Na osnovu člana 49. stav 1. Zakona o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 16/01), Vijeće ministara Bosne i Hercegovine, na prijedlog direktora Arhiva Bosne i Hercegovine, na svojoj 2. sjednici, održanoj 13. februara 2003. godine, donosi
PRAVILNIK
O ZAŠTITI I ČUVANjU ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE I REGISTRATURSKE GRAĐE U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
(Objavljeno u "Sl. glasnik BiH", br. 10 od 17 aprila 2003)
I- OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja registraturske i arhivske građe, odabiranja arhivske građe iz registraturske građe i vođenja arhivske knjige u pisarnicama i arhivama institucija Vijeća ministara Bosne i Hercegovine i zaštite i čuvanja arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine.
II- USLOVI ČUVANjA REGISTRATURSKE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 2.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su čuvati registratursku i arhivsku građu u sređenom i sigurnom stanju do predaje u Arhiv Bosne i Hercegovine. Pod sređenim stanjem, u smislu ovog pravilnika, podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe koji je propisan Odlukom o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 21/01). Za ostale imaoce i stvaraoce registraturske i arhivske građe pod sređenim, stanjem podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe propisan općim aktom kojim se uređuju poslovi kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Član 3.
Imaoci registraturske i arhivske građe preduzimaju mjere zaštite registraturske i arhivske građe utvrđene ovim pravilnikom i drugim propisima. Mjere zaštite obuhvataju osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturske i arhivske građe, opreme, održavanja klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova smještaja registraturske i arhivske građe. Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo; Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni; Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka koji je utvrđen u prethodnom stavu; Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i sl.
Član 4.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se fascikle, registratori, arhivske kutije (u daljem tekstu: registraturske jedinice čuvanja) metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri), termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontroliraju i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe.
Član 5.
Održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva zaštitu građe od štetnih uticaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih oštećenja. U arhivskim depoima temperatura zraka mora se održavati u rasponu od 10o C- 15o C, a relativna vlažnost od 50% do 60%.
Član 6.
Smještaj registraturske i arhivske građe obuhvata: smještaj predmeta i akata u registraturske jedinice čuvanja, njihovo odlaganje u metalne police, ormare-kase i njihov raspored u arhivskom depou.
Član 7.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su da kontroliraju i održavaju sređenost građe i da je osiguravaju od oštećenja, uništenja i otuđenja.
III- ODABIRANjE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANjE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE
Član 8.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se na osnovu utvrđenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
1. LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANjA
Član 9.
Lista kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja je normativni akt koji donosi imalac registraturske i arhivske građe na koju saglasnost izdaje Arhiv Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: lista kategorija).
Član 10.
Imaoci arhivske i registraturske građe rade liste kategorija komisijski, a članovi komisije su stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti naučno-historijski i praktični značaj te građe.
Član 11. Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog materijala, rok čuvanja, završne odredbe, potpis i pečat. Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji listu donosi. Naziv liste glasi:"Lista kategorizirane registraturske građe s rokovima čuvanja". Popis kategorizirane registraturske građe sadrži: redni broj, klasifikacioni znak, vrstu građe, naziv i sadržaj i rok čuvanja. Redni broj ispisuje se arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorizirane građe obuhvaćene listom. Vrsta, naziv i sadržaj kategorizirane građe formuliraju se u listi na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, a koji se međusobno razlikuju po rokovima čuvanja. Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorizirane građe navodi se u listi prema sistemu arhiviranja dokumenata u kancelarijskom poslovanju. Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata trajne vrijednosti i kategoriju dokumenata kojima se utvrđuju rokovi čuvanja (2,5 i 10 godina itd.). Za trajno čuvanje određuje se registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za historiju i druge naučne oblasti, za kulturu uopće i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada registraturske građe, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima. Prilikom utvrđivanja registraturske građe za trajno čuvanje treba poštovati kriterije koji se zasnivaju na:
a) sadržajnoj vrijednosti dokumenta (mjesto, položaj i društveni uticaj građe u društveno-političkom sistemu; status i nadležnost stvaraoca građe; položaj i mjesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno-političoj strukturi; nadležnost; funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentima; hronološka i faktografska vrijednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i političkim ličnostima;
: