Na osnovu člana 79. stav 1. tačka 1) Zakona o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH", broj 37/12), federalni ministar unutrašnjih poslova donosi

UPUTSTVO

O NAČINU VOĐENjA MATIČNIH KNjIGA

(Objavljeno u "Sl. novine FBiH", br. 63 od 25 jula 2012)

I- OPĆE ODREDBE

1.
Ovim uputstvom propisuje se: nadležnost za vođenje matičnih knjiga, određivanje područja za vođenje matičnih knjiga, osnovna pravila o načinu upisa podataka u matične knjige, upis podataka u matične knjige, način upisa činjenica u matične knjige na osnovu isprava inozemnog organa, način vođenja i čuvanja matičnih knjiga, način izdavanja izvoda i uvjerenja iz matičnih knjiga, način uvida u matične knjige i korištenje podataka iz matičnih knjiga, postupak obnavljanja matičnih knjiga, način vođenja postupka i sastavljanja zapisnika o nađenom lešu i utvrđivanju smrti nepoznatog lica, što se provodi u skladu sa Zakonom o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH", broj 37/12 - u daljnjem tekstu: Zakon) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Federacija).
2.
Poslovi vođenja matičnih knjiga prema odredbama Zakona obuhvataju upis podataka u matične knjige i to: matičnu knjigu rođenih, matičnu knjigu državljana, matičnu knjigu vjenčanih i matičnu knjigu umrlih, ažuriranje podataka u matičnim knjigama, vođenje i ažuriranje matičnog registra, izdavanje izvoda i uvjerenja iz matičnih knjiga, čuvanje i zaštita matičnih knjiga i druga pitanja koja se odnose na vođenje i čuvanje matičnih knjiga i matičnog registra utvrđena Zakonom i ovim uputstvom.
3.
Upis podataka u matične knjige vrši se u rubrike matičnih knjiga utvrđene Pravilnikom o obrascima matičnih knjiga i drugih akata iz matičnih knjiga, koji se donose na osnovu člana 79. stav 1. tačka 2) Zakona, a to su:
- za matičnu knjigu rođenih - Obrazac broj 1,
- za matičnu knjigu državljana - Obrazac broj 2, Obrazac broj 2A i Obrazac broj 2B.
- za matičnu knjigu vjenčanih - Obrazac broj 3
- za matične knjige umrlih - Obrazac broj 4.
4.
Upis činjenica u matične knjige matičar vrši tako što mora za svaku matičnu knjigu istovremeno koristiti odgovarajuće odredbe Zakona i odgovarajuće odredbe ovog uputstva koje se odnose na knjige (obrasce) utvrđene u tački 3. ovog uputstva, s obzirom na to da se odredbe Zakona i uputstva međusobno dopunjuju i tako na jedinstven i potpun način daju objašnjenje za svako pitanje koje se odnosi na matične knjige.

II- NADLEŽNOST ORGANA U VOĐENjU MATIČNIH KNjIGA

U skladu sa Zakonom, u vođenju matičnih knjiga učestvuju sljedeći organi:

1) Općinska i gradska služba za upravu nadležna za matične knjige

5.
U skladu s odredbom člana 7. Zakona, poslove vođenja matičnih knjiga vrše općinske, odnosno gradske službe za upravu određene za obavljanje tih poslova (u daljnjem tekstu: služba za upravu općine i grada nadležna za matične knjige), a neposredno vođenje matičnih knjiga vrše matičari predviđeni u članu 9. Zakona.
Služba za upravu iz stava 1. ove tačke organizira obavljanje svih poslova u oblasti matičnih knjiga koji su Zakonom, ovim uputstvom i drugim podzakonskim propisima donesenim na osnovu Zakona stavljeni u nadležnost te službe (poslovi iz tačke 2. ovog uputstva).
Rukovodilac službe za upravu iz stava 1. ove tačke odgovoran je za pravilno, blagovremeno i zakonito obavljanje svih poslova u oblasti matičnih knjiga i u tom cilju dužan je preduzimati odgovarajuće mjere i aktivnosti da svi matičari na jednoobrazan način primjenjuju propise koji se odnose na matične knjige i vodi računa i preduzima mjere da svi matičari iz službe za upravu redovno pohađaju stručnu obuku i osposobljavanje iz oblasti matičnih knjiga koju organiziraju organi iz člana 11. Zakona, a u skladu sa Pravilnikom o sadržaju stručne obuke i osposobljavanju matičara za vođenje matičnih knjiga, koji se donosi na osnovu člana 11. stav 3. Zakona i da osigura uvjete da svi matičari polože poseban stručni ispit za matičare, u skladu sa Pravilnikom o postupku polaganja i sadržaju posebnog stručnog ispita za matičare, koji se donosi na osnovu člana 10. stav 4. Zakona.
Rukovodilac službe iz stava 1. ove tačke odgovoran je za vođenje upravnog postupka i donošenje odgovarajućeg rješenja u svim pitanjima u kojima se prema Zakonu i ovom uputstvu utvrđuju određene činjenice ili podaci utvrđuju putem donošenja rješenja.
Matičar je obavezan i odgovoran da, prilikom upisa svake činjenice u matične knjige, provjeri da li u matičnoj knjizi za isto lice postoje različiti podaci u odnosu na iste činjenice, a obavezno mora provjeriti da li ima razlike u imenu i prezimenu i datumu i mjestu rođenja lica ili postoje razlike između podataka iz matične knjige i podataka u identifikacionim dokumentima, te tako spriječiti postojanje različitih podataka u tim činjenicama.
Ukoliko se utvrdi da postoje razlike u tim činjenicama, matičar je dužan objasniti stranci da se te razlike moraju otkloniti i dati uputstva o postupku koji se mora provesti za otklanjanje tih razlika.
Ovaj postupak matičar mora provoditi i u slučaju kada je sravnjivanjem podataka iz tačke 26. ovog uputstva utvrdio da postoje različiti podaci za iste činjenice upisane u matične knjige.
6.
Općinski načelnik, odnosno gradonačelnik svojim rješenjem određuju državnog službenika (diplomirani pravnik) koji će voditi prvostepeni upravni postupak za sva pitanja koja su po Zakonu u nadležnosti službe za upravu iz tačke 5. ovog uputstva.

2) Nadležnost kantonalnog ministarstva unutrašnjih poslova

7.
Nadležnost kantonalnog ministarstva unutrašnjih poslova (u daljnjem tekstu: kantonalno ministarstvo), u odnosu na pitanja koja se odnose na matične knjige, utvrđena je u sljedećim odredbama Zakona i drugim zakonima, što se odnosi na sljedeća pitanja:
- sva pitanja u vezi s određivanjem, poništenjem i zamjenom JMB, što je utvrđeno u Zakonu o jedinstvenom matičnom broju ("Službeni glasnik BiH", br. 32/01, 63/08 i 103/11);
- sva pitanja koja se odnose na slučajeve kada treba vršiti promjene jednog ili više slova u imenu ili prezimenu ili promjene cijelog imena i prezimena (za djecu i odrasle), što je utvrđeno u Zakonu o ličnom imenu ("Službene novine Federacije BiH", broj 7/12), na način predviđen ovim uputstvom, osim slučaja iz člana 12. st. 1. do 3. i stav 5. tog zakona;
- sva pitanja koja se odnose na državljanstvo koja su po Zakonu o državljanstvu Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 4/97, 13/99, 41/02, 6/03, 14/03, 82/05 i 43/09), Zakonu o državljanstvu Federacije Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", br. 43/01, 29/09 i 65/11) i podzakonskim propisima donesenim na osnovu tih zakona stavljena u nadležnost kantonalnog ministarstva;
- pitanja iz člana 14. stav 2. Zakona koja se odnose na dijete mrtvo rođeno van zdravstvene ustanove;
- sastavljanje zapisnika o nađenom djetetu (član 18. stav 3. Zakona);
- odlučivanje o promjeni prezimena u slučaju iz člana 25. stav 5. Zakona;
- sastavljanje zapisnika o nalasku leša lica čiji identitet nije utvrđen (član 28. stav 4. Zakona);
- pitanja iz člana 32. Zakona (rješavanje određenih pitanja koja se odnose na umrlo lice koje je imalo ličnu kartu);
- promjena spola i utvrđivanja identiteta (imena tog lica) kako je utvrđeno u članu 44. Zakona;
- pitanja iz člana 48. Zakona kada raspolaže ili donosi akt koji sadrži podatke koji se upisuju u odgovarajuću matičnu knjigu;
- pitanja utvrđena u članu 50. stav 2. Zakona (donošenje rješenja za lica kojima su lična imena različito upisana u matičnim knjigama i identifikacionim dokumentima (lična karta, pasoš i dr.));
- pitanja utvrđena u članu 56. Zakona (donošenje rješenja za slučaj kada inozemna isprava kod imena i prezimena ne sadrži slova koja postoje u službenim jezicima i pismima Federacije, a stranka traži da se upišu ta slova);
- čuvanje drugog primjerka matičnih knjiga (član 58. stav 1. Zakona);
- korištenje podataka iz matičnih knjiga i registra (član 68. st.: 1., 2. i 4. Zakona);
- vršenje inspekcijskog nadzora prema članu 72. stav 2. Zakona i Pravilnika o sadržaju, načinu i postupku vršenja inspekcijskog nadzora u oblasti matičnih knjiga, koji donosi federalni ministar unutrašnjih poslova na osnovu stava 4. te zakonske odredbe i
- da pokreće prekršajni postupak za pitanja iz svoje nadležnosti (član 76. Zakona).

3) Nadležnost organa starateljstva

8.
Nadležnost organa starateljstva (centri za socijalni rad) u odnosu na pitanja koja se odnose na matične knjige utvrđena je u sljedećim odredbama Zakona, što se odnosi na sljedeća pitanja:
- dostavljanje akata matičaru za činjenice koje se odnose na promjene u porodičnim stanjima, za koje je nadležan organ starateljstva (član 12. stav 1. tačka 3. Zakona) i određivanje staratelja za upis djeteta u matičnu knjigu rođenih (član 12. stav 2. Zakona);
- određivanje imena djetetu kada roditelji to ne učine u