Na osnovu člana 33. stav 6. Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 82. stav 2. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 118/08 i 11/09), ministar prosvjete i kulture donosi
PRAVILNIK
O USLOVIMA I NAČINU PRIMOPREDAJE JAVNE ARHIVSKE GRAĐE IZMEĐU IMAOCA I ARHIVA REPUBLIKE SRPSKE
(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 29 od 9. aprila 2010)
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuje se način primopredaje javne arhivske građe (u daljem tekstu: građa) između imaoca građe i Arhiva Republike Srpske (u daljem tekstu: Arhiv).
Član 2.
(1) Primopredaja građe obavlja se komisijski.
(2) Komisiju za primopredaju čine tri predstavnika imaoca građe i dva predstavnika Arhiva.
Član 3.
(1) Primopredaja građe vrši se u rokovima propisanim Zakonom o arhivskoj djelatnosti.
(2) Izuzetno, ukoliko je i po isteku rokova iz stava 1. ovog člana građa potrebna u redovnom poslovanju imaoca građe, rok za predaju građe može se produžiti.
(3) Imalac građe i Arhiv dužni su da u slučaju iz stava 2. ovog člana zaključe sporazum o međusobnim pravima i obavezama i sačine popis građe koja je predmet sporazuma.
Član 4.
(1) Arhiv obavezno preuzima građu imaoca građe prve kategorije.
(2) Građu imaoca druge kategorije Arhiv preuzima po načelu uzorka.
(3) Arhiv nema obavezu preuzimanja građe imaoca treće kategorije.
Član 5.
Građa se predaje u originalu, sređena, popisana, kompletna i tehnički opremljena, uz obezbjeđenje transporta i radne snage za utovar i istovar.
Član 6.
Original je svaki izvorni zapis, bez obzira na njegovu vrstu, oblik, tehniku izrade ili pravni značaj, koji karakterišu vjerodostojnost i pouzdanost.
Član 7.
Sređena građa je ona građa koja se nalazi u poretku predviđenom sistemom arhiviranja, a koji je propisan opštim aktom o sistemu kancelarijskog poslovanja njenog stvaraoca.
Član 8.
(1) Popisana građa je ona građa koja je popisana po godinama, sadržaju (vrsti) i količini.
(2) Popis građe iz stava 1. ovog člana sadrži:
a) naziv stvaraoca građe,
b) podatke o vremenskom periodu u kome je građa nastala,
v) ukupnu količinu građe koja se predaje, odnosno preuzima, izraženu u dužnim metrima i broju tehničkih jedinica (knjiga, arhivskih kutija, poveza, fascikala, magnetnih traka, disketa, optičkih diskova,CD ROM-ova), odnosno broju logičkih jedinica u slučaju primopredaje digitalnih nosača zapisa,
g) redne brojeve tehničkih jedinica,
d) opis sadržaja tehničkih jedinica,
đ) podatke o licu koje je sačinilo popis i
e) datum izrade popisa.
Član 9.
Kompletna građa je cjelokupna građa nastala u određenom periodu, uključujući i:
a) osnovne i pomoćne evidencije o dokumentarnoj i arhivskoj građi,
b) povjerljive dokumente, bez obzira na stepen tajnosti,
v) zbirke ličnih podataka koje imaju značaj građe i
g) materijale nastale u informaciono-dokumentacionoj djelatnosti njenog stvaraoca (interne publikacije, programi, pozivi, prospekti, leci i sličan materijal).
Član 10.
(1) Tehnički opremljena građa je ona građa koja je odložena u odgovarajuće tehničke jedinice (arhivske kutije i fascikli), sa ispisanim spoljašnjim oznakama, čime se olakšava manipulacija građom, obezbjeđuje njeno čuvanje i sprečava fizičko oštećenje.
(2)