Na osnovu člana 79. stav 1. tačka 4) Zakona o matičnim knjigama ("Službene novine Federacije BiH", broj 37/12), federalni ministar unutrašnjih poslova donosi

PRAVILNIK

O TEHNIČKOJ ZAŠTITI OBJEKATA I PROSTORA ZA SMJEŠTAJ I ČUVANjE MATIČNIH KNjIGA, SPISA I MATIČNOG REGISTRA

(Objavljen u "Sl. novinama FBiH", br. 68 od 15. avgusta 2012, 59/13)

I- OPĆE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom se uređuju tehničke mjere za zaštitu objekata i prostora za smještaj i čuvanje matičnih knjiga, spisa i matičnog registra, čuvanje matičnih knjiga i spisa, računarski sistemi i čuvanje elektronskih evidencija, čuvanje drugog primjerka matičnih knjiga i kopije matičnog registra te realizacija utvrđenih mjera zaštite u općinskim i gradskim službama za upravu koje su nadležne za matične knjige (u daljnjem tekstu: općinske i gradske službe za upravu nadležne za matične knjige) i kantonalnim ministarstvima unutrašnjih poslova (u danjem tekstu: kantonalno ministarstvo) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Federacija).

Član 2.

Tehnička zaštita objekata i prostora koji se koriste za smještaj i čuvanje matičnih knjiga, spisa i matičnih registara, u smislu ovog pravilnika, podrazumijeva zaštitu od neovlaštenog pristupa, odnosno ulaska u objekat ili prostorije u kojima su smještene i gdje se čuvaju matične knjige, spisi i matični registar te drugi primjerak matičnih knjiga i kopije matičnog registra, kao i sprečavanje od krađe ili uništenja ili otuđenja matičnih knjiga ili podataka iz matičnih knjiga te spisa predmeta i matičnog registra.
Zaštita iz stava 1. ovog člana odnosi se na fizičku i tehničku zaštitu objekata i prostorija u općinskoj i gradskoj službi za upravu nadležne za matične knjige, koja obuhvata sljedeće:
1) objekte i prostore u kojima su smještene matične knjige, spisi i matični registri u papirnoj i elektronskoj formi;
2) objekte i prostore u kojima su smještene digitalne kopije drugog primjerka matičnih knjiga i matičnog registra;
3) dužnosti matičara i namještenika i državnih službenika koji rade na poslovima vođenja matičnih knjiga i matičnog registra u općinskim i gradskim službama za upravu koje su nadležne za matične knjige.

Član 3.

Tehničke mjere zaštite iz člana 2. stava 2. ovog pravilnika dužni su da osiguraju i primjenjuju sljedeći organi i to:
1) općina i grad za matične knjige i matični registar prema čl. 5. do 10. ovog pravilnika;
2) kantonalno ministarsvo unutrašnjih poslova za drugi primjerak matičnih knjiga i kopiju primjerka matičnog registra prema članu 11. ovog pravilnika;
3) Federalno ministarstvo unutrašnjih poslova -Federalno ministarstvo unutarnjih poslova (u daljnjem tekstu: Federalno ministarstvo) za jedinstveni Centralni matični registar prema članu 12. ovog pravilnika.

Član 4.

Elektronska razmjena podataka iz matičnog registra može se vršiti samo u skladu sa propisima Federacije kojima je reguliran elektronski potpis i elektronski dokument i Pravilnikom o jedinstvenoj strukturi elektronske baze podataka iz matičnog registra i načinu vođenja i korištenja registra, koji se donosi na osnovu člana 79. stav 1. tačka 3) Zakona o matičnim knjigama.
Poželjno je postojanje uređaja za autentifikaciju korisnika informacionog sistema (čitanje kartica, PIN kod ili biometrijski podatak) prilikom pristupanja podacima iz matičnih knjiga i matičnog registra.

II- OPĆE MJERE ZAŠTITE

Član 5.

Minimalne opće mjere zaštite iz člana 2. stav 2. ovog pravilnika predstavljaju sljedeće mjere i to:
1) opće mjere za zaštitu objekata;
2) mjere na osiguranju fizičke zaštite;
3) videonadzor;
4) protuprovalni i protuprepadni sistem u skladu sa Pravilnikom o vrsti tehničkih naprava, sredstvima i opremi kojima se obavljaju poslovi tehničke zaštite i načinu njihove ugradnje i projektovanja ("Službene novine Federacije BiH", broj 70/09);
5) mikroklimatske mjere;
6) instaliranje protivpožarnog sistema.

Član 6.

Općim mjerama za objekte u kojima se nalaze prostorije za vođenje i čuvanje matičnih knjiga, ako se ne nalaze u objektu (zgradi) u kojem su smješteni općinski, odnosno gradski organi i službe za upravu, već u posebnom objektu, treba osigurati sljedeće mjere i to:
1) da ima odgovarajuća sigurnosna ulazna vrata koja imaju bravu sa serijskim brojem ili kodom;
2) da se na prozorima prostorije koje se nalaze u prizemlju zgrade ugrade željezne rešetke;
3) da se prema mogućnostima osigura fizička ili tehnička zaštita - videonadzor objekta u skladu sa Pravilnikom koji je naveden u članu 5. tačka 4) ovog pravilnika, ako ta zaštita nije osigurana na drugi način.

Član 7.

Mjere zaštite za prostoriju ili prostorije u kojima se obavljaju poslovi vođenja i čuvanja matičnih knjiga i matičnog registra trebaju biti:
1) da se za čuvanje matičnih knjiga i matičnog registra osigura posebna jedna ili više prostorija u kojima se mogu obavljati samo ti poslovi;
2) da se osigura videonadzor koji obuhvata sljedeće:
- videonadzor šalterskog prostora - da se jasno mogu vidjeti monitori i radni prostor matičara i drugih lica koja rade na poslovima matičnih knjiga;
- prostor u koji pristup imaju stranke - da se može vidjeti ulaz u prostor i radni pult - šalter;
- ulaz matičara i drugih službenih lica obavezno treba da je pokriven videonadzorom;
- poseban videonadzor mjesta za akviziciju podataka - da se jasno može vidjeti monitor i radni prostor matičara i drugih službenih lica;
3) da se videozapis čuva minimalno šest mjeseci u objektima, odnosno prostorijama same lokacije ukoliko ne postoji centralni sistem;
4) da dostupnost videozapisu može biti u prisustvu rukovodilaca službe za upravu općine i grada nadležne za vođenje matičnih knjiga ili matičara koji je zadužen za taj videozapis;
5) da se ugradi protuprovalni i protuprepadni sistem -osigiran u skladu sa Pravilnikom koji je naveden u članu 5. tačka 4) ovog pravilnika;
6) da se osiguraju mikroklimatski uvjeti koji obuhvataju sljedeće:
- instalirana postrojenja grijanja i klimatizacije koja garantiraju optimalnu radnu temperaturu bez obzira na spoljne uvjete;
- dovoljno osvjetljenja u skladu sa standardima za javni prostor;
7) da se instalira sistem aktivne zaštite od požara na lokacijama na kojima se nalaze matične knjige i matični registar u skladu sa Zakonom o zaštiti od požara i vatrogastvu ("Službene novine Federacije BiH", broj 64/09).
Mjere zaštite iz stava 1. tač. 2) do 7) ovog člana osiguravaju se samo kada nisu osigurane po nekom drugom osnovu.

III- ČUVANjE MATIČNIH KNjIGA I SPISA

Član 8.

U prostorijama u kojima se obavljaju poslovi upisa u matične knjige i čuvaju matične knjige i spisi na osnovu kojih se vrši upis u te knjige treba preduzeti sljedeće zaštitne mjere:
1) da matične knjige i spisi moraju stalno biti u sređenom i sigurnom stanju na način koji osigurava zaštitu od neovlaštenog korištenja, slučajnog ili namjernog gubitka, u skladu sa propisima o arhivskom poslovanju;
2) da se matične knjige i spisi moraju čuvati u kasama ili željeznim ormarima otpornim na požar i poplave, kako bi se onemogućila njihova zloupotreba, uništenje, odnosno oštećenja ili dostupnost neovlaštenim licima;
3) da se pisani izvornik matične knjige i elektronski oblik izvornika matične knjige ne smiju čuvati u istoj prostoriji, kako je utvrđeno u članu 58. stav 2. Zakona o matičnim knjigama;
4) da kase - željezni ormari iz tačke 2) stav 1. ovog člana moraju biti zatvoreni u toku radnog vremena, a na kraju radnog vremena zaključani;
5) da se svi akti na osnovu kojih je izvršen upis u matičnu knjigu stavljaju u posebne ormare i slažu, za svaku matičnu knjigu posebno, prema