Na osnovu čl. 69. i 81. stav 2. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 118/08) i člana 28. Uredbe o načelima za unutrašnju organizaciju i sistematizaciju radnih mjesta u republičkim organima uprave Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 18/09), uz saglasnost Vlade Republike Srpske, direktor Arhiva Republike Srpske donosi

PRAVILNIK

O UNUTRAŠNjOJ ORGANIZACIJI I SISTEMATIZACIJI RADNIH MJESTA

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 56 od 17. juna 2010)

I- OPŠTE ODREDBE

Član 1.

Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta u Arhivu Republike Srpske (u daljem tekstu: Pravilnik, Arhiv), utvrđuju se osnovna pitanja organizacije rada u Arhivu, a naročito:
- djelokrug rada i radni procesi u Arhivu,
- standardi i normativi za obavljanje stručnih arhivskih poslova,
- organi Arhiva,
- vrste i broj organizacionih jedinica i njihov djelokrug rada,
- način rukovođenja unutrašnjim organizacionim jedinicama,
- zvanja radnika,
- ukupan broj radnih mjesta s nazivom i opisom svakog radnog mjesta i brojem potrebnih izvršilaca,
- uslovi za obavljanje poslova svakog od radnih mjesta,
- način programiranja i planiranja poslova.

Član 2.

Pravilnikom se obezbjeđuje efikasno i racionalno izvršavanje matičnih i stručnih arhivskih poslova predvi-đenih odredbama Zakona o arhivskoj djelatnosti ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 119/08) i člana 59. Zakona o republičkoj upravi ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 118/08), kao i obavljanje poslova opšte i organizacione prirode koji omogućavaju izvršavanje funkcija Arhiva.

II- POSLOVI ARHIVSKE DJELATNOSTI

Član 3.

(1) Arhiv obavlja matične poslove arhivske djelatnosti za teritoriju Republike Srpske, koji se odnose na:
a) sprovođenje stručnog nadzora nad radom arhiva i vođenje registra arhiva u Republici Srpskoj,
b) vođenje centralnog registra arhivskih fondova i zbirki i obavljanje informaciono-dokumentacionih poslova u vezi sa arhivskom građom na području Republike Srpske,
v) vođenje evidencije javnih simbola, grbova, zastava, pečata, žigova i štambilja na nivou Republike Srpske,
g) praćenje i proučavanje stanja u arhivskoj djelatnosti u Republici Srpskoj, pripremanje informativno-analitičkih materijala i predlaganje mjera za dalji razvoj i unapređivanje te djelatnosti,
d) organizovanje seminara, predavanja i drugih oblika stručnog osposobljavanja i usavršavanja stručnih arhivskih radnika,
đ) sprovođenje istraživanja u svrhu kompletiranja arhivskih fondova i zbirki,
e) organizovanje i koordinisanje međunarodne arhivske saradnje,
ž) donošenje metodskih uputstava i normativa za stručne arhivske poslove,
z) utvrđivanje standarda i normativa za kancelarijsko poslovanje stvaralaca javne arhivske građe,
i) sprovođenje mjera zaštite arhivske građe od izuzetnog i velikog značaja za Republiku Srpsku u slučaju prirodnih ili društvenih katastrofa,
j) davanje mišljenja Ministarstvu prosvjete i kulture o programima rada Kinoteke Republike Srpske i arhiva jedinica lokalne samouprave i
k) obavljanje i drugih stručnih poslova u vezi sa zaštitom arhivske građe.

Član 4.

Stručni arhivski poslovi su:
a) preuzimanje javne i prikupljanje privatne arhivske građe;
b) vođenje evidencija o imaocima i stvaraocima javne i privatne arhivske građe i o javnoj i privatnoj arhivskoj građi;
v) poslovi zaštite arhivske i dokumentarne građe van arhiva;
g) poslovi zaštite arhivske građe ranijih državnih, autonomnih, samoupravnih i drugih organa i pravnih lica za koje su arhivi ili njihovi pravni prednici bili nadležni po tada važećim propisima iz oblasti arhivske djelatnosti;
d) poslovi čuvanja, sređivanja i stručne obrade arhivske građe;
đ) informaciono-dokumentacioni poslovi;
e) poslovi zaštitnog snimanja i tehničko-tehnološke zaštite arhivske građe;
ž) organizovanje samostalnog naučnoistraživačkog rada na području arhivistike, istorije i drugih nauka u vezi sa arhivskom građom ili učešće u realizaciji naučnih i stručnih projekata drugih nosilaca;
z) poslovi prezentovanja arhivske građe, objavljivanja arhivskih izvora, izdavanja publikacija i stručnih časopisa;
i) povezivanje i uključivanje u informacione sisteme zaštite pokretnih kulturnih dobara, informacioni sistem Republike Srpske i Bosne i Hercegovine i u međunarodne sisteme prenosa informacija;
j) poslovi arhivske biblioteke.

Član 5.

Poslovi opšte i organizacione prirode su:
a) opšti, pravni i kadrovski poslovi;
b) finansijski, računovodstveni i knjigovodstveni poslovi;
v) poslovi izdavačke djelatnosti;
g) poslovi pružanja stručne pomoći imaocima i stvaraocima dokumentarne građe;
d) poslovi obrazovne i kulturne djelatnosti;
đ) administrativno-tehnički poslovi.

III- STANDARDI I NORMATIVI ZA OBAVLjANjE STRUČNIH ARHIVSKIH POSLOVA

Član 6.

(1) Poslove matične djelatnosti iz člana 3. i stručne arhivske poslove iz člana 4. ovog pravilnika obavljaju radnici sa visokom, višom ili srednjom stručnom spremom.
(2) Kvalifikaciona struktura stručnih arhivskih radnika utvrđuje se u sljedećem odnosu:
a) visoka stručna sprema (VSS) najmanje 60%,
b) viša stručna sprema (VS) do 20%,
v) srednja stručna sprema (SSS) do 20%.
(3) Korektivni koeficijent za odnos iz prethodnog stava može da iznosi +10%.

Član 7.

(1) Ukupan broj radnika na stručnim arhivskim poslovima utvrđuje se prema sljedećim kriterijumima:
a) količina arhivske građe koju Arhiv čuva,
b) broj evidentiranih stvaralaca arhivske građe i
v) broj stanovnika Republike Srpske.
(2) Prema kriterijumu "količina arhivske građe koju arhiv čuva", broj stručnih radnika na poslovima:
a) sređivanja i obrade arhivske građe u arhivu određuje se odnosom jedan radnik na svakih 1.000 m1 građe, odnosno odgovarajuće količine građe u elektronskom ili drugim oblicima;
b) zaštite arhivske građe u arhivu, određuje se odnosom jedan radnik na svakih 2.000 m1 građe, odnosno odgovarajuće količine građe u elektronskom ili drugim oblicima;
v) informaciono-dokumentacionim određuje se odnosom jedan radnik na 3.000 m1 deponovane arhivske građe.
(3) Prema kriterijumu "broj evidentiranih stvaralaca arhivske građe", broj stručnih radnika na poslovima zaštite arhivske građe van arhiva određuje se odnosom jedan radnik na 2.500 evidentiranih stvaralaca. Prema istom kriterijumu, angažuje se još po jedan radnik na svakih 200 stvaralacaIkategorije.
(4) Prema kriterijumu "broj stanovnika", broj stručnih radnika na poslovima opsluživanja korisnika arhivske građe određuje se odnosom jedan radnik na svakih 300.000 stanovnika.

Član 8.

Stručni arhivski radnik na poslovima:
a) zaštite arhivske građe van arhiva ima obavezu da godišnje izvrši 120 nadzora kod stvaralaca dokumentarne i arhivske građe;
b) prijema, smještaja i sređivanja arhivske građe obavezan je da godišnje primi, smjesti i sredi 100 m1 arhivske građe;
v) tehničke obrade dužan je da godišnje tehnički obradi 11 m1 arhivske građe (izvrši folijaciju, pečatanje, izradi popisne liste i utvrdi akte u protokolu);
g) arhivističke obrade ili tehničko-tehnološke zaštite građe obavezan je da, prema vrsti informativnog sredstva, odnosno vrsti zaštite arhivske građe, izvrši svoj godišnji plan u skladu s radnim normativima;
d) informativno-dokumentacionim obavezan je da godišnje obradi 5.000 informatičkih jedinica o arhivskoj građi u mašinski čitljivoj formi (iz regesta, pregleda fondova, inventara, indeksa, vodiča, bibliografija i sl.);
đ) biblioteke i čitaonice godišnje opslužuje 500 korisnika bibliotečkog fonda iz 10.000 bibliotečkih jedinica i 500 korisnika arhivske građe;
e) izdavanja uvjerenja o činjenicama sadržanim u arhivskoj građi dužan je da na zahtjev pravnih i fizičkih lica evidentira, obradi i izda 700 uvjerenja.

IV- ORGANI ARHIVA

Član 9.

Organi Arhiva su:
a) direktor i
b) stručni savjet.

Član 10.

(1) Arhivom rukovodi direktor, koji za svoj rad odgovara ministru prosvjete i kulture.
(2) Direktor Arhiva rješava u upravnim stvarima iz djelokruga Arhiva i odlučuje o pravima i dužnostima zaposlenih u Arhivu.
(3) Direktora Arhiva postavlja Vlada Republike Srpske na pet godina, u skladu sa zakonom kojim se uređuje položaj državnih službenika.

Član 11.

(1) Stručni savjet raspravlja, utvrđuje prijedloge i daje mišljenja o opštim i pojedinim stručnim poslovima u arhivskoj djelatnosti, a naročito:
a) o organizaciji rada i stvaranju uslova za razvoj arhivske djelatnosti,
b) razmatra strategiju razvoja, programe rada i izvještaje o radu Arhiva,
v) podstiče aktivnosti na donošenju i noveliranju propisa o arhivskoj djelatnosti, daje mišljenja o provedbenim propisima iz arhivske djelatnosti koji su u nadležnosti Ministarstva prosvjete i kulture,
g) daje mišljenja o ostvarivanju naučne, obrazovne i kulturne funkcije Arhiva,
d) predlaže modalitete saradnje na domaćem i međunarodnom planu,
đ) daje mišljenja o stručnim radovima iz arhivske djelatnosti i
e) obavlja i druge poslove koje mu povjeri direktor Arhiva.
(2) Sastav, način rada i druga pitanja od značaja za rad Stručnog savjeta uređuju se poslovnikom koji donosi direktor Arhiva.
(3) Sjednice Stručnog savjeta saziva direktor.

V- ORGANIZACIONE JEDINICE

Član 12.

(1) Arhiv se organizuje kao republička upravna organizacija u sastavu Ministarstva prosvjete i kulture.