi, odnosno njegov ili njen bračni drug, djeca ili roditelji nakon njegove smrti.
10.
Izuzimajući podatke iz t. 7. i 8. ovog uputstva, javna arhivska građa društveno-političkih organizacija, organa unutrašnjih poslova i pravosudnih organa koji su ranije djelovali na teritoriji Republike dostupna je bez ograničenja - izuzimajući građu koja sadrži osjetljive lične podatke pribavljene kršenjem ljudskih prava i sloboda, a koja se odnosi na lica koja nisu bila nosioci javnih funkcija.
11.
Ograničenja dostupnosti javne arhivske građe utvrđena t. 7. i 8. ovog uputstva ne odnose se na korišćenje pojedinačnih dokumenata, kao i na postupke koje vode nadležni organi.
12.
Organi, ustanove i organizacije čijim je radom nastala javna arhivska građa - ukoliko istu ne posjeduje sam Arhiv Republike, ili ukoliko javni interes za njenim korišćenjem preovlađuje nad interesima koji se štite - mogu prije isteka rokova iz t. 7. i 8. ovog uputstva dati dozvolu za njeno korišćenje, na zahtjev naučnih ustanova i organizacija.
13.
Građu iz tačke 12. ovog uputstva Arhiv Republike može da koristi bez odobrenja ako ona služi za izdavanje uvjerenja građanima u svrhu ostvarivanja i zaštite njihovih ličnih prava.
14.
Javnu arhivsku građu mogu bez ograničenja da koriste stvaraoci čijim je radom ona nastala i u svrhe radi kojih je nastala, odnosno kojima je služila.
15.
Odobrenje za korišćenje javne arhivske građe daje starješina Odjeljenja za sređivanje i obradu arhivske građe Arhiva Republike najkasnije u roku od tri dana po podnošenju zahtjeva za korišćenje.
16.
Strani državljani koriste javnu arhivsku građu u saglasnosti sa zaključenim međunarodnim ugovorima i na osnovu faktičkog reciprociteta, a na osnovu odobrenja koje daje direktor Arhiva Republike nakon podnošenja pisanog zahtjeva od strane korisnika javne arhivske građe (u daljem tekstu: korisnik).
17.
Zahtjev za korišćenje iz tačke 16. ovog uputstva podnosi se putem diplomatskog ili konzularnog predstavništva strane zemlje u Bosni i Hercegovini.
18.
Na građane Bosne i Hercegovine koji istražuju javnu arhivsku građu za potrebe stranih državljana, organizacija i institucija primjenjuju se odredbe t. 16. i 17. ovog uputstva.
19.
Direktor Arhiva Republike donosi rješenje o djelimičnom ili potpunom odbijanju zahtjeva za korišćenje javne arhivske građe.
20.
Zahtjev za korišćenje arhivske građe biće odbijen u potpunosti ili djelimično:
20.1. u slučaju da se nisu stekli uslovi iz t. 5, 6, 7, 8, 9 i 10. ovog uputstva,
20.2. ako stvaralac, darodavac, deponent ili prodavac postavi pisana ograničenja u tom smislu,
20.3. ako građa može da se koristi samo pod posebnim uslovima,
20.4. ako je građa nesređena ili je u toku njeno sređivanje,
20.5. ako je građa publikovana, mikrofilmovana ili digitalizovana i
20.6. ako je građa u tako lošem stanju da postoji opasnost od njenog daljeg oštećenja prilikom korišćenja.
21.
Protiv rješenja iz tačke 19. ovog uputstva dozvoljena je žalba Ministarstvu prosvjete i kulture.
22.
Nesređena arhivska građa može se dati na korišćenje na osnovu posebnog odobrenja direktora Arhiva Republike, s tim da se istraživač pisanim putem obaveže da će tu činjenicu navesti u svom radu.
23.
Publikovana, mikrofilmovana ili digitalizovana građa izdaje se samo u slučaju njenog korišćenja u paleografske i diplomatičke svrhe.
24.
Arhiv Republike će korisnicima omogućiti upotrebu odgovarajuće opreme za korišćenje arhivske građe u magnetnom, elektronskom ili nekom drugom obliku.
25.
Informacije o arhivskoj građi, uslovima i načinu njenog korišćenja daje starješina Odjeljenja za sređivanje i obradu arhivske građe Arhiva Republike ili radnik na poslovima informisanja, a informacije o knjižnom fondu bibliotekar.
26.
Javna arhivska građa izdaje se na korišćenje na osnovu pisanog zahtjeva, koji je korisnik dužan da podnese najmanje jedan dan prije početka istraživanja.
27.
Zahtjev se podnosi na obrascu, koji sadrži sljedeće podatke:
27.1. ime, prezime i adresu korisnika,
27.2. jedinstveni matični broj korisnika,
27.3. broj identifikacionog dokumenta korisnika,
27.4. državljanstvo korisnika,
27.5. zanimanje i mjesto zaposlenja korisnika,
27.6. naziv teme koju korisnik obrađuje,
27.7. svrhu istraživanja i
27.8. u čije ime i za čiji račun se javna arhivska građa koristi.
28.
Postupak iz tačke 27. ovog uputstva primjenjuje se i na lica koja korisnik angažuje da mu pomažu pri radu.
29.
Ako je javna arhivska građa zaštićena po propisima o intelektualnoj svojini, korisnik je dužan da pribavi saglasnost za njeno