Na osnovu člana 112. Zakona o administrativnoj službi u organima uprave Republike Srpske ("Službeni glasnik Republike Srpske", br. 16/02, 62/02 i 38/03), člana 132. st. 1. i 3. i člana 133. Zakona o srednjoj školi ("Službeni glasnik Republike Srpske", broj 38/04), ministar prosvjete i kulture donosi

PRAVILNIK

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENjA DOKUMENTACIJE I EVIDENCIJE I OBRASCIMA JAVNIH ISPRAVA U SREDNjOJ ŠKOLI

(Objavljen u "Sl. glasniku RS", br. 65 od 20. jula 2004, 74/07)

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuje se sadržaj i način vođenja dokumentacije i evidencije i obrascima javnih isprava u gimnaziji, srednjoj stručnoj i umjetničkim školama (u daljem tekstu: škola).

Član 2.

U školi se vodi sljedeća dokumentacija:
1. Matična knjiga redovnih i vanrednih učenika,
2. Registar uz matičnu knjigu,
3. Odjeljenjska knjiga za gimnaziju (knjiga evidencije o obrazovno-vaspitnom radu),
4. Odjeljenska knjiga za srednju stručnu školu (knjiga evidencije o obrazovno-vaspitnom radu),
5. Ljetopis škole,
6. Knjiga zapisnika sa sjednica nastavničkog vijeća,
7. Knjiga zapisnika o radu ispitnih komisija,
8. Godišnji plan nastavnog gradiva po predmetima i mjesecima.

Član 3.

Pored dokumentacije iz prethodnog člana, u školi se vodi i sljedeća evidencija:
1. Prijava za upis učenika u srednju školu,
2. Prijava za polaganje ispita u srednjoj školi,
3. Zapisnik o polaganju ispita,
4. Prijava za polaganje popravnih ispita,
5. Zapisnik o polaganju popravnih ispita,
6. Prijava za polaganje maturskog ispita,
7. Zapisnik o polaganju maturskog ispita,
8. Prijava za polaganje završnog ispita,
9. Zapisnik o polaganju završnog ispita,
10. Spisak izdatih svjedočanstava za učenike gimnazije,
11. Spisak izdatih svjedočanstava za učenike srednje stručne i umjetničke škole,
12. Spisak izdatih diploma za učenike gimnazije,
13. Spisak izdatih diploma za učenike srednje stručne i umjetničke škole,
14. Evidencija o praćenju izrade maturskog, završnog i godišnjeg rada,
15. Evidentni list o brojnom stanju učenika po razredima i odjeljenjima i podjeli predmeta na nastavnike,
16. Tabelarni pregled broja kandidata koji su položili maturski, završni i godišnji ispit,
17. Pregled opšteg uspjeha i vladanja učenika po odjeljenjima na kraju polugodišta - školske godine,
18. Potvrda o redovnom pohađanju nastave.

Član 4.

Javne isprave koje izdaje škola su:
1. Svjedočanstvo o završenom razredu gimnazije,
2. Svjedočanstvo o završenom razredu srednje stručne škole,
3. Svjedočanstvo o završenom razredu srednje umjetničke (muzičke) škole,
4. Diploma o položenom maturskom ispitu u gimnaziji,
5. Diploma o položenom maturskom ispitu u stručnoj školi,
6. Diploma o položenom maturskom ispitu u srednjoj umjetničkoj (muzičkoj) školi,
7. Diploma o položenom završnom ispitu u stručnoj školi,
8. Diploma "Vuk Karadžić",
9. Diploma za izuzetan opšti uspjeh učenika u učenju i vladanju,
10. Diploma o položenom specijalističkom ispitu,
11. Diploma o položenom majstorskom ispitu,
12. Uvjerenje o završenoj verifikaciji i certifikaciji,
13. Ispisnica,
14. Potvrda o pohađanju nastave.

Član 5.

Matična knjiga sadrži:
- uputstvo za vođenje matične knjige,
- opšte podatke o učenicima,
- podatke o statusu učenika,
- podatke o vladanju i uspjehu iz pojedinih predmeta po razredima,
- uspjeh na popravnom ispitu,
- opšti uspjeh na kraju školske godine,
- podatke o maturskom, završnom i godišnjem ispitu,
- podatke o izdatim uvjerenjima, svjedočanstvima, diplomama o položenom maturskom ispitu, završnom ili godišnjem ispitu, ispitu za provjeru stručne osposobljenosti, ispisnici, kao i izdatim duplikatima ovih isprava.
Matična knjiga vodi se posebno za redovne, posebno za vanredne učenike.

Član 6.

Veličina matične knjige je 250x353 mm, vodi se za gimnaziju na Obrascu broj 1 za redovne, a na Obrascu 1a za vanredne učenike.
Veličina matične knjige je 250x353 mm, vodi se za stručne i umjetničke (muzičke) škole na Obrascu broj 2 za redovne, a na Obrascu 2a za vanredne učenike.

Član 7.

Podatke u matičnu knjigu za redovne učenike unosi odjeljenski starješina, a za vanredne učenike sekretar ispitne komisije.
Podaci iz prethodnog stava upisuju se u roku od 30 dana od dana upisa učenika u školu, a podaci o uspjehu u roku od 30 dana od utvrđivanja uspjeha.
Za tačnost podataka u matičnim knjigama odgovoran je odjeljenski starješina, odnosno sekretar ispitne komisije i direktor škole.

Član 8.

Uz matičnu knjigu vodi se registar.
Registar sadrži sljedeće podatke: redni broj, prezime i ime učenika, svesku i broj u matičnoj knjizi, datum upisa i napomena.
Registar se vodi za gimnaziju na Obrascu broj 3 , a za stručne i umjetničke (muzičke) škole na Obrascu broj Za.

Član 9.

Matična knjiga je dokument od trajne vrijednosti.

Član 10.

U odjeljenskoj knjizi (knjiga evidencije o obrazovno-vaspitnom radu) vodi se evidencija o vaspitno-obrazovnom radu u toku školske godine. Odjeljenska knjiga sadrži sljedeće podatke:
- uputstvo za vođenje odjeljenjske knjige,
- kalendar rada,
- raspored časova redovne nastave,
- spisak predmeta i nastavnika,
- raspored pismenih zadataka,
- raspored vježbi kontrolnih zadataka i testova,
- podaci o pismenim zadacima,
- podaci o vježbama, testovima i kontrolnim radovima,
- program rada odjeljenjske zajednice - odjeljenjskog starješine po mjesecima,
- pregled realizacije planiranog fonda časova po mjesecima (sa nazivima predmeta),
- spisak učenika sa podacima o saradnji sa roditeljima i izostancima učenika,
- imenik učenika sa ocjenama,
- dnevnik rada redovne nastave,
- dopunska nastava,
- dodatna nastava,
- podaci o fakultativnoj nastavi,
- pripremna nastava,
- realizacija pripremne nastave,
- vannastavne aktivnosti učenika,
- društveno-koristan rad učenika,
- ekskurzije i izleti,
- zapisnici sa sjednica odjeljenjskog vijeća,
- zapisnici sa roditeljskih sastanaka,
- uspjeh učenika po predmetima,
- realizacija godišnjeg fonda planiranih časova po predmetima,
- uspjeh iz učenja i vladanja po polugodištima,
- podaci o kontroli evidencije o odjeljenjskoj knjizi,
- podaci o primo-predaji odjeljenjske knjige,
- praktična nastava učenika (samo za stručne škole).

Član 11.

Odjeljenjska knjiga za redovne učenike gimnazije štampa se na formatu 250x353 mm na Obrascu broj 4, a za vanredne učenike na Obrascu broj 4 a.
Odjeljenjska knjiga za redovne učenike stručnih škola štampa se na formatu 250x353 mm na Obrascu broj 5, a za vanredne učenike na Obrascu broj 5 a.

Član 12.

Ljetopis škole vodi se u tvrdo povezanoj svesci.
U ljetopis se unose svi važniji podaci iz života i rada škole. Podaci se unose hronološkim redom. Za vođenje ljetopisa odgovoran je direktor škole. Ljetopis se vodi na Obrascu broj 7.

Član 13.

Godišnji plan nastavnog gradiva po predmetima i mjesecima vodi se na Obrascu broj 8.

Član 14.

Knjiga zapisnika sa sjednica nastavničkog vijeća vodi se u tvrdo povezanoj svesci. Zapisnik obavezno sadrži:
- imena i prezimena prisutnih članova,
- imena i prezimena odsutnih članova,
- dnevni red i kratak sadržaj diskusija (po pojedinim tačkama dnevnog reda),
- zaključke,
-