Na osnovu člana 38. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službene novine Tuzlanskog kantona br. 15/00 i 2/02), ministar obrazovanja, nauke, kulture i sporta, d o n o s i

PRAVILNIK

o vođenju registara i evidencija

(Objavljeno u "Sl. novinama Tuzlanskog Kantona", br. 16 od 31 decembra 2009)

(Predmet)

Član 1.

(1) Ovim pravilnikom uređuje se sadržaj i način vođenja registara i evidencija te način i rokovi dostavljanja podataka za vođenje registara i evidencija.
(2) Registre i evidencije iz stava (1) ovog člana vodi Arhiv Tuzlanskog kantona (u daljem tekstu: Arhiv).

(Vrste registara i evidencija)

Član 2.

Arhiv vodi slijedeće registre i evidencije:
a) knjigu primljene arhivske građe,
b) opći registar arhivske građe,
c) registar za pojedine fondove i zbirke,
d) knjigu pohranjene arhivske građe,
e) knjigu snimljene (skenirane i mikrofilmovane) arhivske građe,
f) knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe,
g) evidenciju o stvaraocima i imaocima arhivske građe na području Kantona, i
h) evidenciju o korištenju arhivske građe.

(Knjiga primljene arhivske građe)

Član 3.

(1) Knjiga primljene arhivske građe vodi se na obrascu broj 1 koji je sastavni dio ovog pravilnika.
(2) U knjigu primljene arhivske građe unose se slijedeći podaci:
a) redni broj,
b) broj i datum zapisnika o prijemu,
c) naziv fonda,
d) raspon godina (od - do),
e) od koga je primljen,
f) gdje je bio smješten do preuzimanja,
g) količina (kutija, svežnjeva, knjiga, dokumenata, fascikli, registratora i sl.),
h) vrsta materijala i stepen sređenosti,
i) otkup, poklon, razmjena, kupovina, zavještanje (vrijednost),
j) smještaj fonda u depou,
k) oznaka kategorije fonda i
l) primjedba.

(Opći registar arhivske građe)

Član 4.

(1) Arhiv vodi opći registar arhivske građe u depoima.
(2) Opći registar arhivske građe sadrži slijedeće podatke:
a) oznaku depoa,
b) oznaku sprata,
c) oznaku prostorije,
d) oznaku police,
e) oznaku reda,
f) oznaku pregrade i
g) potpis zaduženog lica.
(3) Opći registar arhivske građe vodi se na obrascu broj 2 i sastavni je dio ovog pravilnika.

(Registar za pojedine fondove i zbirke)

Član 5.

(1) Arhiv vodi registar za pojedine fondove i zbirke.
(2) U registar za pojedine fondove i zbirke unose se slijedeći podaci:
a) redni broj,
b) identifikacioni broj (oznaka države, oznaka arhiva, oznaka fonda),
c) kategorija fonda/zbirke,
d) naziv inventarske jedinice ili kratak sadržaj,
e) vremenski raspon ili datum i mjesto postanka inventarske jedinice,
f) broj listova ili spisa koje sadrži inventarska jedinica,
g) datum posljednjeg unosa i
h) napomene (stara signatura, format, vrsta materijala, uvez, minijature, fizičko stanje i datum provjere fizičkog stanja, bilješka o dokumentarnom materijalu koji nema direktne veze sa sadržajem jedinice i dr.).
(3) Registar za pojedine fondove i zbirke vodi se na obrascu broj 3 i sastavni je dio ovog pravilnika.

(Knjiga pohranjene arhivske građe)

Član 6.

(1) Arhiv vodi knjigu pohranjene arhivske građe.
(2) U knjigu pohranjene arhivske građe unose se slijedeći podaci:
a) redni broj,
b) broj zapisnika o deponovanju,
c) prezime i ime odnosno naziv deponenta,
d) zanimanje odnosno djelatnost i adresa deponenta,
e) naziv i sjedište stvaraoca,
f) sadržaj depozita, granične godine građe i količina,
g) smještaj,
h) datum deponovanja,
i) vrijeme čuvanja i j) bilješke.
(3) Knjiga pohranjene arhivske građe vodi se na obrascu broj 4 i sastavni je dio ovog pravilnika.
(4) Uz knjigu pohranjene arhivske građe vodi se zbirka isprava koje se odnose na deponovanu arhivsku građu.

(Knjiga snimljene (skenirane i mikrofilmovane) arhivske građe)

Član 7.

(1) U knjigu snimljene (skenirane i mikrofilmovane) arhivske građe unose se slijedeći podaci:
a) redni broj,
b) naziv fonda,
c) količina,
d) raspon godina,
e) oznaka,
f) primjedba.
(2) Knjiga snimljene (skenirane i mikrofilmovane) arhivske građe vodi se na obrascu broj 5 i sastavni je dio ovog pravilnika.

(Knjiga restaurirane i konzervirane arhivske građe)

Član 8.

(1) U knjigu restaurirane i konzervirane arhivske građe unose se slijedeći podaci:
: