Na osnovu člana 79. stav 1. tačka 1) Zakona o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH", broj 37/12), federalni ministar unutrašnjih poslova - federalni ministar unutarnjih poslova donosi

UPUTSTVO

O NAČINU VOĐENjA MATIČNIH KNjIGA

(Objavljeno u "Sl. novine FBiH", br. 51 od 03 jula 2013, 55/13, 82/13)

I- OPĆE ODREDBE

1. Ovim uputstvom propisuje se: nadležnost za vođenje matičnih knjiga, određivanje područja za vođenje matičnih knjiga, osnovna pravila o načinu upisa podataka u matične knjige, upis podataka u matične knjige, način upisa činjenica u matične knjige na osnovu isprava inozemnog organa, način vođenja i čuvanja matičnih knjiga, način izdavanja izvoda i uvjerenja iz matičnih knjiga, način uvida u matične knjige i korištenje podataka iz matičnih knjiga, postupak obnavljanja matičnih knjiga, način vođenja postupka i sastavljanja zapisnika o nađenom lešu i utvrđivanju smrti nepoznatog lica, što se provodi u skladu sa Zakonom o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH", broj 37/12 - u daljnjem tekstu: Zakon) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Federacija).
2. Poslovi vođenja matičnih knjiga prema odredbama Zakona obuhvataju upis podataka u matične knjige i to: matičnu knjigu rođenih, matičnu knjigu državljana, matičnu knjigu vjenčanih i matičnu knjigu umrlih, ispravljanje grešaka i podataka u matičnim knjigama, naknadni upis podataka u matične knjige, vođenje i ažuriranje matičnog registra, izdavanje izvoda i uvjerenja iz matičnih knjiga, čuvanje i zaštita matičnih knjiga i druga pitanja koja se odnose na vođenje i čuvanje matičnih knjiga i matičnog registra utvrđena Zakonom i ovim uputstvom.
3. Upis podataka u matične knjige vrši se u rubrike matičnih knjiga utvrđene Pravilnikom o obrascima matičnih knjiga i drugim aktima iz matičnih knjiga ("Službene novine Federacije BiH", br.: 86/12, 25/13, 36/13 i 45/13), a to su:
- za matičnu knjigu rođenih - Obrazac broj 1,
- za matičnu knjigu državljana - Obrazac broj 2, Obrazac broj 2A i Obrazac broj 2B,
- za matičnu knjigu vjenčanih - Obrazac broj 3,
- za matične knjige umrlih - Obrazac broj 4.
4. Upis činjenica i podataka u matične knjige matičar vrši tako što za svaku matičnu knjigu istovremeno mora primijeniti odgovarajuće odredbe Zakona i odgovarajuće odredbe ovog uputstva koje se odnose na knjige (obrasce) utvrđene u tački 3. ovog uputstva i druge podzakonske propise donesene na osnovu Zakona, s obzirom na to da se odredbe Zakona i Uputstva i drugi propisi međusobno dopunjuju i tako na jedinstven i potpun način daju objašnjenje o načinu upisa za svako pitanje koje se odnosi na matične knjige, s tim da se sve radnje propisane ovim uputstvom moraju izvoditi prema pravilima Zakona o upravnom postupku ("Službene novine Federacije BiH", br. 2/98 i 48/99).
Upis činjenica i podataka u matične knjige prema odredbama stava 1. ove tačke vrši se na zahtjev lica iz tačke 151. ovog uputstva (ovlašteno lice), na način i pod uvjetima koji su utvrđeni Zakonom i odredbama ovog uputstva. Ovo se odnosi na sve upise (osnovni upis, naknadni upis - ispravke podataka poslije zaključenog osnovnog upisa i u drugim slučajevima predviđenim ovim uputstvom).
II- NADLEŽNOST ORGANA U VOĐENjU MATIČNIH KNjIGA
1) Općinska i gradska služba za upravu nadležna za matične knjige
5. U skladu s odredbom člana 7. Zakona, poslove vođenja matičnih knjiga vrši općinska, odnosno gradska služba za upravu određene za obavljanje tih poslova (u daljnjem tekstu: služba za matične knjige općine i grada), a neposredno vođenje matičnih knjiga vrše matičari predviđeni u članu 9. Zakona.
Služba za upravu iz stava 1. ove tačke organizira i obavlja sve poslove u oblasti matičnih knjiga koji su Zakonom, ovim uputstvom i drugim podzakonskim propisima donesenim na osnovu Zakona i drugim propisima stavljeni u nadležnost službe, što se odnosi na poslove iz tačke 2. ovog uputstva, kao i sve poslove koji se odnose na ispravku i naknadni upis podataka i činjenica za sve matične knjige, te u tom cilju odlučuje i donosi odgovarajuća rješenja i druge akte o svim pitanjima upisa koja se rješavaju u okviru naknadnog upisa, osim naknadnog upisa za pitanja iz tačke 8. ovog uputstva koja su u nadležnosti kantonalnog ministarstva unutrašnjih poslova (u daljnjem tekstu: kantonalno ministarstvo) i pitanja iz tačke 9. ovog uputstva koja su u nadležnosti organa starateljstva.
Rukovodilac službe za upravu iz stava 1. ove tačke odgovoran je za pravilno, blagovremeno i zakonito obavljanje svih poslova u oblasti matičnih knjiga i u tom cilju dužan je preduzimati odgovarajuće mjere i aktivnosti da svi matičari na jednoobrazan način primjenjuju propise koji se odnose na matične knjige, te voditi računa i preduzimati mjere da svi matičari iz službe za upravu redovno pohađaju stručnu obuku i osposobljavanje iz oblasti matičnih knjiga koju organiziraju organi iz člana 11. Zakona, a u skladu sa Pravilnikom o sadržaju stručne obuke i osposobljavanja matičara za vođenje matičnih knjiga ("Službene novine Federacije BiH", broj 68/12) i osigurati uvjete da svi matičari polože poseban stručni ispit za matičare, u skladu sa Pravilnikom o postupku polaganja i sadržaju posebnog stručnog ispita za matičare ("Službene novine Federacije BiH", broj 68/12).
Rukovodilac službe iz stava 1. ove tačke odgovoran je za vođenje upravnog postupka i donošenje odgovarajućeg rješenja u svim pitanjima u kojima se, prema Zakonu i ovom uputstvu, utvrđuju određene činjenice ili podaci donošenjem rješenja.
6. Matičar je obavezan i odgovoran da, prilikom upisa svake činjenice i podataka u matične knjige, provjeri da li u matičnoj knjizi za isto lice postoje različiti podaci u odnosu na iste činjenice, a obavezno mora provjeriti da li ima razlike u imenu i prezimenu i datumu i mjestu rođenja lica ili postoje razlike između podataka iz matične knjige i podataka u identifikacionim dokumentima, te da tako spriječi postojanje različitih podataka u matičnim knjigama u tim činjenicama.
U ostvarivanju cilja iz stava 1. ove tačke matičar je dužan preduzeti mjere da stranka vrši upis podataka u prijave za upis iz tačke 16. stav 4. ovog uputstva u njegovom prisustvu i prema njegovim uputama, kako bi u te prijave bili upisani pravi i tačni podaci i činjenice.
Ako se utvrdi da postoje razlike u tim činjenicama, matičar je dužan objasniti stranci da se te razlike moraju otkloniti i da joj da upute (objašnjenja) o postupku koji se mora provesti bez odgađanja za otklanjanje tih razlika.
Ovaj postupak matičar mora provoditi i u slučaju kada je sravnjivanjem podataka iz tačke 30. ovog uputstva utvrdio da postoje različiti podaci o istom licu za iste činjenice upisane u matične knjige.
Za vršenje poslova iz svoje nadležnosti svaki matičar mora imati sve propise (zakone i podzakonske propise) koji se odnose na matične knjige, lično ime i državljanstvo, što obuhvata i međunarodne konvencije koje se odnose na matične knjige i državljanstvo, i matičar bez tih propisa ne može obavljati te poslove.
7. Općinski načelnik, odnosno gradonačelnik svojim rješenjem određuje državnog službenika (diplomirani pravnik) koji će voditi prvostepeni upravni postupak za sva pitanja koja su prema Zakonu u nadležnosti službe za matične knjige općine i grada.
2) Nadležnost kantonalnog ministarstva
8. Nadležnost kantonalnog ministarstva za pitanja koja se odnose na matične knjige utvrđena je u