Na osnovu člana 12. stav 3. i člana 14. stav 3. Odluke o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 21/01 i 29/03), ministar pravde Bosne i Hercegovine, u saradnji sa direktorom Arhiva Bosne i Hercegovine, donosi

UPUTSTVO

O ARHIVSKOJ KNjIZI, ČUVANjU REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE, ODABIRANjU ARHIVSKE GRAĐE I PRIMOPREDAJI ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU MINISTARSTAVA, SLUŽBI, INSTITUCIJA I DRUGIH TIJELA VIJEĆA MINISTARA BOSNE I HERCEGOVINE I ARHIVA BOSNE I HERCEGOVINE

(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 16 od 13 marta 2006)

I. OPĆE ODREDBE

1.
Ovim uputstvom uređuju se arhivski poslovi u ministarstvima, službama, institucijama i drugim tijelima Vijeća ministara Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: organi uprave i službe za upravu) u cilju zaštite od nestajanja, uništenja i radi očuvanja registraturne građe u sređenom i sigurnom stanju u arhivama organa uprave i službi za upravu do preuzimanja u Arhiv Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Arhiv).

II. NAČIN VOĐENjA I KORIŠTENjA ARHIVSKE KNjIGE

2.
Registraturna građa iz nadležnosti organa uprave i službi za upravu evidentira se na kraju svake godine u pisarnici tih organa i službi, upisom u njihovu arhivsku knjigu.
3.
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju koju su dužni da vode organi uprave i službe za upravu u okviru kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Arhivska knjiga je opći inventarni pregled cjelokupne registraturne građe nastale u radu jednog organa uprave, odnosno službe za upravu.
4.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim predmetnim cjelinama odlaže registraturna građa.
Pod registraturnom jedinicom podrazumijeva se fascikl, registrator, kutija i druga jedinica pakovanja u koju se odlaže registraturna građa. Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu.
5.
U arhivsku knjigu upisuju se registraturne jedinice formirane prema tački 4. ovog Uputstva, u koje su po određenim cjelinama odloženi završeni (riješeni) predmeti i akti i druga registraturna građa (evidencije: matična knjiga, registar, djelovodnik predmeta i akata, upisnik, glavna knjiga, dnevnik i druge evidencije).
6.
Upis registraturne građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama, vrsti i količini građe.
Registraturna građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja koji se primjenjivao kod organa uprave, odnosno službe za upravu, u vrijeme nastajanja te građe.
7.
Organi uprave i službe za upravu su dužni u arhivsku knjigu upisati i registraturnu građu koja se po bilo kojoj osnovi nalazi kod njih na čuvanju (po osnovu ukidanja nekog organa uprave, odnosno službe za upravu, po osnovu zatečenosti građe ili ako je pravni sljednik građe itd.).
8.
Poslije izvršenog upisa registraturne građe u arhivsku knjigu, na registraturne jedinice iz stava 2. tačke 4. ovog Uputstva, u koje je odložena registraturna građa, ispisuje se redni broj iz arhivske knjige.
Na registraturnu jedinicu iz stava 1. ove tačke stavlja se otisak štambilja prema obrascu koji se nalazi u prilogu ovog Uputstva i čini njegov sastavni dio (Obrazac broj 1).
9.
Prijepis ili fotokopija arhivske knjige, u koju su upisane registraturne jedinice za proteklu godinu, organ uprave, odnosno služba za upravu, dostavlja Arhivu najkasnije do 30. aprila naredne godine.
10.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način njenog popunjavanja nalazi se u prilogu ovog Uputstva i čini njegov sastavni dio (Obrazac broj 2).

III. UVJETI ČUVANjA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAĐE

11.
Organi uprave i službe za upravu dužni su da registraturnu i arhivsku građu iz svoje nadležnosti čuvaju u sređenom i sigurnom stanju do predaje Arhivu.
Pod sređenim stanjem, u smislu ovog Uputstva, podrazumijeva se ustrojena registraturna, odnosno arhivska građa, koja je predviđena propisima o kancelarijskom i arhivskom poslovanju organa uprave i službi za upravu.
Pod sigurnim stanjem, u smislu ovog Uputstva, podrazumijeva se čuvanje registraturne i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.
12.
Organi uprave i službe za upravu dužni su preduzimati sljedeće mjere zaštite registraturne i arhivske građe: osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe (u daljnjem tekstu: arhivske prostorije); osiguranje arhivske opreme, održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uvjeta i kontrolu tih uvjeta.
13.
Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo.
U pisarnici se čuvaju riješeni akti i predmeti najduže dvije godine od dana kada su akti i predmeti riješeni.
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni akti i predmeti poslije isteka roka iz stava 2. ove tačke.
Arhivske prostorije ne smiju da budu u direktnoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, mokrih čvorova i sl.
14.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se: fascikli, registratori, kutije i druge jedinice pakovanja (u daljnjem tekstu: registraturne jedinice čuvanja), stalaže, ormari i kase, vodootporni i metalni sanduci (kontejneri), hidrometri, termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontrolišu i održavaju uvjeti za smještaj i čuvanje registraturne i arhivske građe.
Stalaže, ormari, kontejneri i kase mogu biti od metala ili od drugog materijala otpornog na vatru i vodu.
15.
Pod održavanjem klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uvjeta podrazumijeva se zaštita registraturne i arhivske građe od štetnih utjecaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
U arhivskim prostorijama temperatura zraka se mora održavati u rasponu od 10 do 15 stepeni C, a relativna vlažnost od 50-60%.
Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smije biti izložena direktnom utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, foto-hemijsko i biološko štetno djelovanje.
Radi sprečavanja štetnog utjecaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu, obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.
16.
Smještaj registraturne i arhivske građe obuhvata: smještaj akata i predmeta u registraturne jedinice čuvanja, smještaj registraturnih jedinica čuvanja u stalaže, ormare i kase i raspored stalaža, ormara i kasa i obilježavanje istih u arhivskim prostorijama.
17.
Organi uprave i službe za upravu dužni su kontrolisati sređenost i sigurnost stanja registraturne i arhivske građe od oštećenja, uništenja i nestajanja.

IV. LISTA KATEGORIJA REGISTRATURNE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANjA

1. Lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja

18.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i druge registraturne građe, kao i odabira arhivske građe iz registraturne građe izrađuje se i donosi lista kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: lista kategorija).
19.
Listu kategorija donosi rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu. Ova lista se može primjenjivati nakon što dobije saglasnost Arhiva.
20.
Listu kategorija izrađuje komisija koju čine stručni zaposlenici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu registraturne građe iz nadležnosti organa uprave, odnosno službi za upravu i koji su sposobni ocijeniti naučno-historijski, društveni i praktični značaj te građe.
21.
Rok čuvanja dokumenta izražava se u listi kategorija numerički (2 godine, 5 godina, 10 godina, 20 godina i sl.) i oznakom "trajno" (T).
Za trajno čuvanje određuju se: kategorije registraturne građe koje sadrže podatke od značaja za historiju i druge naučne oblasti, kulturu uopće i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada organa uprave, odnosno službe za upravu, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima. kategorije registraturne građe predviđene za čuvanje po posebnim propisima u pojedinim oblastima.
Za registraturnu građu koja nije ocijenjena kao arhivska građa rokovi čuvanja se određuju ovisno od potreba organa uprave i službi za upravu.
22.
Izrađena lista kategorija se u dva primjerka dostavlja Arhivu radi davanja saglasnosti. Organi uprave i službe za upravu dužni su postupiti po ocjeni Arhiva o tome koje se kategorije registraturne građe, iz liste koju su donijeli, moraju trajno čuvati.
Ako se tokom godine pojave nove vrste dokumenata koje nisu obuhvaćene postojećom listom kategorija, donosilac liste usklađuje postojeću listu (vrši izmjene i dopune liste) i