Na osnovu člana 20. stav 2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 1/04), ministar uprave i lokalne samouprave donosi

UPUTSTVO

O SPROVOĐENjU KANCELARIJSKOG POSLOVANjA REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 31 od 30. marta 2005; 4/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09, 74/09, 99/09, 98/10, 111/10, 25/11, 117/11)

I- OBAVEZE REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE

1.
Organ uprave dužan je da dokumentuje sve službene i poslovne radnje, odluke i nastupanje i izvršavanje obaveza, kao i da utvrdi oblik i sadržaj dokumenata koji u vezi s tim nastaju.
Organ uprave ne dokumentuje svakodnevne radnje za koje nije utvrđena obaveza njihovog dokumentovanja.
2.
Organ uprave obavezno organizuje i primjenjuje sistem kancelarijskog poslovanja koji će zadovoljiti njegove specifične potrebe, kao i pravila, normative i standarde utvrđene Uredbom o kancelarijskom poslovanju republičkih organa uprave (u daljem tekstu: Uredba) i propisima koje donesu nadležni organi.
Uslove i sredstva za organizovanje i primjenu sistema kancelarijskog poslovanja obezbjeđuje starješina organa.
3.
Organ uprave dužan je da cjelokupnu dokumentaciju koja se nalazi u njegovom posjedu čuva pod uslovima kojima se ona štiti od oštećenja, nestanka, uništenja i neovlašćenog uvida.
Organ uprave dužan je da uz dokumentaciju koju posjeduje čuva i tehnička sredstva i opremu koja omogućava pristup dokumentaciji i njeno korišćenje, kao i da ta sredstva i opremu održava u funkcionalnom stanju.
4.
Organ uprave dužan je da nadležnim organima omogući nadzor nad sprovođenjem mjera zaštite i čuvanja dokumentacije koju posjeduje i nadzor u pogledu usklađenosti sistema kancelarijskog poslovanja sa Uredbom i drugim propisima.

II- PISARNICA

5.
Organ uprave obavezno formira glavnu pisarnicu u kojoj se prima, pregleda i otprema pošta, vode osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije, organizuje i vrši nadzor nad rukovanjem aktima i predmetima u toku obrade i sprovode mjere zaštite dokumentacije do njene predaje u arhivu.
Organ uprave sa više organizacionih jedinica može da formira više glavnih pisarnica ukoliko su funkcije organizacionih jedinica jasno odijeljene, te ako dokumentacija nastala radom organizacionih jedinica čini cjelinu.
Svaka od glavnih pisarnica iz prethodnog stava vodi samostalne osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije i u cijelosti obavlja poslove iz stava 1. ove tačke.
Sa aktima i predmetima koji cirkulišu između glavnih pisarnica istog organa uprave postupa se kao i sa drugom ulaznom i izlaznom dokumentacijom.
6.
Organ uprave koji ima prostorno izdvojenu organizacionu jedinicu može da u ovoj formira pomoćnu pisarnicu.
Organ uprave je dužan da utvrdi nadležnost pomoćne pisarnice u pogledu vrste dokumentacije koju ova može da zaprima, obrađuje i otprema.
Za svaku pomoćnu pisarnicu organ uprave utvrđuje kojoj glavnoj pisarnici pripada.
Pomoćna pisarnica vodi vlastite pomoćne evidencije, dok akte i predmete iz svoje nadležnosti evidentira u osnovne evidencije glavne pisarnice ili u izvode iz tih evidencija.
Završene akte i predmete iz svoje nadležnosti pomoćna pisarnica odlaže u vlastitu priručnu arhivu i tu ih čuva do predaje u priručnu arhivu glavne pisarnice ili u glavnu arhivu.
Nadzor nad radom pomoćne pisarnice vrši šef nadležne glavne pisarnice.
7.
Organ uprave dužan je da imenuje šefa pisarnice, odnosno da imenuje lice koje će obavljati poslove šefa pisarnice.
Šef pisarnice prima, otvara, pregleda i signira poštu, evidentira i arhivira povjerljive i strogo povjerljive predmete, vodi prepisku u vezi sa kancelarijskim poslovanjem, organizuje rad pisarnice, stara se o pravilnoj primjeni propisanog sistema kancelarijskog poslovanja, podnosi izvještaje o stanju i kretanju predmeta i vrši druge poslove.
Organ uprave koji formira elektronsku pisarnicu dužan je da imenuje administratora sistema koji upravlja informacionim sistemom i vrši nadzor nad dokumentacijom sadržanom u tom sistemu.
8.
Organ uprave dužan je da formira glavnu arhivu, kao organizacionu jedinicu u sastavu pisarnice ili kao radno mjesto.
Glavna arhiva preuzima dokumentaciju iz priručnih arhiva, organizuje zaštitu, čuvanje, korišćenje, sređivanje, obradu, valorizaciju i izlučivanje dokumentacije, vodi propisane evidencije i priprema dokumentaciju za predaju nadležnom arhivu.
U sklopu glavne pisarnice ili u pomoćnim pisarnicama organ uprave može da formira priručnu arhivu.
Organ uprave obavezno imenuje lice odgovorno za rukovanje arhiviranom dokumentacijom (arhivara).
9.
Ukoliko organ uprave ima kompjuterski informacioni sistem u kojem se zaprimaju ili nastaju jedinice dokumentacije, taj se sistem projektuje na način kojim se obezbjeđuje obavljanje radnji u vezi sa jedinicama dokumentacije u skladu sa Uredbom, ovim uputstvom i drugim propisima i normativima i standardima koje donesu nadležni organi.
Informacioni sistem iz prethodnog stava ima status glavne pisarnice.
Ako je djelatnost organa uprave dijelom dokumentovana u informacionom sistemu, a dijelom van njega, informacioni sistem ima status pomoćne pisarnice.
10.
Arhivski kompjuterski sistem je dio informacionog sistema organa uprave u kojem se pohranjuju i čuvaju jedinice elektronske dokumentacije i obezbjeđuje upravljanje dokumentacijom i njeno korišćenje.
Arhivski kompjuterski sistem projektuje se na način kojim se obezbjeđuje sistematsko preuzimanje dokumentacije iz tačke 9. ovog uputstva i obavljanje poslova arhive utvrđenih Uredbom, ovim uputstvom i propisima o zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva.
U arhivskom kompjuterskom sistemu onemogućava se bilo kakva izmjena ili brisanje pohranjenih dokumenata.

III- PRIJEM, OTVARANjE, PREGLEDANjE, OZNAČAVANjE, EVIDENTIRANjE I RASPOREĐIVANjE POŠTE

Pojam pošte

11.
Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu uprave.
Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izjave date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava i zapisane bilo kojim sredstvom i u obliku niza elektronskih podataka.

Prijem pošte

12.
Prijem pošte upućene organu uprave vrši se, po pravilu, na određenom mjestu u sastavu pisarnice.
Ukoliko državni službenik (u daljem tekstu: službenik) ovlašćen za prijem pošte nije prisutan ili je licu koje predaje poštu otežan pristup pisarnici, poštu je dužan da primi svaki službenik organa uprave kojem se predavalac pošte obrati.
13.
Prijem pošte koja se organu uprave dostavlja putem javne poštanske ili druge dostavne službe vrši se po propisima kojima je regulisan njihov rad.

Obaveza prijema pošte

14.
Organ uprave je dužan da primi poštu koja mu je upućena ili koju neko želi da mu uruči.
Organ uprave će odbiti prijem pošte ukoliko postoji opravdana sumnja da ova sadrži materije koje mogu da ugroze život ili zdravlje službenika ili stranaka ili nanesu štetu na objektima ili opremi, te ukoliko je očigledno da je sadržaj pošiljke usmjeren na ometanje rada organa.
15.
Poštu u fizičkom obliku prima ovlašćeni službenik pisarnice.
Poštu u usmenom obliku prima službeno lice kojem se daje usmena izjava. Usmena izjava se zapisuje