UPUTSTVO

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENjA DOKUMENTACIJE I EVIDENCIJE U SREDNjIM ŠKOLAMA

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 13 od 31 oktobra 2001)

Član 1.

Ovim Uputstvom propisuje se sadržaj i način vođenja dokumentacije i evidencije, u srednjim školama Brčko Distrikta.

Član 2.

Srednja škola je dužna da vodi sljedeću dokumentaciju:
1. Matičnu knjigu,
2. Registar uz matičnu knjigu,
3. Ljetopis škole,
4. Knjigu zapisnika sjednica nastavničkog vijeća,
5. Knjigu izdatih uvjerenja o stručnom usavršavanju i dopunskom obrazovanju i
6. Knjigu zapisnika organa upravljanja.

Član 3.

Srednja škola je dužna da vodi slijedeću evidenciju:
1. Razrednu knjigu za redovnu nastavu,
2. Dnevnik rada praktične nastave,
3. Dnevnik rada slobodnih aktivnosti učenika,
4. Dnevnik rada dopunske nastave, dopunske -fakultativne i pripremne nastave po nastavnim predmetima,
5. Godišnji plan rada redovne nastave po nastavnim predmetima,
6. Evidentni list o broju učenika u odjeljenjima i podjeli predmeta za nastavnike,
7. Evidentni list o realizaciji plana stažiranja pripravnika,
8. Plan stažiranja pripravnika,
9. Zahtjev za upis učenika u srednju školu,
10. Prijavu za polaganje ispita u srednjoj školi,
11. Zapisnik o polaganju ispita u srednjoj školi,
12. Tabelarni pregled uspjeha učenika u učenju i vladanju,
13. Tabelarni pregled uspjeha na ispitima

Član 4.

Na osnovu dokumentacije i evidencije srednja škola izdaje:
1. đačku knjižicu,
2. svjedodžbu - svjedočanstvo o završenom razredu,
3. diplomu o završenom srednjem obrazovanju,
4. uvjerenju o uspjehu učenika u toku školske godine,
5. uvjerenje o stručnom usavršavanju,
6. uvjerenje o dopunskom obrazovanju,
7. uvjerenje o redovnom pohađanju nastave,
8. diplomu za posebno postignute rezultate.

Član 5.

Srednja škola vodi matičnu knjigu za redovne i vanredne učenike.
Evidencija u matičnim knjigama vodi se posebno za redovne, posebno za vanredne učenike, a obrasci matičnih knjiga su identični.

Član 6.

Matična knjiga sadrži opšte podatke o učeniku, ocjene predmeta po razredima, ocjenu iz vladanja i opšti uspjeh učenika, ocjene i opšti uspjeh učenika na maturskom i završnom ispitu, podatke o izdatim svjedodžbama-svjdočanstvima i diplomama kao i podatke o izdatim duplikatima navedenih dokumenata.

Član 7.

Za učenike kod kojih je izvršen postupak ekvivalencije odnosno nostrifikacije u matičnu knjigu, pored opštih podataka, upisuje se broj i datum svjedodžbe - svjedočanstva inozemne škole, kao i broj i datum rješenja o ekvivalenciji odnosno nostrifikaciji.
Dokumentaciju o obrazovanju učenika u inostranstvu čini: inostrana svjedodžba - svjedočanstvo, rješenje o ekvivalenciji odnosno i uvjerenje o položenim dopunskim ispitima.

Član 8.

Matična knjiga ima oblik sveske, povezane u poluplatno.
Matična knjiga vodi se na obrascu br. 1, format A3.

Član 9.

Opšti podaci o učeniku unose se na osnovu izvoda iz matične knjige rođenih najkasnije 30 dana od početka školske godine.
Upis podataka iz prethodnog stava za redovne učenike vrši odjeljenski starješina i odgovoran je za tačnost i rok podataka.
Ocjene iz predmeta i druge podatke u matičnu knjigu upisuje odjeljenski starješina, nakon utvrđivanja opšteg uspjeha učenika.

Član 10.

U jednu matičnu knjigu upisuje se podaci o učenicima koji su u srednju školu prvi put upisani u toku jedne školske godine.
Matična knjiga počinje rednim brojem, a završava se rednim brojem koji označava ukupna broj učenika upisanih u školu u toku jedne školske godine.
Ukoliko se učenici, upisani u srednju školu u toku jedne školske godine, ne mogu upisati u jednu matičnu knjigu, upisuju se u dvije ili više matičnih knjiga, s tim što se prema oznaci broja matične knjige prenosi i redni broj učenika upisanih u matičnu knjigu.

Član 11.

Tačnost podataka u matičnoj knjizi učenika, nakon završenog obrazovanja, prekida obrazovanja ili ispisivanja učenika iz škole, ovjerava svojim potpisom direktor škole.

Član 12.

Podaci u matičnu knjigu upisuju se mastilom.

Član 13.

Uz matičnu knjigu vodi se registar koji sadrži: redni broj, prezime i ime učenika, redni broj učenika u matičnoj knjizi i broj matične knjige, kao i datum upisa učenika.
Upis učenika u registar vrši odjeljenski starješina abecednim redom.
Registar se vodi u tvrdo povezanoj svesci formata A4 na obrascu broj 2.

Član 14.

U jednom registru mogu se voditi podaci za dvije, tri ili četiri matične knjige, s tim što se na registru naznače brojevi matičnih knjiga za koje se podaci vode u tom registru.
Prilikom vođenja dokumentacije u slučaju pogrešnog upisa sadržaja; ispravka se vrši na taj način što se pogrešno upisana riječ ili dio tekste precrta, tako da raniji tekst ostane čitljiv, a novi upis čitko unosi iznad precrtanog upisa.
Ispravka se vrši crvenim mastilom, a ovjerava je direktor potpisom i školskim pečatom. Nije dopušteno vršiti ispravke diploma, svjedodžbi - svjedočanstava i uvjerenja.

Član 15.

Srednja škola je dužna da vodi ljetopis škole u tvrdo povezanoj svesci, u kojoj se hronološkim redom upisuju svi važniji podaci o radu škole.
Za vođenje ljetopisa i pravovremeno unošenje podataka, odgovoran je direktor škole, koji u pravilu vodi ljetopis škole.

Član 16.

Srednja škola vodi zapisnik sjednica nastavničkog vijeća u tvrdo povezanoj svesci, numerisanih stranica.
Zapisnik sjednica nastavničkog vijeća sadrži: vrijeme održavanja sjednice, imena odsutnih nastavnika, dnevni red, sadržaj, rasprave na sjednici, zaključke, potpis direktora i nastavnika koji vodi zapisnik.

Član 17.

Knjiga izdatih uvjerenja o stručnom usavršavanju i dopunskom obrazovanju sadrži: opšte podatke o kandidatima kojima je izdato uvjerenje, broj i datum izdatog uvjerenja.
Knjiga izdatih uvjerenja iz prethodnog stava je dokument trajne vrijednosti, vodi se u obliku sveske povezane u poluplatno formata A4.
Knjiga izdatih uvjerenja o stručnom usavršavanju i dopunskom obrazovanju vodi se na obrascu broj 3.

Član 18.

Srednja škola vodi zapisnik organa upravljanja. Zapisnik vodi sekretar škole.

Član 19.

Evidencija o sadržaju vaspitno - obrazovnog rada u razredu vodi se u razrednoj knjizi.
Razredna knjiga sadrži:
- uputstvo - sadržaj,
- nastavni kalendar,
- raspored časova,
- pregled predmeta i nastavnika koji izvode nastavu, pregled učenika uključenih u slobodne aktivnosti,
- slobodne aktivnosti učenika,
- raspored školskih pismenih zadataka i podatke o pismenim zadacima,
- evidencija vježbi, kontrolnih zadataka i tekstova,
- imenik učenik, opšte podatke o učenicima, ocjene po predmetima i uspjeh po klasifikacijama i polugodištima,
- podaci o praktičnoj nastavi, društveno-korisni rad učenika,
- dnevnik rada na časovima redovne nastave,
- zapisnik sa sjednica odjeljenskih vijeća,
- zapisnik sa sjednica roditeljskih sastanaka,
- podatke o saradnji škola sa roditeljima,
- pregled uspjeha u učenju i vladanju na klasifikacijama i polugodištima,
- pregled ostvarenja godišnjeg fonda časova i
- tabelarni pregled uspjeha učenika u učenju o predmetima za sve klasifikacije.

Član 20.

Podatke o školskim pismenim zadacima (vježbe, kontrolni zadaci - testovi), ostvarenje mjesečnog fonda časova po predmetima, ocjene iz predmeta i rad na času upisuje predmetni nastavnik i odgovoran je za tačnost i upis podataka. Ostale podatke u razrednu knjigu upisuje odjeljenski starješina i odgovoran je za tačnost i rok upisa podataka.

Član 21.

Opšti podaci u imeniku učenika unose se na početku školske godine, a najkasnije u roku od 15 dana od početka redovne nastave.

Član 22.

Škola je dužna da razrednu knjigu čuva najmanje pet
godina.
Razredna knjiga štampa se na obrascu broj 4 format A3.

Član 23.

Godišnji plan rada redovne nastave po predmetima sadrži plan realizacije nastavnog gradiva po mjesecima.
: