Na osnovu člana 21. Zakona o Vladi Brčko distrikta Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Brčko distrikta BiH", brojevi: 19/07, 36/07, 38/07, 2/08, 17/08, 23/08 i 14/10), člana 25. Zakona o javnoj upravi Brčko distrikta Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik Brčko distrikta BiH", brojevi: 19/07, 2/08 i 43/08) i člana 15. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Brčko distrikta Bosne i Hercegovine", brojevi: 04/04, 19/07, 25/09 i 02/11), šef Odjeljenja za javni registar d o n o s i

PRAVILNIK

O USLOVIMA I ROKOVIMA ČUVANjA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE, ODABIRANjU ARHIVSKE GRAĐE IZ REGISTRATURSKOG MATERIJALA I PRIMOPREDAJI ARHIVSKE GRAĐE

(Objavljeno u "Sl. glasnik brčko distrikta", br. 48 od 07 decembra 2012)

DIO PRVI - OPĆE ODREDBE

(Predmet)

Član 1.

Ovim pravilnikom utvrđuju se uslovi i rokovi čuvana registraturskog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala i primopredaja arhivske građe između vlasnika i stvaraoca arhivske građe i Odjeljenja za javni registar - Službe za arhiv (u daljnjem tekstu: Služba za arhiv).

(Definicije)

Član 2.

Pojedini termini koji se koriste u ovom pravilniku imaju sljedeće značenje:
a) "sređeno stanje" je stanje u kojem je poredak registraturskog materijala i arhivske građe u skladu s aktom kojim se uređuju poslovi kancelarijskog i arhivskog poslovanja;
b) "sigurno stanje" je stanje u kojem se registraturski materijal i arhivska građa čuva od oštećenja;
c) "arhivske prostorije" su pisarnica i arhivski depo;
d) "pisarnica" je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni;
e) "arhivski depo" je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka od dvije godine od kada su predmeti i akti završeni;
f) "arhivska oprema" obuhvata: fascikle, registratore, arhivske kutije (u daljnjem tekstu: registraturske jedinice čuvanja), metalne police, ormare, kase, vodootporne sanduke tzv. kontejnere, termometre, protupožarne uređaje sa suhim gašenjem i druge uređaje kojima se kontrolišu i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe;
g) "arhivska knjiga" je evidencija koja se vodi u okviru kancelarijskog poslovanja i predstavlja opći inventarski pregled cjelokupnog registraturskog materijala nastalog radom stvaraoca ili imaoca registraturskog materijala.

DIO DRUGI - GLAVNI DIO

POGLAVLjEI. USLOVI ČUVANjA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRAĐE I LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA S ROKOVIMA ČUVANjA

Odjeljak A. Uslovi čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe

(Obaveza čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe)

Član 3.

Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su čuvati registraturski materijal i arhivsku građu u sređenom i sigurnom stanju do predaje Službi za arhiv.

(Mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe)

Član 4.

(1) Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su preduzimati mjere zaštite registraturskog materijala i arhivske građe, utvrđene ovim pravilnikom i drugim propisima.
(2) Mjere zaštite obuhvataju osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturskog materijala i arhivske građe, opreme, održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova smještaja registraturskog materijala i arhivske građe.

(Mjesta za arhivske depoe)

Član 5.

Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i slično.

(Održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova)

Član 6.

(1) Održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva zaštitu građe od štetnih uticaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih oštećenja.
(2) U arhivskim depoima temperatura zraka mora se održavati u rasponu od 10^oCdo 15^oC, a relativna vlažnost zraka od 50% do 60%.

(Način smještaja registraturskog materijala i arhivske građe u arhivskim prostorijama)

Član 7.

(1) Registraturski materijal i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi direktnom uticaju sunčevog svjetla.
(2) Za osvjetljenje arhivskih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, fotohemijsko i biološki štetno dejstvo.
(3) Radi sprečavanja štetnog uticaja bioloških faktora na registraturski materijal i arhivsku građu obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.

(Smještaj registraturskog materijala i arhivske građe)

Član 8.

Smještaj registraturskog materijala i arhivske građe obuhvata: smještaj predmeta i akata u registraturske jedinice čuvanja, njihovo odlaganje u metalne police, ormare-kase i njihov raspored u arhivskome spremištu.

(Obaveza kontrolisanja i održavanja sređenosti registraturskog materijala i arhivske građe)

Član 9.

Imaoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su kontrolisati i održavati sređenost građe i osiguravati je od oštećenja, uništenja i otuđenja.

Odjeljak B. Lista kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja

(Lista kategorija registraturskog materijala)

Član 10.

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: lista kategorija) je akt koji donosi imalac i stvaralac registraturskog materijala i arhivske građe.

(Izrađivanje liste kategorija)

Član 11.

(1) Imaoci i stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe dužni su listu kategorija izrađivati komisijski.
(2) Članovi komisije iz stava (1) ovog člana mogu biti stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti naučno-historijsko i praktično značenje te građe.

(Sadržaj liste kategorija)

Član 12.

(1) Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, redni broj, klasifikacionu oznaku, naziv kategorisanog materijala, rok čuvanja, završne odredbe, potpis i pečat.
(2) Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji donosi listu kategorija.
(3) Naziv l iste kategorija glasi: "Lista kategorija registraturskog materijala i arhivske građe s rokovima čuvanja".
(4) Popis kategorisanog registraturskog materijala sadrži: redni broj, klasifikacionu oznaku, vrstu gradiva, naziv, sadržaj i rok čuvanja.
(5) Redni broj ispisuje s e arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorisane građe obuhvaćene listom kategorija.
(6) Vrsta, naziv i sadržaj kategorisane građe formira se u listi kategorija na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, koji se međusobno razlikuju po rokovima čuvanja.
(7) Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorisane građe navodi se u listi kategorija prema sistemu arhiviranja dokumenata u kancelarijskom poslovanju.
(8) Kategorija registraturske građe sadrži: