Na osnovu člana 45. stav 2. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar prosvjete i kulture donosi

UPUTSTVO

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENjA EVIDENCIJE O KORISNICIMA ARHIVSKE GRAĐE

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 56 od 17. juna 2010)

1.
Ovim uputstvom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o korisnicima arhivske građe (u daljem tekstu: Uputstvo) propisuju se način vođenja, sadržaj i rokovi unosa podataka značajnih za vođenje ove evidencije.
2.
Evidencija iz tačke 1. ovog uputstva vodi se u registru korisnika arhivske građe (u daljem tekstu: registar).
3.
U registar se unose sljedeći podaci:
3.1. redni broj,
3.2. datum zahtjeva za istraživanje,
3.3. datum i broj odobrenja za istraživanje,
3.4. ime i prezime,
3.5. broj identifikacionog dokumenta,
3.6. adresa,
3.7. državljanstvo,
3.8. profesija,
3.9. zaposlenje,
3.10. svrha istraživanja,
3.11. naziv teme,
3.12. signatura,
3.13. broj arhivske jedinice,
3.14. datum korišćenja,
3.15. datum vraćanja,
3.16. naručene usluge i
3.17. datum prijema štampanog teksta istraživanja.
4.
Uz registar se čuva dokumentacija na osnovu koje je izvršen upis, i to:
4.1. zahtjev za korišćenje arhivske građe,
4.2. odobrenje za korišćenje,
4.3. izjava korisnika da je upoznat sa činjenicom da je zloupotreba tajnih ili ličnih podataka kažnjiva po zakonu,
4.4. revers za izdatu arhivsku građu,
4.5. odobrenje za objavljivanje reprodukcija arhivske građe,
4.6. pisani sporazum o davanju na korišćenje arhivske građe za izložbene i slične namjene,
4.7. odobrenje vlasnika za izlaganje deponovane arhivske građe i
4.8. narudžbenica za kopiranje arhivske građe.
5.
Dokumentacija iz tačke 4. ovog uputstva čuva se pet godina.
6.
Registar korisnika vodi se u elektronskom obliku, u okviru jedinstvenog informacionog sistema Arhiva Republike Srpske (JISARS).
7.
Registar korisnika čuva se trajno.
8.
Unos podataka u registar vrši službenik zaposlen na poslovima informisanja, odnosno službenik kojem je dozvoljen pristup odgovarajućim funkcijama informacionog sistema Arhiva Republike Srpske.
9.
Unos podataka u registar vrši se najkasnije narednog radnog dana po prijemu dokumentacije iz tačke 4. ovog uputstva.
10.
Arhiv Republike Srpske dostavlja Ministarstvu prosvjete i kulture tromjesečne izvještaje o broju primljenih zahtjeva, vrsti traženih informacija, utvrđenim izuzecima, odlukama donesenim u toku postupka i o konačnim odlukama, kao i o ostalim pitanjima u vezi sa zahtjevima za pristup arhivskoj građi ili zahtjevima za izdavanje uvjerenja.
11. Izvještaj o unesenim podacima iz tačke 9. ovog uputstva dostupan je na zahtjev.
12. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku Republike Srpske".
Broj: 07.041/020-212-1/10
12. aprila 2010. godine, Banja Luka
Ministar, Anton Kasipović, s.r.