UPUTSTVO

O KRETANjU I EVIDENTIRANjU DOKUMENTACIJE-KNjIGOVODSTVENIH ISPRAVA U DIREKCIJI ZA FINANSIJE -TREZORU BRčKO DISTRIKTA BOSNE I HERCEGOVINE

(Objavljeno u "Sl. glasniku Brčko Distrikta", br. 30 od 18 jula 2008)

(Predmet)

Član 1

Ovim uputstvom reguliše se postupak kretanja i evidentiranja dokumentacije koju dostavljaju odjeljenja i institucije Brčko distrikta BiH u pomoćne knjige i Glavnu knjigu Trezora u Direkciji za finansije Brčko distrikta BiH (u daljnjem tekstu: Glavna knjiga Trezora).

(Pomoćne knjige)

Član 2

(1) Evidentiranje dostavljene dokumentacije od odjeljenja i institucija se vrši u sljedećim pomoćnim knjigama:
a) Knjiga KUF- knjiga ulaznih faktura i situacija evidentira sve ulazne fakture i situacije za isporučenu robu, izvršene usluge i radove od dobavljača;
b) Knjiga AK je knjiga avansa, evidentira avansne fakture za date avanse dobavljačima u skladu s potpisanim ugovorima i dobijenim garancijama;
c) Knjiga KUD je knjiga ulaznih dokumenata i evidentira grantove pojedincima, neprofitnim organizacijama, nevladinim organizacijama, poljoprivredne podsticaje, subvencije preduzećima, sudske presude sudska i vansudska poravnanja, refundacije, vještačenja, putni troškovi, takse i slično;
d) Knjiga DEP je knjiga depozitnih situacija, evidentira depozitne fakture za isplatu zadržanih sredstava dobavljačima u prethodnom periodu;
e) Knjiga predračuna evidentira primljene predračune za plaćanje unaprijed određenih aktivnosti kao što su: kotizacije za seminare, liječenja, priključak na ptt mrežu i sl.;
f) Knjiga evidencije za račune Carinske službe evidentira fakture za angažovanje sredstava koja su rezervisana po sporazumu za kapitalne projekte Carine BiH, na prostoru Distrikta.
(2) Na ulazni dokument prilikom evidentiranja u pomoćnim knjigama iz stava 1 ovog člana stavlja se redni broj KUF, KUD, DEP itd.

(Rezervacija sredstava, kontrola dokumentacije i evidentiranje)

Član 3

(1) Prije pokretanja postupka nabavke, u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama BiH i podzakonskim aktima, odjeljenja i institucije Distrikta su dužni Pododjeljenju za nabavke dostaviti potvrdu o raspoloživosti sredstava izdatu od Direkcije za finansije - Ured za kontrolu budžeta Trezora (u daljnjem tekstu: Ured za kontrolu budžeta).
(2) Ako zahtjev za nabavku sadrži predračunsku ili procijenjenu vrijednost nabavke, Ured za kontrolu budžeta vrši rezervaciju predviđenih sredstava i izdaje potvrdu o raspoloživosti.
(3) Ako nije poznat iznos na zahtjevu, Ured za kontrolu budžeta izdaje izvještaj o stanju raspoloživih sredstava i ne vrši rezervaciju sredstava.
(4) Nakon donesene Odluke o dodjeli ugovora, odjeljenja i institucije Distrikta su dužne nalog za nabavku ili nalog za prenos sredstava, sa kompletiranom dokumentacijom, dostaviti Uredu za kontrolu budžeta, u svrhu konačne potvrde rezervacije sredstava (prethodno izdata potvrda o raspoloživosti sredstava).
(5) Prethodno rezervisani iznos, na osnovu izdate potvrde o raspoloživosti sredstava, se potvrđuje ili koriguje iznosom u dostavljenom nalogu.
(6) Ovjeren nalog za nabavku sa upisanim datumom rezervacije sredstava, vraća se Odjeljenju ili instituciji, od koga je i zaprimljen.
(7) Istovremeno sa slanjem naloga u odjeljenje ili instituciju u cilju realizacije nabavke, jedan primjerak naloga se ostavlja u Uredu za kontrolu budžeta.
(8) Odjeljenja i institucije ovjeren nalog prosljeđuju dobavljaču, na realizaciju.
(9) Jedna kopija naloga se ostavlja u odjeljenju, odnosno instituciji po čijem zahtjevu se vrši nabavka radi praćenja troškova i kontrole isporučene robe, izvršenih usluga i radova od dobavljača.
(10) Ukoliko dobavljač odustane od ugovora, Odjeljenje ili institucija su obavezni sačiniti zabilješku i istu sa nalogom proslijediti Uredu za kontrolu budžeta da bi se poništila rezervacija sredstava.
(11) Kada dobavljač isporuči robe ili izvrši usluge ili radove, ovlaštena osoba za prijem u odjeljenju na otpremnici potvrđuje da je isporučena roba ili izvršena usluga u skladu sa zahtjevom i izdatim nalogom.
(12) Ovlaštenu osobu za izradu specifikacije za nabavku, kao i prijem roba i usluga imenuje šef Odjeljenja i institucije za što ovlaštena osoba treba da bude stručna i odgovorna.
(13) Ukoliko se radi o izvođenju radova, neophodno je da fakturu, privremenu ili okončanu situaciju, prati i potvrda o izvršenim radovima.
(14) Ukoliko je angažovan nadzorni organ onda je neophodna potvrda nadzornog organa o izvršenim radovima.
(15) Ukoliko se radi o nabavci opreme ili radovima iz informativnog sistema neophodna je potvrda o prijemu opreme i izvršenju radova od prethodno imenovane Komisije ispred Pododjeljenja za informatiku Odjeljenja stručnih i administrativnih poslova Vlade Distrikta (u daljnjem tekstu: Pododjeljenje za informatiku) i odjeljenja ili institucije po čijem zahtjevu je nabavka izvršena, ukoliko Odjeljenje ili institucija ne raspolažu stručnjacima iz informatike).
(16) Za nabavku i radove iz informativnog sistema do 3000.00 KM dovoljna je potvrda nadležne osobe iz Pododjeljenja za informatiku ili osobe stručne u informatici.
(17) Na osnovu potpisane otpremnice, potvrde o izvršenim uslugama, potvrde nadzornog organa o izvršenim radovima, fakturu, privremenu ili okončanu situaciju potpisuje šef odjeljenja ili od njega ovlaštene osobe, te se zajedno sa nalogom za nabavku prosljeđuje u Trezor na kontrolu, knjiženje i plaćanje. Na nalogu je neophodno navesti član Zakona o javnim nabavkama po osnovu kojeg je izvršena nabavka.
(18) Kada se račun, okončana ili privremena situacija dostavi u Ured za kontrolu budžeta na likvidaturu vrši se kontrola dostavljene dokumentacije i to: naloga za nabavku, da li su izdaci iskazani u fakturi ili situaciji u visini rezervisanih sredstava u nalogu za nabavku, da li je naveden član Zakona o javnim nabavkama po kom je izvršena javna nabavka, da li fakturu ili situaciju prati otpremnica potpisana od ovlaštene osobe, potvrda o izvršenim radovima od nadzornog organa, potvrda komisije ili potvrda nadležne osobe iz Pododjeljenja za informatiku kada se nabavlja oprema, iz informatike ili izvršavaju radovi, da li je faktura ili situacija potpisana od šefa odjeljenja ili ovlaštene osobe (po prethodno dobijenim spesimenima), da li faktura ili situacija ima sve zakonom propisane elemente, da li su uz nalog za nabavku, fakturu ili situaciju dostavljeni prateći dokumenti (odluka o dodjeli ugovora, saglasnost Pravobranilaštva i dr.).
(19) Ukoliko su zadovoljeni svi elementi iz stava 18 ovog člana, nalog se ovjerava i prosljeđuje u Sektor za računovodstvo i centralizovani obračun plaća Trezora Direkcije za finansije (u daljnjem tekstu: Sektor za računovodstvo). Dobijene knjigovodstvene isprave u Sektoru za računovodstvo se evidentiraju u pomoćne knjige, vrši se kontiranje i knjiženje u Glavnu knjigu Trezora.
(20) Potvrda o knjiženju dostavljenih knjigovodstvenih isprava iz stava 19 ovog člana ovjerava se na nalogu za nabavku ili prenos sredstava od ovlaštenih osoba u Sektoru za računovodstvo. Kompletirana dokumentacija se nakon potpisa prosljeđuje na plaćanje u Sektor za izvršenje budžeta.