Na osnovu člana 23. stav 2. Zakona o bibliotečkoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 52/01), ministar Ministarstva nauke i kulture donosi

UPUTSTVO

O REVIZIJI I RASHODOVANjU BIBLIOTEČKE GRAĐE

(Objavljeno u "Sl. glasniku RS", br. 3 od 23. januara 2003)

Član 1.

Ovim uputstvom propisuje se način vršenja revizije i rashodovanja bibliotečke građe i usklađivanje stanja iz materijalnog inventara sa stvarnim stanjem koje se utvrđuje revizijom.
Reviziju vrše biblioteke i druge organizacije i ustanove koje obavljaju bibliotečku djelatnost.
Revizijom se utvrđuje stvarno brojčano i fizičko stanje inventarisane bibliotečke građe.

Član 2.

Revizija može da bude redovna i vanredna.
Redovna revizija bibliotečke građe vrši se kontinuirano najmanje jedanput u deset godina bez obzira na vrstu biblioteke, veličinu fonda i stepen njene razvijenosti.
Zavisno od obima bibliotečke građe redovna revizija može se vršiti i u kraćim vremenskim periodima i to do 100.000 jedinica bibliotečke građe u roku od pet godina.
Biblioteke koje imaju preko 100.000 jedinica bibliotečke građe redovnu reviziju vrše najmanje jedanput u deset godina.
Vanredna revizija bibliotečke građe može biti potpuna ili djelimična i vrši se, bez obzira na propisane rokove za redovnu reviziju, u slučajevima: preseljenja bibliotečke građe, požara i poplave u prostorijama gdje se nalazi bibliotečka građa, rušenja prostorija i drugih uzroka koji se mogu pripisati dejstvu više sile, krađe bibliotečke građe, statusnih promjena, otvaranja postupka redovne likvidacije, kao i u drugim slučajevima određenim zakonom i koje utvrdi direktor biblioteke ili osnivač.

Član 3.

Pripremama rada na reviziji, postupkom revizije, okončanjem revizije i prezentovanjem njenih rezultata rukovodi direktor biblioteke ili druge organizacije, odnosno ustanove, koja obavlja bibliotečku djelatnost ili drugo lice koje on ovlasti.
Upravni odbor biblioteke ili druge organizacije, odnosno ustanove, koja obavlja bibliotečku djelatnost, na prijedlog direktora, obrazuje komisiju za reviziju (i prema potrebi jednu ili više radnih grupa) od najmanje tri člana, imenuje predsjednika i članove komisije, određuje dan početka i vrijeme trajanja revizije, utvrđuje način korišćenja bibliotečke građe za vrijeme trajanja revizije, rok za dostavljanje izvještaja o izvršenoj reviziji.

Član 4.

Lica zadužena za bibliotečku građu i njihovi neposredni rukovodioci, dužni su da najkasnije do dana određenog za početak revizije izvrše prethodno sve neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnog obavljanja revizije.
Pripreme bibliotečke građe za reviziju sastoje se u: pregledu i sređivanju bibliotečke građe u okviru postojećeg sistema smještaja, ulaganju u police onih jedinica bibliotečke građe koje se trenutno ne nalaze na mjestu, vraćanje pozajmljene bibliotečke građe u biblioteku (kako bi svaka jedinica bibliotečke građe mogla da bude identifikovana na licu mjesta), u inventarisanju onih jedinica bibliotečke građe koje iz nepredviđenih razloga nisu bile uvedene u knjigu inventara, sređivanje kartoteke pozajmljenih knjiga i dr.

Član 5.

Na osnovu akta o imenovanju, komisija sačinjava plan rada prema kome će vršiti reviziju, koji obuhvata obim revizije, redoslijed fondova, odnosno organizacionih jedinica, određuje metod revizije i sve radnje koje će se obaviti za vrijeme i poslije revizije.
Metodi revizije su sastavni dio ovog uputstva (Prilog 1).

Član 6.

Revizija se vrši sravnjivanjem određenih podataka svake jedinice bibliotečke građe sa odgovarajućim podacima u materijalnom inventaru.
Sravnjivanje podataka može se vršiti i posredno, putem pomoćnih instrumenata (topografski katalog, signaturni inventar, kartoteka kontrolnih listića i sl.) s tim što se tada obavezno vrši njihovo sravnjivanje sa materijalnim inventarom, radi utvrđivanja stvarnog stanja.
Nakon izvršene provjere cjelokupne bibliotečke građe i utvrđivanja brojčanog i fizičkog stanja, sastavlja se zapisnik o reviziji bibliotečke građe.
Zapisnik o reviziji sadrži:
- vrijeme trajanja revizije,
- sastav komisije za reviziju (navesti sve članove),
- obim i vrstu bibliotečke građe obuhvaćene revizijom,
- metod revizije.
Zapisnik sadrži podatke o broju jedinica bibliotečke građe:
- prema inventaru,
- rashodovanih u prethodnim revizijama,
- koje nisu nađene na licu mjesta,
- nevraćenih,
- utvrđenih revizijom (stvarno stanje fonda),
- fizički dotrajalih i neupotrebljivih,
- neaktuelnih.
Zapisnik o reviziji može da sadrži i druge podatke od značaja za utvrđivanje stvarnog stanja fonda, za koje komisija ocijeni da ih treba unijeti u zapisnik (ovi podaci daju se uz zapisnik kao prilog).
Uz zapisnik se prilažu i liste jedinica bibliotečke građe koja nije nađena na licu mjesta, zatim one koja je fizički dotrajala i neupotrebljiva, liste nevraćenih jedinica, kao i liste neaktuelnih jedinica.
Obrazac zapisnika o reviziji i liste od 1. do 4. iz prethodnog stava sastavni su dio ovog uputstva (PrilogII).
Zapisnik o reviziji potpisuju svi članovi komisije i dostavljaju ga direktoru biblioteke ili druge organizacije, odnosno ustanove, koja obavlja bibliotečku djelatnost.
Na osnovu zapisnika komisija sastavlja izvještaj o reviziji i upućuje ga direktoru, koji ga dostavlja organu upravljanja na razmatranje.
U izvještaj komisija unosi i broj jedinica bibliotečke građe predloženih za rashodovanje, kao i podatke prema kom osnovu (nevraćene jedinice, fizički dotrajale, neupotrebljive, neaktuelne i jedinice koje nisu nađene na licu mjesta).

Član 7.

Organ upravljanja razmatra izvještaj o izvršenoj reviziji u prisustvu predsjednika komisije za reviziju i rukovodioca organizacione jedinice u čijoj je nadležnosti čuvanje i korišćenje bibliotečke građe i odlučuje o rashodovanju:
- utvrđenih minusa, tj. nestalih jedinica bibliotečke građe u fondu,
- dotrajalih i neupotrebljivih jedinica koje mjerama tehničke zaštite ne mogu da se dovedu u stanje da mogu biti dalje korišćene,
- neaktuelne bibliotečke građe,
- nevraćenih jedinica bibliotečke građe usljed nemogućnosti njihovog povraćaja (nakon tri godine, kada su iscrpljene sve mjere potraživanja).
Jedinice bibliotečke građe za koje je utvrđeno da su kulturna dobra ne mogu se otpisati.
Izvještaj o izvršenoj reviziji, zajedno sa odlukom organa upravljanja o rashodovanju bibliotečke građe, dostavlja se direktoru biblioteke ili druge organizacije, odnosno ustanove, koja obavlja bibliotečku djelatnost, zatim rukovodiocima organizacionih jedinica, kao i knjigovodstvenoj službi, radi usklađivanja stanja iz materijalnog inventara i knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem utvrđenim revizijom.

Član 8.

Na osnovu odluke o rashodovanju bibliotečke građe, određena jedinica se isključuje iz knjige inventara (stavljanjem oznake "rash", broja i datuma odluke u rubrici napomene) i kataloga.

Član 9.

Rashodovanu bibliotečku građu, biblioteka je dužna da ponudi Narodnoj i univerzitetskoj biblioteci Republike Srpske, matičnoj biblioteci, odnosno drugim zainteresovanim bibliotekama.

Član 10.

Ovo uputstvo stupa na snagu danom donošenja i biće objavljeno u "Službenom glasniku Republike Srpske".

Broj: 06-6-61-993/02, 24. decembra 2002. godine, Banja Luka
Ministar, Dr Mitar Novaković, s. r.

PrilogI
METODI REVIZIJE BIBLIOTEČKE GRAĐE
Utvrđivanje faktičkog stanja bibliotečke građe, što je suština revizije, može se vršiti na dva načina: direktno sa materijalnim inventarom ili posredno preko određenih pomoćnih instrumenata. U osnovi jednog i drugog načina rada inventar ima neprikosnovenu ulogu kao materijalni dokument vrijednosti bibliotečke građe na osnovu koga se utvrđuje konačno stvarno stanje revidirane bibliotečke građe.
U pomoćne instrumente spadaju: signaturni inventar (sa matičnim i kontrolnim kartonima), topografski katalog i kartoteka