Na osnovu člana 18. Odluke o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 21/01 i 29/03), ministar pravde Bosne i Hercegovine, donosi

UPUTSTVO

O NAČINU VRŠENjA KANCELARIJSKOG POSLOVANjA MINISTARSTAVA, SLUŽBI, INSTITUCIJA I DRUGIH TIJELA VIJEĆA MINISTARA BOSNE I HERCEGOVINE

(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 35 od 12 novembra 2003, 40/07)

I- OPĆA ODREDBA

1.
Ovim uputstvom, saglasno Odluci o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Odluka o kancelarijskom poslovanju), uređuju se: klasifikacione oznake predmeta i akata; primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i akata u rad; rad državnih službenika i zaposlenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata; razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta; otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i čuvanje predmeta i akata u ministarstvima, službama, institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: institucije BiH).

II- KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA

2.
Vođenje evidencije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz nadležnosti institucija BiH, obavlja se putem upisnika, odnosno djelovodnika iz člana 5. stav 2. Odluke o kancelarijskom poslovanju. Vođenje te evidencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su razrađene po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 50 (u daljem tekstu: klasifikacione oznake), i to:
01 - Ustavni predmeti
02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti
03 - Odbrana
04 - Sigurnost i civilna zaštita
05 - Vanjski poslovi
06 - Evropske integracije
07 - Javna uprava i javne službe
08 - Organizacija i rad sudova
09 - Organizacija i rad tužilaštava
10 - Organizacija i rad pravobranilaštava
11 - Organizacija i rad sudova za prekršaje
12 - Organizacija i rad ombudsmena
13 - Sudski predmeti
14 - Međunarodna i međuentitetska pravna pomoć i saradnja
15 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
16 - Finansije i trezor
17 - Porezi, doprinosi i takse
18 - Carine
19 - Vanjsko-trgovinska politika Bosne i Hercegovine
20 - Carinsko-tarifna politika Bosne i Hercegovine
21 - Međunarodni sporazumi o obnovi Bosne i Hercegovine
22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama
23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj
24 - Promoviranje preduzetništva
25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom
26 - Zaštita potrošača i konkurencija
27 - Veterinarstvo
28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš, prirodni resursi, turizam
29 - Komunikacije i promet
30 - Građanska stanja i evidencije
31 - Zdravstvo i socijalna zaštita
32 - Penzije
33 - Nauka i obrazovanje
34 - Rad i zapošljavanje
35 - Kultura i sport
36 - Geodetski, geološki, meteorološki poslovi i deminiranje
37 - Ljudska prava i slobode
38 - Vjerski predmeti
39 - Nacionalne manjine
40 - Nestala lica
41 - Azil i izbjeglice
42 - Iseljeništvo
43 - Statistika
44 - Akreditiranje
45 - Standardizacija
46 - Mjeriteljstvo
47 - Intelektualno vlasništvo
48 - Patenti
49 - Arhivski poslovi
50 - Drugi predmeti i akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati u neku od grupa predviđenih pod brojem od 01 do 49 tačke 2. ovog uputstva.
3.
Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržaju materije koja se u predmetu ili aktu obrađuje.
4.
Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po pravilu, u onu klasifikacionu oznaku na čiju se sadržaj odnosi pretežni dio pitanja, odnosno materije.
Ako institucije BiH cijene da je potrebno, radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe predmeta i akata iz svoje nadležnosti, mogu odrediti podgrupe za iste ili slične predmete i akte koji čine posebnu cjelinu.
Podgrupe za predmete i akte određuju se tako, što se iza broja klasifikacione oznake grupe dodaje brojčana oznaka podgrupe u vidu jednocifrenog odnosno dvocifrenog arapskog broja počevši od broja l i nadalje.
Podgrupe određuje samostalno svaka institucija BiH, s tim da se broj podgrupe određuje za svaku klasifikacionu oznaku grupa posebno.
Podgrupa predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju se rješenjem o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad, a koje se donosi na osnovu tačke 24. ovog uputstva.
Kod upisivanja podataka u osnovne knjige evidencije, prijemni štambilj i druge evidencije predviđene ovim uputstvom, brojčana oznaka podgrupe upisuje se u rubriku koja je u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku klasifikacione oznake.

III- PRIMANjE, OTVARANjE, PREGLEDANjE I RASPOREĐIVANjE POŠTE, ODNOSNO AKATA

1. Primanje pošte

5.
Primanje pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih pisama, paketa, telegrama i dr. u institucijama BiH, a vrši se, po pravilu, na jednom određenom mjestu u sastavu pisarnice koja je organizovana prema članu 10. Odluke o kancelarijskom poslovanju.
6.
Službenu poštu koja se instituciji BiH dostavlja poštom ili je stranka neposredno preda, prima ovlašteni zaposlenik pisarnice. Pošta se prima tokom cijelog radnog vremena.
Način prijema službene pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi, određuje rukovodilac institucije BiH, saglasno specifičnostima njihove djelatnosti, mjesnim prilikama i potrebama.
7.
Zaposlenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem ako je pošta upućena instituciji BiH, osim ako za podnesak nije plaćen ili je nedovoljno plaćen iznos takse, a podliježe plaćanju takse. U ovom slučaju zaposlenik koji prima poštu dužan je postupiti saglasno odredbama tačke 14. ovog uputstva.
Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje instituciji BiH sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.), zaposlenik ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasnit će joj kako da ih otkloni. Ako stranka i pored upozorenja, zahtijeva da se akt (podnesak) primi, zaposlenik će ga primiti s tim što će na podnesku sačiniti službenu zabilješku o danom usmenom upozorenju.
U slučaju da institucija BiH nije nadležna za primanje akta (podneska) stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati nadležnom organu. Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt (podnesak) primi, podnesak se mora primiti, s tim da se sačini zabilješka na način predviđen u stavu 2. ove tačke.
8.
Zaposlenik koji prima poštu, dužan je da stranku koja želi da preda usmeno saopštenje na zapisnik uputi državnom službeniku ili zaposleniku ovlaštenom za prijem takvog saopštenja.
Ako institucija BiH nije nadležna za prijem usmenog saopštenja na zapisnik, stranka će se upozoriti na tu okolnost i uputiti da takvu izjavu preda za to nadležnom organu. Ako stranka i pored toga ponovi svoj zahtjev, državni službenik ili zaposlenik je dužan njeno usmeno saopštenje primiti na zapisnik, s tim